CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2023 I 5 4 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE “De road naar de cloud betekent voor Veenvesters dat we de overgang naar de cloud gebruiken om onze systemen en processen nog meer in te richten volgens onze strategische kaders,” begint Trees het gesprek. “Tegelijkertijd willen we onze dienstverlening richting klanten verder digitaliseren en onze medewerkers begeleiden naar meer digitale fitheid en databewustzijn. Waarbij randvoorwaardelijk is dat de governance – informatiebeveiliging en privacy – optimaal geborgd is en blijft.” In z’n geheel naar de cloud De eerste keuze van Veenvesters is dat de corporatie geen trendsetter wil zijn op het gebied van ICT. “We kiezen qua applicatielandschap, technologieën en platformen dan ook voor bestaande en in de sector bewezen leveranciers, waarbij het harde uitgangspunt is dat deze producten Microsoft-based zijn. Daarnaast conformeren wij ons aan de CORA- en VERA- standaarden en sluiten we aan bij de ontwikkelingen van Aedes rondom datastandaarden. Het uitgangspunt qua inrichting is het zo beperkt mogelijk houden van het aantal applicaties, deze zo optimaal mogelijk inrichten en met elkaar laten samenwerken, én medewerkers hier zo goed mogelijk gebruik van laten maken.” “Wij kiezen er ook bewust voor om geheel naar de cloud te gaan, en dus niet onze huidige servers te verplaatsen naar de cloud en deze virtueel zelf te beheren. Dat is naar mijn mening nog steeds een vorm van on-premises. Echt gebruik- maken van de cloud is volgens mij het kunnen opstarten van applicaties in je browser, software die draait op een voor de gebruiker onbekende locatie en beveiliging die logischerwijs goed geborgd is. Daar zetten wij dan ook volledig op in.” Continue verbeteringen Waar in het verleden regelmatig storingen ontstonden omdat applicaties hun eigen releasekalender volgden en systemen niet meer op elkaar aansloten, ontstaat volgens Trees door de road naar de cloud een situatie waarin er continu kleine verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. “De gebruiker merkt hier relatief weinig van, terwijl voorheen er veel getest en afgestemd moest worden door de functioneel beheerder en er ook periodiek trainingen werden georganiseerd voor gebruikers. Dat proces was omslachtig en verliep schokkerig. Nu is het soepeler met beduidend minder hiccups, wat de continuïteit van de bedrijfsvoering ten goede komt.” Minst belastende volgorde Op de vraag welke technische uitdagingen in het verschiet liggen voor Veenvesters, vertelt Trees: “Met name bij de overgangsfase tussen deels gebruikmaken van de cloud en deels on-premises, is het technisch onderhouden, stabiel houden en wijzigen van koppelingen tussen applicaties uitdagend. Daarom kiezen wij ervoor om ons primaire systeem met twee belangrijke subsystemen komend jaar in één keer naar de cloud te brengen. Dat is voor gebruikers technisch gezien het minst belastend. De afgelopen jaren hebben we gefaseerd al alle andere applicaties naar de cloud gebracht, zoals ons telefoniesysteem, het beheer van vastgoeddata, de Office 365-applicaties en ons klantvolgsysteem.” De keuze voor deze volgorde is gemaakt omdat de functio- naliteiten van de applicaties die nu in de cloud draaien gelijk of beter zijn dan de on-premises variant. Trees: “En omdat wij, door goed te plannen, hierin een logische volgorde konden hanteren. Met name voor wat betreft de onderlinge afhan- kelijkheden tussen de verschillende applicaties.” Beveiliging en privacy Om de rol van beveiliging en privacycompliance te borgen, maakt Veenvesters voor aanvang van de migratie afspraken met leveranciers. “Overigens komen leveranciers zelf al vaak met een voorstel. We zorgen voor een tijdige en goede screening qua AVG, eventueel aangevuld met een DPIA. Daarnaast zorgen we dat de beveiliging voldoet aan de Microsoft-standaard en dat we hierin continu up-to-date zijn. Daarnaast is het zaak om medewerkers continu bewust te maken van de risico’s omtrent cybersecurity, aangezien werken in de cloud nieuwe gevaren met zich meebrengt.” Trainingsprogramma In eerste instantie is de road naar de cloud technisch aangevlogen. “Dat deden we vanuit de gedachte dat er voor de gebruiker zo min mogelijk zou veranderen, en als het zou veranderen het alleen beter zou worden. De ontwikkeling van de mogelijkheden van cloudapplicaties gaat zo snel, dat het aanvullende inzicht nu is dat er wél nadrukkelijk aandacht moet zijn voor de adoptie van nieuwe mogelijkheden door medewerkers. Dat verhoogt het gebruikersgemak en de efficiency van de systemen.” Trees van Haarst (Veenvesters): Cloudtransitie voor meer digitale fitheid, databewustzijn en betere dienstverlening Voor veel woningcorporaties is de keuze voor de cloud essentieel in de voorbereiding op de uitdagingen van morgen. Woningcorporatie Veenvesters – zomer vorig jaar ontstaan uit de fusie tussen Patrimoniumwoonservice en de Veenendaalse Woningstichting – koos er daarom voor om de ‘road naar de cloud’ in te slaan. Hoe ziet die weg eruit, hoe zijn de techniek en medewerkers meegenomen en wat zijn de behaalde successen? CorporatieGids Magazine sprak erover met directeur- bestuurder Trees van Haarst.