CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2023 I 37 36 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE parkeerlocatie, kunnen wij hem of haar al snel bellen om de ingangsdatum te bespreken en de verhuur te formaliseren. Bij een aantal locaties hebben wij kentekenherkenning en is er dus geen uitgifte meer van een toegangsmiddel. Met als gevolg dat wij een parkeerplek binnen vier uur kunnen verhuren als een klant gelijk digitaal tekent. Wij geven vervolgens de huurgegevens door aan de beheerder van het kentekensysteem en zodra het is ingevoerd, werkt het binnen vijftien minuten. Bij een locatie waar wel een toegangsmiddel moet worden uitgegeven, moet een fysieke afspraak worden ingepland bij de verhuurcoördinator. Dan zit er meestal twee tot vier dagen tussen de aanvraag en de ingangsdatum van de huurovereenkomst.” Valérie vult aan: “De medewerkers zijn enthousiast over het systeem. De meeste collega’s waren al bekend met het systeem via de workflow verhuur. Binnen de Alliantie als geheel zorgt het voor meer uniformiteit en meer snelheid in het proces. Doordat de klant nu reageert op een specifieke plek is er veel minder mailverkeer met de klant en is de mailbox nu overzichtelijk. Het werk kan daardoor ook eenvoudiger worden overgenomen door collega’s bij vakanties of ziektes. Dat komt ook door de mogelijkheid om notities en opmerkingen bij een lopend dossier te plaatsen.” Bekend met applicatie “Voor het automatiseren van het verhuurproces hebben we Notapp ingeschakeld,” gaat Redmer verder. “Samen hebben we de workflow uitgetekend en onze wensen geïnventariseerd. De workflow voldoet nu aan onze wensen en ook hebben we hiermee het vier-ogen-principe geborgd. Adverteren, de toewijzing en administratieve afwikkeling zoals het digitaal ondertekenen van de huurovereenkomst komen nu samen in het proces en systeem. Voor de afdeling commercieel vastgoed was de applicatie van Notapp al bekend. Alleen ‘parkeren’ werkte er nog niet mee. Dat is nu gelijkgetrokken.” Toekomstmogelijkheden “We hebben nog genoeg wensen,” vertelt Redmer afsluitend. “Denk aan het uitwisselen van data en ideeën tussen afdelingen zoals het automatisch genereren van de huur- overeenkomsten. Als de juiste data uitgewisseld kunnen worden, dan zullen wijzigingen in de huurprijs en of service- kosten automatisch worden verwerkt. Nu werken we nog met lijsten die ingelezen worden. Daarnaast willen wij dat er automatisch een mail of koppeling wordt verzonden naar onze beheerder van het kentekensysteem. Zodat wij deze gegevens niet meer hoeven te mailen en de beheerder deze niet meer hoeft in te voeren.” Foto’s: Theo Scholten