CorporatieGids Magazine

NOVEMBER 2023 I 31 30 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Henk Rakké (Hersense): Microsoft als totaaloplossing voor de dagelijkse routine De afgelopen jaren heeft Microsoft een steeds belangrijkere rol ingenomen in organisaties. Een rol die verdergaat dan het gebruik van het bekende Office-pakket. Hoe helpt Microsoft 365 corporaties bij vraagstukken als efficiënter samenwerken, betere dienstverlening en het nemen van goede beslissingen? CorporatieGids Magazine sprak erover met Managing Partner Henk Rakké van Hersense. Waarom is het gebruik van Microsoft 365 voor woningcorporaties onmisbaar geworden? Microsoft heeft een unieke positie veroverd als het gaat om ondersteuning van onze dagelijkse werkzaamheden. Het bekende Office-pakket met tools als Outlook, Word, Excel en PowerPoint gebruiken corporaties immers al jaren voor onderlinge communicatie, kennisdeling en documentcreatie. Mede door de coronapandemie zijn ook de apps voor digitaal samenwerken versneld populair geworden. Microsoft is een van de weinige aanbieders, en misschien wel de enige, die met zijn suite steeds meer een totaaloplossing kan bieden voor het dagelijks werk bij corporaties. Hierbij kan gedacht worden aan werkinstructies, financiële analyses, rapportages maar ook bij het opstellen van besluitvormingsdocumenten. Welke plek neemt dit in het applicatielandschap in? De mogelijkheden die nieuwe apps zoals Graph en CoPilot bieden, zorgen ervoor dat het platform steeds meer systemen met elkaar verbindt. Informatie is onderling uitwisselbaar en kan worden gecombineerd, zodat de meerwaarde voor gebruiker en organisatie toeneemt. Voorbeelden hiervan zijn het verkrijgen van inzicht in het aantal klachten of leef- baarheidszaken per wijk, maar ook automatisch afhandelen van binnenkomende mails. Microsoft 365 neemt daarbij taken over van gespecialiseerde applicaties. In combinatie met het Power-platform kunnen toepassingen eenvoudig zonder diepgaande programmeerkennis worden ontwikkeld die andere applicaties overbodig maken. Daarnaast kiezen steeds meer corporaties voor een ERP-systeem gebaseerd op Microsoft-technologie, waardoor de genoemde meerwaarde kan worden vergroot. Je stelt dat Microsoft 365 verdergaat dan documentenopslag alleen. Kun je dat toelichten? Door de enorme groei van de hoeveelheid digitaal opgeslagen informatie, is het vinden van de juiste informatie niet eenvoudiger geworden. Dit geldt ook voor het actueel houden van informatie, waarbij rekening moet worden gehouden met wetgeving ten aanzien van het bewaren en vernietigen van informatie. Hierover krijgen we veel vragen van corporaties. Mede vanuit beveiligingsoogpunt, maar ook vanuit toegan- kelijkheid vanaf de thuiswerkplek worden documenten van netwerkschijven overgezet naar apps zoals SharePoint en Teams. Binnen Microsoft 365 zijn meer mogelijkheden gekomen om grote hoeveelheden informatie goed te beheren en te doorzoeken. Gebruikers worden daardoor sneller naar de juiste informatie geleid. Daarnaast zijn er meer mogelijkheden om op een veilige wijze digitaal samen te werken aan docu- menten binnen de organisatie maar ook met externe partners. Hoe houd je grip op informatiebeveiliging als je de opslag van data uitbesteedt? Door gebruik te maken van door leveranciers geboden clouddiensten, moet de corporatie bewust zijn van de risico’s die ze loopt. Het is van belang om te weten welke maatregelen door leveranciers zijn genomen om deze risico’s te beperken. Goed leveranciersmanagement, waarbij duidelijke contract- afspraken zijn gemaakt over onder andere aansprakelijkheid en het bewaken van het gebruik van de omgeving om ongewenst en afwijkend gebruik te detecteren, is cruciaal. Welke mogelijkheden zie je rond automatisering en robotisering? Robotic Process Automation (RPA), het gebruik van software die de bediening van IT-systemen van mensen kan overnemen, wordt al veelvuldig toegepast. Deze kunstmatige intelligentie zit volgens Gartner de komende jaren in elke app, applicatie en service. Toepassingen binnen de sector worden op dit moment verkend. Denk aan het afhandelen van reparatie- verzoeken op basis van ontvangen beeldmateriaal, het plannen van onderhoud gebaseerd op informatie verzameld door drones of het verwerken van facturen, het sturen van aanmaningen of andere financiële transacties op basis van aanwezige data. Met de komst van AI lijkt een nieuwe stap naar gepersona- liseerde en intelligente informatievoorziening nabij. Microsoft heeft een half jaar geleden haar AI-oplossing CoPilot gelanceerd. Deze ‘persoonlijke assistent’ is door de integratie met andere apps in staat om op eenvoudige wijze onder meer documenten te maken, e-mails te beantwoorden en vergaderingen te plannen. Welke rol heeft Hersense bij de adoptie en gebruik van Microsoft 365? Hersense adviseert haar klanten – ongeveer vijftig corporaties – bij ICT-vraagstukken, ondersteunt bij de invoering hiervan binnen de organisatie én bijbehorend functioneel beheer. Bij het maken van een projectkalender voor één jaar of langer ondersteunen we corporaties bij het opstellen van een digitaliseringsvisie. In dit document is samen met de organisatie uitgewerkt op welke wijze nieuwe technologie een bijdrage kan leveren aan de ambities van de organisatie en knelpunten in de operatie. Dit helpt bij het prioriteren van de inzet van nieuwe ICT-middelen en het afbakenen van de projectscope, rekening houdend met onderlinge relaties. Bij de implementatie maken we gebruik van bewezen oplossingen en eerdere ervaringen binnen de sector. Deze zijn samengebracht in een best practice en is het startpunt van de adoptie. Het geeft betrokkenen een goed en concreet beeld van het beoogde eindresultaat. Dit helpt om verwachtingen op elkaar af te stemmen en het project praktisch en leuk te maken. Wordt Microsoft 365 de komende jaren onmisbaar voor corporaties? Door de inzet van steeds meer intelligente technologie, zullen repeterende taken worden overgenomen van de medewerker. Microsoft 365 zal als platform deze mogelijk- heden gaan bieden. Dit wordt versterkt door de mogelijkheden om informatie uit verschillende bronnen te combineren. Op deze wijze ontstaan er nieuwe inzichten die kunnen worden ingezet om dienstverlening naar klanten te optimaliseren, maar ook om verantwoorde keuzes te maken. Ondanks het gebruik van ‘intelligente’ apps en systemen zal altijd de ‘mens’ in de loop moeten blijven en de output van de ICT-tools op basis van haar kennis en ervaring controleren. Foto’s: Theo Scholten