CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2023 I 53 52 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Dolf Jan Quik (Van Dinther): Datacentralisatie is de sleutel voor goed informatiemanagement De hoeveelheid data in de corporatiesector groeit exponentieel. En omdat bedrijfsprocessen steeds afhankelijker worden van deze data, is goed informatiemanagement onmisbaar geworden. Hoe ziet dat eruit, wat is de rol van Microsoft daarbij en welke technologieën helpen corporaties nóg efficiënter hun werk te doen? CorporatieGids Magazine sprak erover met Dolf Jan Quik, Commercieel Manager bij Van Dinther: “Datacentralisatie is de sleutel voor goed informatiemanagement.” Hoe ziet vervolgens goed en effectief informatiemanagement eruit? Om informatie beheersbaar te maken is een eenduidige locatie essentieel. Traditioneel is informatie verspreid over het gehele applicatielandschap van een corporatie. Klant- en eenheidsdata staan in het ERP-systeem, maar zijn ook aanwezig in het DMS, klantportaal en alle andere applicaties die iets met deze informatie moeten. Hetzelfde geldt voor documenten die aanwezig zijn in een DMS, een fysiek archief, een netwerk- schijf of een bulkmailing-applicatie. Ook zijn in allerlei applicaties rollen, rechten en functieprofielen ingeregeld die apart van elkaar moeten worden onderhouden, aangevuld en geschoond. Dit is waar Microsoft 365 de uitkomst biedt. Het platform biedt de mogelijkheid tot opslaan van alle soorten data. Klant- en eenheidsdata staan in Dataverse, documenten in SharePoint Online of Teams, user management in Azure AD en dat alles onder de – op dit moment best beschikbare – security laag van Microsoft. Kleeft er ook een nadeel aan dit platform? Het nadeel is dat alle onderdelen extreem generiek zijn vormgegeven. Er is veel mogelijk, maar er moet veel werk worden verzet om de onderdelen goed te laten aansluiten op de bedrijfsprocessen van een corporatie. Dit is waar expertleveranciers hun toegevoegde waarde gaan bieden. Wij leveren als het ware een schil om de motor van Microsoft waarbij we putten uit de data op het platform. Om een voorbeeld te geven: een corporatiemedewerker maakt een huurder aan via het ERP-systeem. Het systeem schrijft deze nieuwe huurder direct weg in Dataverse. Op dat moment kunnen het klantportaal, DMS, KVS en alle andere applicaties die Dataverse ook als bron gebruiken, direct aan de slag met deze huurder. Er hoeft geen spinnenweb aan koppelingen te worden gebouwd. Dit werkt identiek met documenten. Het voordeel hiervan is dat je data veel gemakkelijker kunt beheren en je eigenaar wordt van je eigen data. Gegevens staan in de eigen Microsoft-omgeving. Niet tevreden met je softwareleverancier? Knip dan de lijn door en vraag een andere leverancier zijn schil over jouw databron heen te leggen. Wat merken huurders van goed informatiemanagement? Heel veel! Allereerst wordt de dienstverlening naar de klant beter omdat medewerkers sneller de juiste en meest actuele informatie paraat hebben. Wanneer een klant bijvoorbeeld contact opneemt met vragen over de jaarlijkse huurverhoging, dan heeft de medewerker de huurverhogingsbrief snel gevonden. Ook interne processen verlopen efficiënter als je sneller beschikt over de juiste informatie. Daar profiteert de klant uiteindelijk ook weer van. Hoe ver is de sector als het gaat om informatiemanagement? Corporaties staan net als de hele wereld aan het begin van deze transitie. Adoptie van het Microsoft 365-platform is de eerste stap in dit proces. Je ziet dat veel leveranciers met legacy – vaak on-premises – oplossingen zich nu ook oriënteren op of bewegen naar het Microsoft 365-platform. De komende jaren gaat dit toenemen bij de branchebekende leveranciers. Voor alle leveranciers is dit een spannende tijd. Je maakt je klant vele malen minder afhankelijk van je oplossing. Ze zijn flexibeler en je moet je als leverancier echt gaan onderscheiden van de rest, want een overstap is makkelijk gemaakt. Ik verwacht dat de markt hierdoor toegankelijker wordt en dat nieuwe leveranciers de markt betreden die traditioneel door de gevestigde partijen wordt bediend. Hebben corporatiemedewerkers nieuwe vaardigheden nodig om zo met data om te kunnen gaan? Een medewerker heeft sturing en richtlijnen nodig en moet zich bewust zijn van de redenen waarom iets op een bepaalde manier loopt. In de praktijk zie je dat juist wij als expertleveranciers de eindgebruikers van onze systemen hierin zoveel mogelijk proberen te ontlasten. Door aan de voorkant samen met de corporaties het beleid, de visie en de structuur goed vorm te geven binnen de applicatie, hoeft een eindgebruiker enkel het systeem te volgen voor zijn werkproces. Door ook nog eens te automatiseren en werk van eindgebruikers uit handen te nemen, overtuig je medewerkers om het systeem te adopteren. Welke technologieën zie jij daarnaast écht meerwaarde hebben als het gaat om informatiemanagement? Allereerst kunstmatige intelligentie. ArtificiaI Intelligence kan ingezet worden om gegevens in documenten te analyseren en extraheren, zoals het automatisch herkennen van belangrijke informatie, classificeren van documenten en het identificeren van trends en patronen. Dit helpt bij het efficiënter beheren van grote hoeveelheden documenten, het verbeteren van zoekmogelijkheden en het automatiseren van workflows. Op dit moment zijn we aan het onderzoeken hoe we private instances van Large Language Models kunnen inzetten voor bijvoorbeeld het genereren van huurderspecifieke brieven. Een andere trend is process mining. Dit maakt binnen Microsoft 365 gebruik van gegevens uit verschillende bronnen om het verloop van bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Door process mining toe te passen op DMS-gegevens, kunnen corporaties inzicht krijgen in hun documentprocessen, mogelijke knel- punten identificeren en verbeteringen aanbrengen om de efficiëntie en naleving te bevorderen. Het Microsoft-platform biedt hiervoor een arsenaal aan tools. Hierin is ook weer de tendens dat we willen proberen om zoveel mogelijk werklast bij de eindgebruikers weg te nemen. Foto’s: Else Loof