CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2023 I 45 44 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE woord, maar ze misten wel de meerwaarde die het hen biedt. Die adoptie door de hele organisatie heen binnen drie jaar, laat het draagvlak voor RPA zien binnen De Woonplaats.” RPA borgen Het is nu zaak om RPA te borgen binnen de organisatie, gaat Evelien verder: “Omdat de robots steeds belangrijker worden in ons werk, willen we het gebruik en beheer beter borgen binnen De Woonplaats. Denk bijvoorbeeld aan welke functies en rollen hebben we bijvoorbeeld nodig en welke verantwoor- delijkheden zitten hieraan vast? Wie neemt het initiatief om een nieuwe robot te bouwen en wie controleert of het werkt? Hoe leggen we dit vast en hoe nemen we collega’s mee? En met welke trainingen leren onze collega’s de juiste vaardigheden zodat ze met RPA aan de slag kunnen gaan? Uiteindelijk willen we groeien naar een organisatie waarbij het ontwikkelen en beheren van innovatie, digitalisatie en vernieuwing wordt geborgen. Dat geeft ons een springplank om te transformeren naar een datagestuurde organisatie waar we kunnen inspelen op nieuwe technologieën, zoals power apps.” Partnerschap Bij de professionaliseringsslag van RPA werkt De Woonplaats samen met VVA. Barry: “We zijn alleen begonnen maar op een gegeven moment hadden we behoefte aan nieuwe expertise, vooral om het onderwerp organisatorisch verder te brengen. Zij ondersteunen ons met opleidingen, denken mee over hoe we het thema kunnen borgen en weten hoe wij werken en passen daar hun trainingen op aan. ICT is geen kernproces van een woningcorporatie, en daarom willen een mooi, werkend instrument dat we waar nodig in kunnen zetten.” Evelien knikt en vult aan: “Wat daarnaast fijn is, is dat VVA echt bij ons langskomt. Het is niet dat de consultant een trucje uitvoert en naar huis gaat, maar ze nemen echt de tijd om ons te leren kennen. Zo voelt het alsof we samen met hen een partnerschap aangaan en hetzelfde doel voor ogen hebben.” Testomgeving Op de vraag of er veel voor nodig is om met RPA aan de gang te gaan, vertelt Barry: “Dat valt in de praktijk heel erg mee. Zeker als je begint en wilt snuffelen aan de mogelijkheden die RPA biedt, is het enige wat je nodig hebt een testomgeving waarop je primaire applicaties geïnstalleerd zijn en de RPA- software om te kijken of de robot doet wat hij moet doen. Pas als je verder wilt gaan en steeds meer robots worden ingezet, moet je kijken naar hoe je het kunt vastleggen en borgen binnen je organisatie. Maar het begin vraagt weinig investering.” Puzzelen en vastbijten “Als je kijkt naar de medewerkers, moet je mensen om je heen verzamelen die houden van puzzelen en zich in een onderwerp vastbijten,” gaat Evelien verder. “Je moet ervan houden om iets uit te zoeken als het niet werkt en op zoek gaan naar een oplossing. Daarnaast is enige kennis of liefde voor I&A ook een pré, omdat dat helpt sneller een robot te bouwen. Nu zijn we zoals gezegd steeds meer bezig met specifieke RPA-opleidingen voor medewerkers die hiermee aan de slag gaan, als onderdeel van de verdere professionalisering.” Uitdagender werk Aan de slag willen gaan met RPA betekent niet dat je een I&A-medewerker moet zijn, legt Evelien uit. “Dat is één van de mooie kanten hiervan, dat verborgen competenties van medewerkers zichtbaar worden. Zo bleken een Medewerker Inkomenscontrole en een Medewerker Veiligheid RPA niet alleen heel interessant te vinden, maar wisten ze hiermee ook een gedeelte van hun werkzaamheden te automatiseren. Bijvoorbeeld in de manier waarop documenten gearchiveerd moesten worden. Zo wordt hen niet alleen een tak aangeboden om het werk makkelijker te maken, maar kunnen we hun werk ook uitdagender en leuker maken.” Geen doel op zich Hoewel RPA steeds onmisbaarder wordt binnen de organisatie, is het realiseren van nieuwe robots geen doel op zich. “Ons doel is onze processen verdergaand te automatiseren, zodat we de tijd die we daarmee besparen voor onze huurders kunnen inzetten,” blikt Barry vooruit. “Er zijn verschillende nieuwe technologieën die ons daarbij kunnen helpen. Denk naast RPA aan oplossingen die Microsoft biedt, process mining, VR of het gebruik van kunstmatige intelligentie. Daarbij blijft de kanttekening dat dit slechts tools zijn die op de juiste manier en plek moeten worden ingezet.” Evelien vult aan: “Alleen op die manier kunnen wij een mooie, goede infrastructuur neerzetten. Daarbij willen we steeds breder kijken naar hoe we dat kunnen inzetten, bijvoorbeeld op thema´s als leefbaarheid en het realiseren van goede buurten om een steeds fijnere woonomgeving voor onze huurders te realiseren.” Foto’s: Suus & Zo