CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2023 I 43 42 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Drie jaar geleden zette De Woonplaats haar eerste stappen met robotisering, begint Evelien het gesprek: “Daarbij is de robot an sich nooit het doel geweest. We hebben een verbeterteam dat naar processen kijkt en waar wij winst kunnen boeken. Als een robot het verschil kan maken, gaan we daarvoor. Bijvoorbeeld op plekken waar de ICT-leverancier nog geen antwoord heeft. Dat stelt ons in staat de robot uit de mens te halen. Waarom zouden wij immers saai en repetitief werk doen? Dat kunnen we beter aan de robot overlaten.” In alle processen Inmiddels is RPA in veel processen terug te vinden, legt Evelien uit. “Denk bijvoorbeeld aan financiën. Elke maand krijgen we vanuit de gemeente huur overgemaakt vanuit de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. Dit moest handmatig in- en tegen geboekt worden. Een foutgevoelig proces waarbij – als al een cent verkeerd was ingevuld – veel handmatig onderzoekswerk nodig was om dit te herstellen. Door hier RPA te gebruiken is die foutkans minder én hebben mijn collega’s meer tijd over.” Barry knikt instemmend: “Een ander voorbeeld is het legionellaproces. Net als andere woningcorporaties moeten wij legionellawaarden controleren in onze complexen. Zodra wij een melding krijgen boven een bepaalde waarde, moet dat worden geïnspecteerd. Dat proces vindt volledig automatisch plaats. De robot opent de mailtjes, herkent als de waarde wordt overschreden, registreert dit op de landelijke website én stuurt een opdracht naar de opzichter om het complex te controleren. Ook in het verhuurproces maken we gebruik van RPA. We hebben gekeken naar waar veel vragen over binnenkomen. Een van de meest gestelde vragen van vertrekkende huurders was wanneer ze een nieuwe huurder die komt kijken naar de woning konden verwachten. Dit gaf een aanzienlijke druk op ons callcenter. Door een robot automatisch een indicatie per mail op te laten sturen, verlichten wij die druk én managen wij de verwachtingen beter wat de klanttevredenheid kan verhogen.” Dit willen wij ook De eerste RPA-ervaring deed De Woonplaats op bij een collegacorporatie uit Den Haag. “Drie jaar geleden zijn we met een klein groepje op bezoek geweest,” blikt Evelien terug. “Onze reactie was eigenlijk direct ‘wat prachtig, dit willen wij ook’. Zeker omdat we gratis een eerste robot konden uitpro- beren. Deze hebben we ingezet op het huurincassoproces en zo konden wij direct aan de directie de meerwaarde van het onderwerp laten zien. Het onderwerp werd hierdoor minder ongrijpbaar. De directie was onder de indruk waarna het balletje snel is gaan rollen.” Need to have Inmiddels is het gebruik van RPA van nice to have naar need to have gegaan, legt Barry uit. “Als je kijkt naar hoe het is gegroeid binnen de organisatie, kun je stellen dat het een essentieel onderdeel is geworden. Daar kwamen we bijvoorbeeld achter toen we afgelopen jaar overgingen naar een nieuwe versie van ons ERP-systeem Dynamics Empire. Omdat het systeem anders werd, merkten veel medewerkers opeens dat hun robot stopte met werken. Paniek is een groot