CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2023 I 25 24 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE betrokkenen in de keten duidelijk weten wat we wel en niet uitwisselen. Welke berichten, maar ook over welk werk we elkaar wel of niet informeren. Je moet de medewerkers dan ook echt meenemen in het gebruik hiervan.” Dataregistratie serieus nemen “We werken nu nog grofweg in twee smaken,” vat Roeland samen. “Een deel van ons onderhoudswerk wordt qua informatievoorziening nog niet via digitaal berichtenverkeer ondersteund. Dat betekent dat medewerkers in dat geval een iets andere werkwijze moeten volgen. De werkopdracht wordt per mail verzonden aan de opdrachtnemer en facturen door- lopen een minder direct verwerkingsproces. Het is belangrijk om medewerkers goed mee te nemen en te begeleiden in de aanloop naar en vlak na de livegang van een koppeling. Dan kunnen mens en machine een goed werkend geheel worden.” “Ook is het belangrijk – maar dat gold eigenlijk altijd al – dat we serieus omgaan met elk stukje data dat we registreren. We knopen steeds meer systemen aan elkaar zonder tussen- komst van mensen. Dat betekent dat we niet naderhand, maar op voorhand scherp moeten zijn op de kwaliteit waarmee we data in onze systemen registreren. Op dat bewustzijn – is het tijdig, juist, volledig en nog steeds actueel – moeten we elkaar iedere dag blijven aanspreken. Binnen de muren van Charlotte van Beuningen, maar ook daarbuiten.” Administratieve last verlagen Een belangrijk winstpunt dat Charlotte van Beuningen met DICO heeft gerealiseerd, is dat de ketenpartner nu de onderhoudsmeldingen van huurders aanneemt en adminis- treert. Wilko: “Omdat ze daarbij moeten kunnen beschikken over de relatie- en vastgoedgegevens, is het praktisch als de onderhoudspartner de werkopdracht aanmaakt in ons ERP-systeem – ViewPoint van Itris – en doorzet naar hun eigen systeem. Een ander winstpunt is dat de gegevens zo niet bij de overdracht overgetypt hoeven te worden. Dat voorkomt fouten en verlaagt de administratieve last behoorlijk. Andere winst- punten sinds de samenwerking met DataRotonde zijn dat we de continuïteit hebben geborgd en de processtappen rondom facturering beter hebben gestroomlijnd.” Meer partners De implementatie van DICO Managed is voor nu klaar, sluit Roeland af. “Maar wat om de DICO-koppeling heen gebeurt in onze organisatie en die van onze ketenpartners houden we nog wel een tijdje in de gaten. Dat gaat vooral over de werkwijze en de afstemming daartussen. We kijken vanuit beheerstechnisch perspectief of er geen berichten uitvallen. Hoe we onszelf verder willen doorontwikkelen? We gaan samen met partners kijken hoe we een zo efficiënt mogelijke werkwijze voor beide partijen kunnen neerzetten. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid om ook andere ketenpartners – buiten het dagelijks onderhoudsproces om – te laten aansluiten op DataRotonde. Denk aan een installatiepartner. Dat is niet alleen fijn in termen van IT-beheerlast, maar zorgt ervoor dat we onze huurders zorgvuldiger van dienst kunnen zijn. De kans op fouten en eventueel herstelwerk wordt zoveel mogelijk verkleind, waardoor we meer in één keer goed doen. Zo houden we tijd over om het echte verschil te maken en van een gouden randje een gouden rand te maken voor onze huurders.” Foto’s: Ellis Rijkers