CorporatieGids Magazine

JUNI 2023 I 23 22 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE door per mutatie twee orders te verstrekken; een die optimaal is voor de samenwerkingspartner zodat die alvast materiaal kan bestellen en kan plannen en een voor ons bij de eindinspectie zodat we de kosten in ons systeem kunnen registreren.” Helder proces “Vooraf het proces helder krijgen levert ook andere voordelen op,” gaat Marianne verder. “Bij een spoedmelding onder werktijd wil je dat de samenwerkingspartner direct aan de slag gaat. Bij ons zat daar vertraging in omdat de samenwerkings- partner moest wachten op de formele orderverstrekking. Dat hebben we nu op kunnen lossen. Ook hebben we de financiële afhandeling geoptimaliseerd. Hierdoor is er minder sprake van handmatige handelingen en wordt de kans op fouten fors verminderd.” Continuïteit geborgen Bij de optimalisering van het onderhoudsproces werkt Eigen Haard nauw samen met DataRotonde. Marianne: “We hebben gekozen voor de KOVRA Managed-oplossing. Hiermee hoeven wij niet naar iedere samenwerkingspartner afzonderlijk een koppeling te maken, maar maakt iedere samenwerkings- partner een koppeling naar DataRotonde. Het fijne is dat wanneer een nieuwe partij zich aansluit, wij geen nieuwe koppeling hoeven te realiseren. Wij hebben onze systemen ook gelinkt aan DataRotonde waardoor we maar één koppeling hoeven te beheren. DataRotonde verzorgt vervolgens het berichtenverkeer. Als er tussen systemen issues blijken te zijn, zorgen zij ervoor dat er bij de juiste partij aan de bel wordt getrokken zodat het opgelost kan worden. Zo borgen wij dat het berichtenverkeer met onze samenwerkingspartners niet vastloopt en dat de continuïteit van ons onderhouds- proces is geborgd.” Andere partners “Inmiddels zijn negen samenwerkingspartners live met de KOVRA-koppeling,” vertelt Marianne trots. “Met de drie anderen zitten we nog in de voorbereidende testfase. We zijn momenteel zelf aan het kijken of andere partners ook meekunnen. Denk aan partijen die contractwerk doen omtrent glas, cv-werkzaamheden of energielabels.” Dashboard Eigen Haard wil de komende periode kijken hoe zij stuur- informatie uit de KOVRA-koppeling kan halen. “Denk aan informatie over wanneer een afspraak met een huurder is gepland of de doorlooptijd tot gereedmelding. We zijn momenteel aan het analyseren welke data daarvoor nodig zijn en wat dit vraagt van onze software. Het is uiteindelijk de bedoeling dat deze informatie samenkomt in een dashboard waar ook samenwerkingspartners zicht op hebben. Zo kunnen we gezamenlijk zien wat goed gaat en wat minder, om vervolgens samen procesverbeteringen te realiseren.” Optimaliseringskansen “Er zitten nog veel optimaliseringskansen in ons onderhouds- proces,” blikt Marianne vooruit. “We leren bijvoorbeeld continu van de leveranciers die nu gebruikmaken van de koppeling, waardoor we kunnen optimaliseren. Maar we willen ook in gesprek met Cegeka – de leverancier van ons ERP-systeem Dynamics Empire – over de verdere adoptie van de DICO- standaard in de software. De DICO-standaard wordt namelijk doorontwikkeld. We zien daar kansen om de inrichting te optimaliseren zoals de dubbele orderverstrekking bij mutatieonderhoud.” Foto’s: Murk Feitsma