CorporatieGids Magazine

JUNI 2023 I 21 20 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Een paar jaar geleden hadden veel samenwerkingspartners een rol in ons dagelijks onderhoudsproces, begint Marianne het gesprek: “We maken gebruik van een eigen dienst die ongeveer zestig procent van de reparaties uitvoert, maar voor het resterende deel werkten we samen met tientallen samenwerkingspartners. Dat aantal komt omdat het huidige Eigen Haard is ontstaan uit verschillende fusies en die samenwerkingspartners bij elke fusie waren meegenomen. Dat maakte het onderhoudsproces erg complex.” Veelvoud aan samenwerkingspartners De complexe situatie zorgde ervoor dat Eigen Haard digitali- seringskansen minder makkelijk kon omarmen. “We zagen de mogelijkheid om KOVRA Managed, de doorvertaling van de DICO-standaard naar ons ERP-systeem, in te zetten als koppeling met samenwerkingspartners voor dagelijks en mutatieonder- houd. Hiermee willen we zorgen dat huurders beter en sneller geholpen worden. Maar met tientallen samenwerkingspartners kwam de business case hiervoor niet rond. Dit vraagt namelijk om een grote investering van onze kant waarbij de vraag is hoeveel samenwerkingspartners daadwerkelijk meekunnen. Daarnaast liggen de baten veelal aan de kant van de samen- werkingspartner terwijl wij met hoge licentiekosten te maken hebben. Het plan moest toen in de ijskast worden gezet.” Organisatieverandering Dat veranderde in 2022 toen Eigen Haard een organisatie- verandering doormaakte. Marianne: “We hebben toen de keuze gemaakt om de hoeveelheid samenwerkingspartners te verminderen zodat we met minder partners een nauwere samenwerking kunnen aangaan. Dat zorgt voor kortere lijnen, betere afspraken en stelt ons in staat het proces meer te automatiseren. Na die verandering zijn uiteindelijk twaalf samenwerkingspartners en een aantal specialisten over- gebleven met wie wij samenwerken. Deze samenwerking zijn we nu stap voor stap aan het uitrollen. En daar speelt de KOVRA-koppeling een belangrijke rol in.” KOVRA als uitgangspunt Bij deze selectie heeft Eigen Haard direct voorgesorteerd op samenwerkingspartners die mee konden gaan op de KOVRA-koppeling. “In 2021 zijn we met twee partners gaan kijken naar hoe we ons onderhoudsproces het beste kunnen optimaliseren. Daar kwam onder andere de wens voor KOVRA uit. We hebben daarom tijdens het inkoopproces van de samenwerkingspartners commitment gevraagd op de implementatie van KOVRA. We hebben daarnaast de samen- werkingspartners ook om een financiële bijdrage gevraagd zodat we de kosten gezamenlijk dragen.” Tegenstrijdige belangen De implementatie van de KOVRA-koppeling is niet alleen een technische aangelegenheid. Aan de voorkant goed kijken naar de processen is volgens Marianne daarom enorm belangrijk. “Deze koppeling dwingt een standaard werkwijze af. Je moet daarom goed begrijpen hoe dit in het proces past en waar procesaanpassingen nodig zijn. Zo merkten wij dat het inrichten van KOVRA bij dagelijks onderhoud vrij eenvoudig was omdat de samenwerkingspartner pas aan de slag hoeft als de opdracht is verstrekt. Maar bij mutatieonderhoud bleek dit een stuk lastiger. Een samenwerkingspartner wil bijvoorbeeld bij de aankondiging van de mutatie al een order ontvangen zodat de planning en bestelling van materialen in hun systeem goed geregistreerd kunnen worden. Voor Eigen Haard is het echter beter dat dit na de eindinspectie gebeurt zodat we weten welk prijskaartje hieraan hangt. Deze tegen- strijdige belangen was iets waar we geen ideale oplossing voor hebben gevonden. We hebben daarom een middenweg gekozen