CorporatieGids Magazine

JUNI 2023 I 11 10 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Flexibel DMS “Wij zijn met ons DMS een paar jaar geleden overgestapt naar Xtendis van OneXillium,” gaat Jordi verder. “Dit is een modern DMS dat klaar is voor de toekomst. Het was eigenlijk uit noodzaak omdat de support van ons toenmalige DMS bijna verliep. Nu we Xtendis een aantal jaar gebruiken, heeft het toch meer opgeleverd dan enkel een nieuw jasje. Het fijne aan het DMS en de partij erachter is vooral de flexibiliteit, bijna eindeloze inrichtingsmogelijkheden, dat ze de tijd nemen om met je mee te denken en ook het ontwikkelen van nieuwe koppelingen is vaak geen probleem. Ik heb begrepen dat OneXillium werkt met een vast team voor hun klanten, zodat je altijd te maken hebt met dezelfde personen die de juiste kennis hebben van de inrichting van de omgeving. Dit zorgt voor efficiënte communicatie, vertrouwen en een snellere oplossingstijd van problemen.” Beperkte waarde “Je kunt een heel mooi ingericht systeem neerzetten, maar de waarde ervan blijft natuurlijk beperkt als de gebruikers niet weten dat het er is, hoe ze het kunnen gebruiken en welke mogelijkheden het ze biedt,” vertelt Jordi. “Uiteraard hebben wij trainingen gegeven en staan er instructies online, maar om te zorgen dat deze kennis geborgd blijft, hebben wij binnen de organisatie medewerkers zitten die specifiek kerngebruiker zijn voor het DMS. Zij weten als geen ander hoe zij de applicatie functioneel moeten gebruiken voor hun werk en ze delen deze kennis binnen hun afdeling, bijvoorbeeld door middel van werkinstructies. Regelmatig hebben wij samen met deze groep kerngebruikers overleg om vragen, verbeteringen en mogelijke problemen te bespreken. Het is dan heel mooi om te zien dat afdelingen, door de inhoudelijke kennis van hun eigen werkprocessen, zelf tijdens deze over- leggen de oorzaak van problemen kunnen identificeren en dat ze het samen weten op te lossen.” Opschoningsflow Net als bijna elk proces dat je neerzet, is informatiemanagement ook een proces dat continu in ontwikkeling blijft, besluit Jordi: “Wij moeten kunnen inspelen op de toenemende en veranderende informatiebehoefte van de organisatie, bijvoorbeeld door aangepaste of nieuwe wetgeving. Zo hebben wij een AVG-opschoningsflow in ons DMS ingericht die informatie op basis van gespecificeerde criteria periodiek aanmerkt voor verwijdering. Deze documenten worden vervolgens gecontroleerd door de organisatie zodat docu- menten die toch bewaard moeten blijven, bewaard worden. Voor wat betreft de toekomst van het DMS verwacht ik dat het aan steeds meer andere applicaties gekoppeld gaat worden en een steeds belangrijkere rol gaat spelen in onze informatievoorziening. Dan gaat het niet alleen over de opslag, maar ook het eenvoudig en op een veilige manier opvragen, delen en gebruiken van de juiste informatie in de verschillende applicaties.” Foto’s: Heidi Borgart