CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2022 I 19 18 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Andrea van der Vaart (Chaptr2): Stap voor stap op weg naar een toekomstbestendige I&A-organisatie Wat is een toekomstbestendige I&A-organisatie? Een toekomstbestendige I&A-organisatie is een organisatie die goed heeft nagedacht over wat er in de toekomst op zich af komt en wat ervoor nodig is om hier goed op in te spelen. Ik denk dat iedere afdeling toekomstbestendig moet zijn. Echter wordt er te vaak in de waan van de dag geleefd en wordt er niet gestructureerd nagedacht over welke ontwikkelingen er spelen en welke impact deze hebben. Vaak wordt vergeten om stil te staan en na te denken over de toekomst zodat de organisatie zich hierop kan voorbereiden. Daarbij verandert er de laatste jaren zoveel op technologisch gebied, dat sommige I&A-organisaties een inhaalslag moeten maken. Waarom moet de I&A-afdeling van corporaties toekomstbestendig worden? Doordat de technologische ontwikkelingen én mogelijkheden in sneltreinvaart op ons afkomen, is het voor de business moeilijk dit bij te houden. Daarom verwacht de business steeds vaker een adviserende rol in plaats van alleen een uitvoerende. Ze willen advies over welke mogelijkheden er zijn voor een proces of vakgebied, hebben hulp nodig bij het inzetten van nieuwe functionaliteiten en verwachten vaak advies bij het digitaal vaardig krijgen en houden van collega’s. Daarnaast kan een toekomstbestendige organisatie beter inspelen op andere dreigingen. Denk bijvoorbeeld aan de risico’s die snelle technologische ontwikkelingen met zich meebrengen – zoals informatiebeveiliging – of de krapte op de arbeidsmarkt waardoor het steeds moeilijker wordt de juiste kennis en vaardigheden binnen de corporatie te vervullen. Hoe groot is de transitie naar een toekomstbestendige I&A-organisatie? Dat hangt af van de organisatie. In het algemeen gaan ver- anderingen dus razendsnel en moeten sommige organisaties een inhaalslag maken. In lean-termen spreken wij vaak van running the business en changing the business. Door de drukte en waan van de dag besteden we veel aandacht aan running, maar slechts weinig aan changing. Ik geloof dat je veranderen en je klaar maken voor de toekomst niet doet door er een groot project van te maken, maar juist door iedere keer kleine stapjes te nemen richting de toekomst. Maar als je het uiteindelijke doel niet voor ogen hebt, is het moeilijk om de juiste stappen te nemen. Hoe ziet zo’n eerste stap er dan uit? Bepaal eerst samen met de business wat toekomstbestendig voor jou betekent. Vraag wat zij nodig hebben van de I&A- organisatie. Wij hebben dit bijvoorbeeld bij Woningstichting ‘thuis gedaan door middel van een interne klantarena. Dit is een manier om feedback op te halen over hoe jouw klanten de dienstverlening ervaren, hoe je ze kunt verrassen en wat er nodig is om ze tevreden te houden. Ga daarna na hoe de toekomst er voor jouw organisatie uitziet, wat je wilt behouden of versterken, op welke punten je wilt verbeteren en wat je zelf wilt doen of uitbesteden. Door hier- over na te denken, kun je werken aan je toekomstbeeld. Hoe behoud je een I&A-afdeling toekomstbestendig in een wereld waarin SaaS steeds meer de norm wordt? Door hierop in te spelen natuurlijk. Dit betekent vaak minder technisch beheer en meer regie richting de leverancier. Ook kun je een adviserende rol aannemen tegenover de business. Als er veel nieuwe functionaliteiten bijkomen, is het belangrijk de gebruikers goed te begeleiden en te coachen. Ook moet de I&A-afdeling in staat zijn de juiste privacy- en securityvragen te stellen aan leveranciers om risico’s te beheersen. Want hoewel je bij SaaS uitbesteedt, blijft de verantwoordelijkheid binnen de I&A-organisatie liggen. Heeft deze verandering ook invloed op de rest van de organisatie? Zeker. Er is immers geen proces meer te bedenken waar IT geen rol speelt. Op deze manier heeft iedereen te maken met I&A. Dit betekent bijvoorbeeld dat managers in alle geledingen van de organisatie moeten nadenken over wat IT voor ze kan betekenen en welke digitale ambitie een afdeling of proces heeft. De I&A-organisatie loopt ook door de hele organisatie; opdrachtgevers komen vaak uit de business, besluiten worden genomen met en door MT-leden en de kern- gebruikers zijn de oren en ogen van functioneel beheerders. Wat vraagt een toekomstbestendige I&A-organisatie van medewerkers? De competenties en vaardigheden van de I&A-medewerkers veranderen hierdoor. Waar ze voorheen gericht waren op het uitvoerende, inhoudelijke en technische, wordt er nu verwacht dat ze kunnen verbinden en advies kunnen geven. De business verwacht dat I&A-medewerkers weten hoe processen met elkaar samenhangen en procesgericht en over applicaties heen proactief kunnen meedenken over verbeteringen en innovatie. Dit zorgt ervoor dat het DNA van de I&A-afdeling langzaam verandert en dat de rol van de functioneel beheer- der steeds belangrijker wordt. Dit speelt niet alleen bij corporaties, maar binnen alle branches binnen alle sectoren. Wat zou je mee willen geven aan corporaties die hun I&A toekomstbestendig willen maken? Denk goed na over wat er op je afkomt. Waar ben je nog niet klaar voor en wat moet je verbeteren? Ga hiermee aan de slag, maar niet alleen. Betrek de business en collega’s. Kijk daarbij ook welke competenties je al wél in huis hebt en waar de huidige I&A-medewerkers warm van worden. Help hen zich klaar te maken voor de toekomst. En als je duidelijk hebt wat er moet gebeuren, maak dan niet één groot masterplan. Pak het stap voor stap aan en maak hierin keuzes mét de afdeling en mét de business. Technologische ontwikkelingen die in enorm tempo elkaar opvolgen, dreigingen op het gebied van security- en privacy en een krappe arbeidsmarkt waardoor het steeds lastiger wordt de juiste medewerkers te vinden. Hoe ben je dit soort uitdagingen de baas zodat je jouw I&A-organisatie klaarstoomt voor de toekomst? CorporatieGids Magazine sprak erover met Andrea van der Vaart, Managing Partner bij Chaptr2: “Met het uiteindelijke doel voor ogen is het eenvoudiger de juiste eerste stappen te nemen.” Foto’s: Murk Feitsma