CorporatieGids Magazine

JUNI 2022 I 67 66 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Gebruikmaken van data om slimmer, efficiënter en beter te werken is iets wat veel corporaties aspireren. Maar hoe begin je met het structureren van al je gegevens zodat je een volgende stap kunt zetten? En hoe helpt het procesgericht inrichten van data en de blockchain hierbij? CorporatieGids Magazine legde deze vragen en meer voor aan eigenaar Han van Dinther en Manager Services Danny van Irsel van Van Dinther. Woningcorporaties slaan al decennia data op. Wat is volgens jullie de essentie om dit op een goede manier te doen? Een grote toevoeging binnen de dienstverlening van een woningcorporatie is het digitaliseren van klantcontacten. In andere woorden; op een snellere en efficiëntere manier de klant te woord staan. Maar ook om gefundeerd besluiten te kunnen nemen of verantwoording af te leggen is dit onmisbaar. De essentie daarbij is om data gestructureerd op te slaan, zodat je de gegevens kunt hergebruiken voor diverse projecten en diensten. Daarbij moet het op een eenvoudige en veilige manier worden opgeslagen zodat iedereen daarvan gebruik kan maken. En niet op verschillende plekken in het ICT-land- schap waardoor je beveiligings- en betrouwbaarheidsrisico’s loopt, maar op één centrale plek voor de hele organisatie. Han van Dinther en Danny van Irsel (Van Dinther): Data opslaan met een ‘blockchain-gedachte’ Foto’s: Else Loof Waar komen jullie in het datavraagstuk voor? Wij willen graag bijdragen aan de ontwikkeling van woning- corporaties naar een meer volwassen datamanagement. Hiervoor is het belangrijk om data governance te implemen- teren, waarbij heldere uitgangspunten en spelregels worden geformuleerd. Waar sla je wat op, wat is de bron en wie is verantwoordelijk? Het ICT-landschap is tenslotte maar één schakel en eigenaarschap, procesmanagement en de organi- satiecultuur mogen niet vergeten worden. Als we daarbij kijken naar de transitie naar de cloud, verwachten wij dat de noodzaak tot goed datamanagement alleen maar zal toenemen. Voorheen had iedere applicatie zijn eigen databron. Met de invoering van Microsoft 365 en het ver-SaaS-en van applicaties zullen data veel meer integraal gebruikt moeten worden. Hoe begin je met het structureren van je gegevens? Data governance is hiervoor dus heel belangrijk. Je moet immers kaders duidelijk maken en verantwoordelijkheden beleggen. Vanuit die basis bepaal je waar je heen wilt groeien en waarom je dat wilt. Wij merken in de praktijk het belang van die kaders heel erg, aangezien mensen behoefte hebben aan duidelijkheid en het ‘waarom’. Jullie pleiten daarbij voor het procesgericht inrichten van data; wat houdt dat in? Ga je vanuit een procesinrichting werken, dan ga je kritisch kijken op welk punt vanuit het proces je welke data nodig hebt of gecreëerd gaat worden. En in welke relatie dit staat tot andere processen en applicaties. Vaak als data op een afdelingsniveau of per applicatie opgeslagen gaan worden, is data niet optimaal beschikbaar. Op deze manier kun je het dus écht integraal oppakken. Je stelt daarnaast dat corporaties hun data met een ‘block- chain-gedachte’ moeten opslaan; wat bedoel je daarmee? Met de transitie naar de cloud krijgen corporaties een nieuwe datatypologie. Hierbij is de gedachte – net zoals in de blockchain – dat data op een veilige en gestructureerde manier opgeslagen gaan worden vanuit eventueel meerdere databronnen. Er is geen centrale databron, maar wel meerdere knooppunten om data te integreren en beschikbaar te stellen. Als je kijkt naar het applicatielandschap van een corporatie, heb je verschillende databronnen zoals het ERP-systeem, DMS of ECM die je wilt integreren. Een mooi voorbeeld is dat voor een willekeurige medewerker zijn werkvoorraad over meerdere applicaties verspreid is en diegene moet zoeken naar zijn taken. Hoe mooi is het om straks in de cloud één overzicht te hebben van je werkvoorraad vanuit meerdere databronnen, dat je hiervandaan weer door kunt gaan en dit hergebruikt kan worden door collega’s. Hoe weten corporaties dat hun data op orde zijn? Een belangrijk punt in de controle van betrouwbare data, is of gegevens nog wel wettig opgeslagen mogen worden. Met behulp van AI kunnen documenten herleid en verwijderd worden om AVG-proof te zijn. De belangrijkste indicator hiervoor zijn de metadata die bij het document worden opgeslagen, zoals een datum of klantnummer. Als deze meta- data niet gevuld zijn, kunnen deze alsnog uit het document worden gehaald: het verrijken van de metadata. Op basis daarvan kan datakwaliteit gemonitord en geborgen worden. Van Dinther heeft zich onlangs aangesloten bij de TIIMG group; wat betekent dit voor jullie positionering? Door ons aan te sluiten bij de TIIMG group hebben wij onze positionering versterkt. Met vestigingen in Nederland, België, Frankrijk en Duitsland is Archive-IT – onderdeel van TIIMG – een grote speler als het gaat om digitaal archiveren. Het is dus een mooie aanvulling voor onze dienstverlening. We richten ons beide op het structureren van data en langdurig én veilig opslaan van documenten volgens de juiste wet- en regelgeving. Daarnaast hebben we nu meer slagkracht omdat we onderdeel uitmaken van een grote internationale groep. Het doel is dat we daardoor nog meer toegevoegde waarde kunnen bieden aan onze klanten en onze positie verder kunnen verstevigen. Op de foto: Danny van Irsel (links) en Han van Dinther (rechts)