CorporatieGids Magazine

MAART 2022 I 59 58 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Enkele dagen voor dit gesprek is er in Katwijk door storm Dudley een aantal daken van huizen afgewaaid. Zelfs een storm heeft invloed op data, legt Sander uit: “Het waren in dit geval geen woningen van Dunavie, maar dit soort gebeurte- nissen zijn wel altijd aanleiding om te bespreken of er extra maatregelen nodig zijn. Dan wordt de vraag gesteld: ‘Wat als het bij onze woningen zou gebeuren?’ Het is vaak ook een reden voor een extra communicatiemoment met onze huurders. Bijvoorbeeld om aan te geven dat Dunavie – zo blijkt uit de data – iedere drie jaar een preventieve controle laat uitvoeren. Dit soort gebeurtenissen zijn voor ons dus ook aanleiding om te checken of we onze data op orde hebben.” Recordmanager Dat Sander en data een onlosmakelijke twee-eenheid vormen, is geen toevalligheid. “Als recordmanager ben ik ervoor verantwoordelijk dat de juiste gegevens correct vastgelegd worden en makkelijk ontsloten kunnen worden. Mijn collega’s moeten nu eenmaal goed en efficiënt hun werk kunnen doen met betrouwbare documenten. Dat zegt veel over datakwa- liteit. Zo mogen er bijvoorbeeld niet verschillende versies van documenten tegelijk in gebruik zijn. Daarnaast moeten mijn collega’s ook de kennis hebben om informatie snel te kunnen vinden. Daarom geef ik ook jaarlijkse opfriscursussen en workshops over ShareWorX, het ECM-systeem van Aareon dat we ervoor in gebruik hebben.” Datacontrole “Ik besteed per week veel tijd aan controles en correcties van data,” gaat Sander verder. “En ook aan zaken als het uniformeren van gebruikte termen binnen de organisatie. Als er van de tien mensen negen de term huurcontract gebruiken en de tiende de term huurovereenkomst, dan ontstaat er een potentieel probleem. Dat moet voorkomen worden. Ook het in de gaten houden van wettelijke bewaar- termijnen valt onder mijn werkzaamheden. De kwaliteit van de data is natuurlijk bijzonder belangrijk voor een organisatie als de onze. Medewerkers moeten volledig kunnen vertrouwen op de data en systemen die zij gebruiken.” Wensen kwaliteit De datakwaliteit is bij Dunavie redelijk goed op orde, zegt Sander. “We hebben daar de juiste systemen voor die voldoende middelen bieden om de kwaliteit te borgen. De standaarddocumenten uit Tobias AX worden zoveel mogelijk gebruikt. Mede omdat deze automatisch in Share- WorX opgeslagen worden waardoor de kans op uniformiteit binnen de organisatie vele malen groter wordt dan wanneer mensen zelf een titel aan een document toevoegen en dat gaan archiveren.” Toch ziet Sander nog steeds verbetermogelijkheden om de kwaliteit van data verder te verhogen. “We gaan wel met een partij werken die privacygevoelige gegevens kan maskeren. Denk aan een zwart balkje door de BSN-nummers. Ook ver- wijderen zij de foto’s. Dit is nog een uitvloeisel van de AVG. We hebben dat nu zo goed mogelijk opgeschoond, maar er zit in oude dossiers soms toch nog een BSN-nummer verscholen. Met dat project gaan we zeer binnenkort van start. Zo gaat de datakwaliteit weer een klein stapje verder omhoog. Maar al met al is de kwaliteit van onze data nu al hoog.” Uitdagingen recordmanager “De snelle ontwikkelingen op het gebied van communicatie- methodes leiden ertoe dat ik als recordmanager zeker uit- dagingen blijf houden,” zegt Sander. “Een voorbeeld is dat belangrijke zaken wel gearchiveerd moeten worden en algemeen beschikbaar zijn en niet ergens in een persoonlijke mailbox blijven hangen. Dat betekent dat ik continu de ontwikkelingen blijf volgen en ook mensen erop wijs dat ze, als ze bijvoorbeeld WhatsAppen met een huurder, er wel voor moeten zorgen dat collega’s ook bij die informatie kunnen. Vroeger was dat makkelijker, want toen hadden medewerkers alleen een eigen mailbox. Nu zijn er meer communicatie- methodes en is die communicatie niet altijd inzichtelijk voor collega’s.” Eén alomvattend systeem Op de vraag of één alomvattend systeem geen oplossing is voor die situatie, antwoordt Sander: “Ik hoor vaak dat gebruikers zeggen: ‘Ik wil een dashboard hebben en daar vanuit wil ik kunnen werken en alles kunnen doen.’ Dat is een utopie. Ik denk namelijk dat het beter is om een goed basissysteem te hebben en daar verschillende gespecialiseerde systemen aan te koppelen. Eén systeem waarin je alles kunt doen, wordt toch te generiek. Je wilt toch altijd net een stukje maatwerk hebben of een stukje de diepte in en dan ga je toch weer een We gaan binnenkort beginnen met een project waarin privacygevoelige gegevens gemaskeerd worden. Zo gaat de datakwaliteit weer een klein stapje verder omhoog.