CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2021 I 57 56 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Edward Dalmulder (Fien Wonen): Meer tijd over voor de klant door volledige cloudomgeving Om als woningcorporatie voorbereid te zijn op de uitdagingen van morgen, is een toekomstbestendig IT-landschap essentieel. Zo’n landschap wordt door steeds meer corporaties volledig in de cloud gebruikt. Fien Wonen – verantwoordelijk voor ongeveer 3.400 woningen in Zuid-Holland – is zo’n corporatie. CorporatieGids Magazine sprak over de noodzaak van de sprong naar de cloud met Informatiemanager Edward Dalmulder. “Integraal en gestandaardiseerd zijn daarbij belangrijke sleutelwoorden.” Het aanbieden van een toekomstbestendig applicatielandschap dat past bij de schaalgrootte van Fien Wonen is de belangrijkste uitdaging voor de corporatie, begint Edward het gesprek. “Het IT-landschap moet medewerkers ondersteunen onze huurders efficiënt en effectief te helpen. Complexiteitsreductie speelt daarbij een belangrijke rol. Bijvoorbeeld door niet steeds tussen verschillende applicaties heen en weer te moeten schakelen. Daarnaast is dat uitgangspunt ook voor IT belangrijk; wij zoeken naar een oplossing die ons de functionaliteit biedt die we nodig hebben, zonder dat dat tot complexe beheervraagstukken leidt. ‘Integraal’ en ‘gestandaardiseerd’ zijn daarbij belangrijke sleutelwoorden.” Startsignaal Toen vorig jaar het contract van het toenmalige on-premise systeem afliep, gebruikte Fien Wonen dat moment als start- signaal voor de stap naar de cloud. Edward: “Ook vóór de coronapandemie werd al duidelijk dat alle grote ERP-leveran- ciers naar de cloud bewegen. Vanuit onze strategie willen we daarbij niet per se voorop lopen, maar zeker ook niet tot de achterhoede behoren. Dat brengt je immers in de positie dat de kans bestaat dat je gedwongen wordt stappen te zetten.” Volledig in de cloud De beweging naar de cloud is voor medewerkers en huurders pas een relevant onderwerp als het ze iets brengt, gaat hij verder. “Waarom zou je naar de cloud bewegen als het niets oplevert? In ons geval zetten we in op de cloudtechnologie van Microsoft en wat je dan ziet gebeuren, is dat er grote mogelijkheden ontstaan om optimaal digitaal samen te werken. Bijvoorbeeld door het grote aantal cloudgebaseerde applicaties die naadloos op elkaar ingrijpen. Op de weg naar ‘volledig in de cloud’ moeten we soms nog wel een hybride stap maken, maar meer uit noodzaak omdat nog niet altijd een cloudoplossing voor bepaalde functionaliteit beschikbaar is. De integratie van on premise en cloud levert wel uitdagingen op, bijvoorbeeld met koppelingen, en staat haaks op onze wens om de complexiteit te reduceren. Alles naar de cloud is dan ook onze wens.” Focus houden Op de vraag of het voor een kleinere corporatie essentieel is om gebruik te maken van de cloud, vertelt Edward: “Ik denk het wel. Waar een grotere corporatie meer menskracht en expertise in huis kan halen rondom informatisering en auto- matisering, is dat voor ons niet vanzelfsprekend. Je wil focus houden op de primaire processen rondom je huurders en je bezit. Dan moet je daar wel de handen voor vrij hebben. Onder andere standaardisatie en een beperkte beheer- organisatie helpen daarbij.” Stip op de horizon De verschillende applicaties in het landschap van Fien Wonen haken vanzelfsprekend in elkaar, licht Edward de transitie toe. “In één keer volledig over naar de cloud is daarom een bij- zonder forse stap. Je moet keuzes maken. Voor ons was dat de stap om met het ERP-systeem te beginnen. Dan heb je de kern alvast te pakken en zet je een duidelijke stip op de horizon. In het verlengde krijg je vrij direct te maken met je kantoorautomatisering. Daarmee verkeren we op dit moment in een hybride omgeving. De komende tijd pakken we hierop door, rekening houdend met de impact die het ERP-traject al op de organisatie heeft gehad. Ademruimte voor de organisatie is ook essentieel. Tot slot houden we nog één of twee applicaties over die lokaal draaien omdat er nog geen cloudversie is. Dat lijkt echter wel een kwestie van korte tijd voordat we hier ook de overstap kunnen maken.” Optelsom Het ERP-systeem dat het startschot van de stap naar de cloud gaf is Dynamics Empire Online van cegeka-dsa. “Dit systeem sluit mooi aan op onze uitgangspunten als ‘integraliteit’, ‘complexiteitsreductie’ en ‘standaardisatie’. Daarnaast onder- steunen we hiermee plaatsonafhankelijk werken, wat een essentieel onderdeel is van de beweging naar de cloud. Het gaat uiteindelijk om een optelsom waarbij onderaan de streep veel puzzelstukjes uit onze visie op de juiste plaats vallen.” Interne efficiency verbeteren Een ander nieuw onderdeel in het cloudlandschap van Fien Wonen, is Connect-It 365 van ViaData wat gebaseerd is op de Microsoft Fieldservice. “Hiermee kunnen we onze onder- houdswerkzaamheden efficiënt inplannen,” legt Edward uit. “Het voordeel van Connect-It 365 is de integratie met Dynamics Empire Online. Dat brengt met zich mee dat je het complete proces binnen één oplossing vorm kunt geven. Dat verbetert de interne efficiency én geeft een oplossing die verregaand geautomatiseerd is. Hierdoor hopen we in de toekomst bijvoorbeeld sneller onderhoudswerkzaamheden in te kunnen plannen en vaker in één keer goed te realiseren.” Succesfactoren Inzoomend op dat proces ziet Edward deze twee factoren als doorslaggevend bij het afhandelen van onderhoudsvragen. “In één keer goed en op een passend moment zijn de sleutel, en dat laatste het liefst natuurlijk zo snel mogelijk. Als je bedenkt dat een groot aantal contactmomenten in het jaar om onderhoud gaat, kan het niet anders dan dat dit belangrijk is. Ook met een klantportaal is het vaak met afstand de grootste reden waarom klanten inloggen. Planning is in die zin belangrijk om op een efficiënte manier tot een schema te komen. Het moet passen bij de huurder én de corporatie zelf.” De klant bepaalt Multichannelcommunicatie is een wezenlijk uitgangspunt hierbij, gaat Edward verder. “Niet iedere huurder is digitaal vaardig en je wilt daarom geen belemmeringen in het proces introduceren. Digitale kanalen kunnen zeer efficiënt zijn,