CorporatieGids Magazine

JUNI 2021 I 63 62 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Willem Bijl en Antoinette van Sonsbeek (Bazalt Wonen): Corona maakte implementeren van ERP-systeem extra uitdagend Bazalt Wonen is sinds 1 januari actief als voortzetting van Woonlinie en Woonservice Meander. Samen één worden is – zeker in coronatijd – echter makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe heeft de uniformering van de bedrijfsvoering en de ICT-huis- houding zich voltrokken? CorporatieGids Magazine vroeg het aan Willem Bijl, manager financiën en bedrijfsvoering, en Antoinette van Sonsbeek, applicatiebeheerder bij Bazalt Wonen. Bazalt Wonen beheert circa 7.000 woningen en andere verhuureenheden in de regio in en rondom Zaltbommel en Altena. Daarnaast is dochteronderneming Bouwlinie actief als projectontwikkelaar, met name voor de eigen corporatie. De naam Bazalt Wonen Over de herkomst van de naam Bazalt Wonen zegt Willem: “Deze naam is ontstaan nadat we een prijsvraag onder collega’s hebben uitgeschreven. Wat je moet weten, is dat er rivieren door deze regio lopen. En onze woningen staan onder andere langs deze rivieren. Langs de oevers liggen ter versteviging basaltkeien. Wij hebben als corporatie de ambitie om, net als basaltkeien, stevig verankerd te zijn in de regio. Daarnaast geeft de naam ook mooi de combinatie van Zaltbommel en Altena weer, de gemeenten waarin wij actief zijn. Een naam die al met al bijzonder goed bij ons past.” Antoinette vult aan: “Van onze huurders hebben we alleen maar positieve op- merkingen gehoord over de naam. Het was gelijk ingeburgerd.” Redenen fusie Een van de voornaamste redenen om te fuseren is om samen groter en sterker te zijn, zegt Willem. “Samen kun je meer bereiken voor je huurders. En natuurlijk ook op financieel gebied. Daarnaast werkten we al geruime tijd samen en werd onze samenwerking steeds intensiever. Deze goede relatie en de wens om aan onze duurzaamheids- en bouwopgave te kunnen blijven voldoen, hebben ervoor gezorgd dat we in 2019 tot een fusie besloten. Zo kunnen we het schaalvoordeel optimaal benutten voor de opgave in de regio. Het is overigens ook voor onze gesprekspartners bij de plaatselijke overheden makkelijker om één aanspreekpunt te hebben.” Moeilijke beslissingen Zijn de argumenten voor een fusie op papier vaak klip en klaar, in de praktijk leidt het vaak tot praktische vraagstukken, zoals het kiezen voor en inrichten van één ICT-systeem. Als we ernaar vragen zegt Willem: “Bij de eerste gesprekken over de fusie hebben we als management afgesproken om de keuze voor de ICT-systemen zeker niet top down op te leggen. We hebben veel mensen in de organisatie bij de keuze betrokken en hebben daar later veel profijt van gehad.” “De ICT-werkgroep voor de fusie is in maart 2020 gestart,” vult Antoinette aan. “Systematisch zijn we alle applicaties en systemen langsgegaan om te toetsen welke invloed de fusie daarop had. De rechtsvoorgangers van Bazalt Wonen hadden verschillende ERP-systemen in gebruik. Beide leveranciers ervan hebben we bevraagd op zaken als toekomstvastheid en gewenste functionaliteit. Uiteindelijk hebben we een keuze gemaakt voor Dynamics Empire van cegeka-dsa. Dat Microsoft de standaard is van het pakket speelde daarbij ook een belangrijke rol. Daarnaast is de integratie van de diverse onderdelen binnen dit pakket bijzonder goed geregeld. Het biedt ons veel mogelijkheden.” ‘Best practice’ De implementatie van het ERP-systeem bleek best gecompli- ceerd te zijn omdat Woonservice Meander naar een geheel nieuw systeem moest overstappen, terwijl Woonlinie als bestaande gebruiker van Dynamics Empire eerst een grote update moest uitvoeren. Willem: “Ons doel was om direct over te gaan op de SaaS-versie van Dynamics Empire maar op advies van cegeka-dsa maken we eerst een tussenstap. De implementatie hebben we zoveel mogelijk ‘best practice’ gedaan. Zo kunnen we de benodigde rapportages goed en makkelijk uit het systeem halen. En ook de koppeling met andere pakketten is makkelijker omdat je overal met dezelfde definities werkt. De verplichte rapportages richting de overheid zullen daardoor vrijwel volledig geautomatiseerd plaats kunnen vinden. Ook dat was voor ons een belangrijke overweging.” Een hele soepele overgang Is een ERP-implementatie op voorhand al een flinke onder- neming, de coronacrisis maakte het er niet eenvoudiger op, zegt Antoinette: “Ondanks een hele goede voorbereiding en uitgebreid testen, zijn we wel tegen uitdagingen aangelopen. Zoals trainingen die door de pandemie opeens met Teams gedaan moesten worden. En testen vanuit huis. Lastig was ook dat je niet even bij elkaar kon binnenlopen voor overleg. Een pluim voor onze medewerkers hoe snel en soepel iedereen het thuiswerken heeft opgepakt, naast de fusie en de implementaties.” Willem vult aan: “Het is echt arbeidsintensief geweest en we moesten altijd scherp zijn. Ook het samenwerken met andere partijen speelde daarbij een rol. Wie doet wat en wanneer? Dat soort dingen. Daar kwam ook nog bij dat er andere implementatieprojecten als kantoorautomatisering en telefonie tegelijk liepen.” Intensieve periode achter de rug “Verder hebben we ook mensen ingehuurd om ervoor te zorgen dat het ‘normale werk’ door kon gaan. We kijken terug op een prachtige periode en de doelen zijn gehaald. Maar in december hebben we bijvoorbeeld wel vakantieverloven moeten intrekken om er zeker van te zijn dat alles ook daad- werkelijk goed zou gaan. En in januari lag er ook meer werk dan verwacht. Dit werd onder andere veroorzaakt doordat de werkprocessen in een nieuwe organisatie net wat anders zijn. Dat wisten we natuurlijk maar toch moet je het je dan nog eigen maken.” Inzet en flexibiliteit collega’s “De inzet en de flexibiliteit van al onze collega’s is voor het slagen van deze projecten en de hele fusie van bijzonder groot belang geweest,” gaat Antoinette verder. “Als management hebben we de structuren opgezet maar bijvoorbeeld de teamleiders waren ook laaiend enthousiast over het gehele fusieproject. En zij zaten ons op de nek om de belangen van