CorporatieGids Magazine

JUNI 2021 I 43 42 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Foto’s: Mariska Klok “De data voor het verhuren van woningen zijn nu voor ruim 90 procent klaar,” vat Henk Just samen. “De gegevens die we hier nog aan moeten pakken betreffen de bijzondere gevallen, zoals mensen die al lang in dezelfde woning zitten waardoor geen mutatieonderhoud heeft plaatsgevonden of woningen die we binnenkort toch gaan slopen, waardoor het beter is om ons te richten op ander bezit.” “De grootste stap is omtrent de data voor technisch beheer,” gaat Henk Just verder. “We willen niet alleen meer informatie over de binnenkant van de woningen zoals de leeftijd van keukens en badkamers, maar deze informatie ook kunnen koppelen met expertsystemen. Zo kunnen we in het planmatig onderhoud betere keuzes maken én betere complexstrategieën bedenken.” Centraliseren van data Het aanpakken van de derde pijler – gegevens voor verant- woording – zorgde voor het centraliseren van data. “Voorheen had iedereen eigen lijstjes wat ontzettend tijdrovend en foutgevoelig was. Door alle gegevens die nodig zijn voor verantwoording te centraliseren in ons ERP-systeem ViewPoint, kunnen we snel extern verantwoorden. Overigens zit er tussen de pijlers wel wat overlap. De grootte van een woning in vierkante meters heb je bijvoorbeeld bij verantwoording én het verhuren van de woning nodig. Het centraliseren van de data helpt daarbij, omdat iedereen werkt vanuit één waarheid.” Dynamische gegevens Hoewel woningen statische objecten zijn, zijn de data erover dat allerminst. “Je wordt vaak geconfronteerd met bijvoorbeeld andere of nieuwe definities,” legt Henk Just uit. “Dan moet je weer aan de slag met gegevens om de betrouwbaarheid te garanderen. Een voorbeeld hiervan zijn de nieuwe regels rondom energielabels. We hebben onze vastgoedstrategie bepaald op de labels die we hadden, alleen is het beeld door de nieuwe wetgeving vertekend. Complexen die een laag label hadden blijken opeens niet zo slecht te scoren, of juist andersom. Dat laat het belang van data wel zien, want daardoor kun je snel anticiperen en kijken waar je de meeste waarde met een verbetering kunt leveren. Heb je dat niet, dan kun je ook niet gefundeerd de juiste beslissingen nemen.” Databeheer organiseren Om de verbeterde data zo goed mogelijk te kunnen gebruiken, is Sité de samenwerking aangegaan met Batavia Groep. Henk Just: “We maken onder andere gebruik van VIP, hun tool om op complexniveau analyses te maken. Zo kunnen we per complex de juiste strategie bepalen en beheerplannen en wijkvisies maken.” “Daarnaast willen we binnenkort ook gebruikmaken van de Vastgoedcloud van Batavia Groep waarin we ons databeheer willen organiseren. Dat gaat Sité helpen data nog beter te beheren. De Vastgoedcloud geeft ons meer structuur, laat ons zelfstandig een datamodel maken wat bij onze wensen past en laat data samenkomen uit ons ERP-systeem of expertsystemen. Daarnaast geeft deze tool ons meer grip op definities. Een term als ‘vierkante meters’ heeft binnen de sector minstens vijf verschillende definities, en met de Vastgoedcloud kunnen we zelf aangeven welke we nodig hebben voor een analyse.” Borgen van kwaliteit Om ook in de toekomst gebruik te maken van betrouwbare data, is het borgen van kwaliteit essentieel. “Wij hebben daarom dataverantwoordelijkheden vastgelegd in onze processen,” licht Henk Just toe. “Op de logische momenten in bepaalde processen – bijvoorbeeld bij mutatieonderhoud – zijn mensen aangesteld om benodigde data te verzamelen of bestaande data te controleren. Dat doen wij overigens niet alleen, maar we schakelen hierbij ook de hulp in van onze ketenpartners. Ons Team Kwaliteit en Rapportage monitort vervolgens of dit correct gebeurt. Zo zijn we er zeker van dat de data valide is en blijft, en we beslissingen nemen op basis van de waarheid.” Lat hoger leggen Werken met goede data smaakt naar meer, sluit Henk Just af: “Je merkt namelijk dat we de lat steeds hoger leggen als het gaat om datakwaliteit. Vanuit vastgoedsturing worden steeds meer detailgegevens gevraagd, bijvoorbeeld de locatie van een badkamer om de levensloopbestendigheid van een woning te controleren. Zo merk je aan de ene kant dat de kwaliteit van onze data steeds beter wordt, maar onze eisen en vragen ook steeds groter worden.” We willen datakwaliteit borgen door verantwoordelijkheden vast te leggen in processen