CorporatieGids Magazine

MAART 2021 I 51 50 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE De essentie van goede bedrijfsvoering is dat routines lean worden ingericht, begint Ria het gesprek. “Het is zaak de ‘happy flow’ te automatiseren, want dan hou je tijd over voor uitzonderingen. Die wil je niet automatiseren omdat de om- standigheden altijd verschillend zijn en om maatwerk vragen. Bovendien zijn dit juist de gevallen die het werk leuk maken.” Happy flow Met de ‘happy flow’ worden standaard processen bedoeld die vaak voorkomen. Een nieuwe werkwijze voor Haag Wonen, die tot een paar jaar geleden juist gebruikmaakte van maatwerk. “De reden daarvoor was omdat we mogelijkheden zagen tot vergaande automatisering,” licht Ria toe. “Tegelijkertijd moet dit natuurlijk ook onderhouden worden. Dat vergde nogal wat kosten en inzet van onze I&I-afdeling (ICT & Informatiemanage- ment, red.). Toen er sprake was van het uitfaseren van ons oude ERP-systeem, hebben wij onze kernactiviteiten nog eens tegen het licht gehouden en gekozen voor de standaard. We zijn immers geen ICT-ontwikkelaar of -beheerder.” In één keer Het werken met de standaard betekende onder andere dat het ICT-landschap van Haag Wonen op de schop ging. De corporatie koos ervoor om niet één voor één systemen te vervangen, maar in een keer een ‘big bang’ door te voeren. “We kozen er in 2018 voor om tegelijkertijd te kiezen voor een nieuw ERP-systeem, DMS en klantportaal. In de afweging tussen één geïntegreerd ERP-systeem en de beste oplossing per vakgebied, hebben wij voor het eerste gekozen. We hebben geen goede ervaringen met haperende koppelingen, waarbij al snel met vingers naar elkaar wordt gewezen. Daarnaast hadden we ook niet de luxe om lang te wachten omdat het oude systeem werd uitgefaseerd. Om die reden hebben we alles in één keer op de schop genomen.” Samenspel Op de vraag wat de rol van ICT is bij Haag Wonen, vertelt Ria: “We vinden dat het ICT-landschap ondersteunend is aan de continuïteit van de organisatie en haar processen. Daarbij kijken we van buiten naar binnen. In andere woorden; wat geeft onze klanten een goede ervaring? Daarom hebben wij een belangrijke rol weggelegd voor onze primaire processen. Hierin zitten data- en proceseigenaren die kunnen aangeven welke problemen ze ervaren of welke wensen ze hebben om hun werk nog beter te kunnen doen. Samen met de I&I-afdeling kijken we hiernaar en doen we suggesties voor oplossingen. Het is een belangrijk samenspel van ieders kwaliteiten om uiteindelijk een goed resultaat te krijgen.” Minder handelingen Een van de processen die nu volledig volgens de standaard is ingericht, is het financieel proces. “Het voordeel hiervan is dat de leverancier – we maken gebruik van Aareon’s Tobias AX de successen onderweg. Zo neem je de ganse organisatie mee en creëer je ook een wij-gevoel waardoor iedereen de schouders eronder wil zetten.” Ervaring Bij de implementatie van het nieuwe ICT-landschap en standaard werken, heeft Haag Wonen nauw samengewerkt met adviesbureau Andersom. “Voor ons is de implementatie van een nieuw ERP-systeem iets dat je eens in de zoveel tijd doet, terwijl Andersom dat met meer regelmaat doet bij verschillende opdrachtgevers. Door hen als projectleider in te schakelen, haal je veel kennis en ervaring binnen. Een ander voordeel is dat de manager I&I zich kan blijven concentreren op de rol van ‘leverancier’ aan de interne klanten en de rol van de I&I-afdeling in het project.” – van haver tot gort weet hoe dit in elkaar steekt. En bij vragen van onze kant dus snel kan reageren. Daarnaast gebruikten we in ons oude systeem verschillende administraties. Die waren ingericht met het oog op ontwikkelingen die nooit hebben plaatsgevonden. Omdat we dat nu hebben opgeheven, hoeven we veel minder extra handelingen uit te voeren.” Kennis en ervaring uitwisselen Haag Wonen werkt samen met collega-corporaties Ymere, Rochdale, de Alliantie en Stadgenoot in het samenwerkings- verband HYRAS. “We maken alle vijf gebruik van Tobias AX en de samenwerking is erop gericht om de ontwikkelingen binnen de sector te verbinden met de ontwikkeling van het product. Omdat iedere corporatie in een ander stadium van de bedrijfsvoering zit en dus andere prioriteiten heeft, is het standaardiseren van de inrichting tussen de corporaties nog niet aan de orde. Maar we stemmen natuurlijk wel af over de inrichting van processen. Daardoor kom je tot nieuwe inzichten, bijvoorbeeld over hoe je efficiënter kunt werken door het uitbesteden van kantoorautomatisering dat wij nu via de private cloud doen. Door die uitwisseling van kennis en ervaring kom je verder.” Cultuurtraject De transitie van maatwerk naar standaard werken heeft nogal wat voeten in de aarde, blikt Ria terug. “Het is eigenlijk een cultuurtraject dat je aangaat. Medewerkers konden in het verleden wensen aangeven bij de I&I-afdeling die de realisatie van die wensen ging uitzoeken. Nu kunnen we in de inrichting natuurlijk wel kleine veranderingen aanbrengen als iets niet helemaal lekker loopt, maar fundamentele wijzigingen in de software zullen alleen via de leverancier plaatsvinden.” Ganzenbord “Om de organisatie in zo’n verandering mee te nemen, hebben we bij de keuze voor het nieuwe ERP-systeem allereerst een discussie gevoerd over onze kernactiviteiten,” legt Ria uit. “Daaruit vloeide de keuze voor een standaard systeem voort. Vervolgens hebben we de organisatie breed laten vertegen- woordigen in de inrichting van het nieuwe systeem. Zo hebben we medewerkers stap voor stap meegenomen. Communicatie heeft daarin een belangrijke rol gespeeld. Onder regie van ons Team Communicatie hebben we een ‘Aandacht maakt alles mooier’ strategie uitgerold met veel aandacht voor verandering. Dat hield onder andere het betrekken van medewerkers in, volop interactie en het benadrukken van de fun-factor. Enkele voorbeelden hiervan waren het vooraf houden van een prijsvraag voor de naam van het project met een taart en beker als prijs, het neerzetten van grote ‘meters’ op iedere afdeling waarop mensen de voortgang konden volgen, een videoreporter die medewerkers interviewde en het maken van een enorm ‘ganzenbord’ waarop de route stond die we met elkaar aflegden. En we vierden Verbetermogelijkheden Hoewel de systemen inmiddels staan bij Haag Wonen, is de corporatie nog niet klaar. Ria: “We hebben de systemen ingericht toen we er nog het minste van wisten. Nu we alles een keer gedaan hebben – bijvoorbeeld het doorvoeren van de jaarrekening – weten we precies waar verbetermogelijkheden liggen. Zo willen we de komende tijd de systemen en processen binnen de standaard anders inrichten om zo nog effectiever en efficiënter te werken. Op die manier moet de happy flow nog beter geregeld zijn, zodat collega´s meer tijd overhouden om zich te focussen op hetgeen waar we écht het verschil kunnen maken.” De transitie van maatwerk naar standaard werken is eigenlijk een cultuurtraject. Foto’s: Emmely van Mierlo