CorporatieGids Magazine

DECEMBER 2020 I 37 36 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Linda Maas (Baston Wonen): Terug naar de kern met standaard best practice-processen Terug naar de kern en standaardisering zijn de laatste jaren veelgehoorde begrippen bij woningcorporaties. Maar wellicht is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe vertaal je kernachtig de essentie van bedrijfsvoering naar nieuwe processen? CorporatieGids Magazine sprak hierover met Adviseur I&A Linda Maas van Baston Wonen. Een gesprek over het voorkomen van verspillingen en de herimplementatie van een primair systeem. ‘Hoe beter we het zakelijk op orde hebben, hoe meer we sociaal kunnen doen,’ is een van de kernwaarden van Baston Wonen. Op de vraag wat de corporatie uit de gemeente Zevenaar daar precies onder verstaat, begint Linda: “Wij zeggen hiermee dat we doen waarvoor we er zijn en daarover tegenover iedereen helder zijn. Zowel intern als naar huurders, samenwerkingspartijen en stakeholders. In het verleden staken we geld, tijd en energie in zaken, zonder ons echt af te vragen of het wel een opgave voor ons was. Door beter aan te geven waar we wel en niet van zijn en de samenwerking te zoeken of zaken terug te leggen waar ze horen, kunnen we meer inzetten op kerndoelen als betaalbaarheid, beschikbaarheid en duurzaamheid.” Keukenbeleid Een goed voorbeeld van zakelijker werken ziet Linda terug in het mutatieproces van Baston Wonen. “We maken hier bewustere keuzes in de uitgaven die we doen en zijn project- matiger gaan werken. Een mooi voorbeeld is ons keukenbeleid. Nog niet zo lang geleden hadden we in onze sociale huur- woningen allemaal verschillende soorten luxe keukens, inbouwapparatuur, extra kastjes of verlengde aanrechtbladen. Allemaal zonder bijbetaling. En als het lampje van de koelkast dan kapot was, kon de huurder daarvoor bellen en stuurden wij een bedrijf langs om het te repareren.” “Met de invoering van de nieuwe Woningwet, de verhuurders- heffing en uitdagingen die er liggen rondom verduurzaming en betaalbaarheid, maken we nu andere keuzes. Onze keukens bestaan nu uit standaard onderdelen. Voor extra kastjes of een langer blad moet de huurder bijbetalen. En het onderhoud van de apparatuur moet de huurder zelf regelen. Deze manier van werken betekent wel dat je goed moet communiceren met je huurders en uitleggen waarom je je werkwijze verandert. Zij hebben vanuit het verleden natuurlijk een ander beeld van ons.” Bewuste keuze voor standaard Ook in de ICT maakt Baston Wonen een stap terug naar de standaard. “In de metafoor van keukens hadden wij misschien ook wel extra kastjes en een verlengd blad. We streven er nu naar om onze systemen zoveel mogelijk volgens de standaard te implementeren. Maatwerk valt vrijwel altijd buiten de SLA, heeft eerder de neiging ‘om te vallen’ bij updates en is ook lastiger om te koppelen. Dat kost allemaal extra geld en tijd, zowel van de I&A-afdeling als de rest van de organisatie. Dat spenderen we natuurlijk liever aan het betaalbaar houden van onze woningen.” Slopen en opnieuw beginnen De wens om terug te keren naar de kern betekende ook dat het ERP-systeem van Baston Wonen – ViewPoint van Itris – opnieuw geïmplementeerd moest worden. “Het primaire systeem vervult een centrale rol in ons ICT-landschap. We hebben niet veel aanvullende applicaties en proberen zoveel mogelijk aan one-stop-shopping te doen. Daarnaast maken we al sinds 2006 gebruik van ViewPoint. Destijds was het heel gewoon een systeem in te richten zoals de klant dat wilde. Maar waar ViewPoint zich in de loop der jaren ontwikkelde naar een meer gestandaardiseerde oplossing, hield Baston Wonen vanwege maatwerk vast aan de eigen inrichting. In 2017 werd duidelijk dat er wel heel veel afwij- kingen waren. Daar wilden wij van af. Als eerste hebben we geprobeerd om het incassoproces terug te brengen naar de standaard. Dat ging best aardig, maar bij de eerstvolgende release van ViewPoint viel alles om en konden we opnieuw beginnen. We vergeleken het destijds met een gescheurde fundering. Die kun je heel lang repareren, maar op het moment dat je een stuk aan je huis wilt bouwen, kun je beter slopen en opnieuw beginnen.” Informatie delen “Een van de belangrijkste dingen die we hebben gedaan om door te kunnen ontwikkelen, is het overzetten van al onze klant-, pand- en complexdocumenten van een extern DMS naar ViewPoint,” gaat Linda verder. “Hierdoor staan alle documenten nu bij elkaar en kunnen we deze gaan delen in ons klantportaal of gebruiken bij het digitaal opnemen of verhuren van woningen. Daarnaast hebben we het zaak- gericht werken teruggebracht naar een standaardinrichting. Hierdoor kunnen we meer gebruikmaken van verschillende standaarden én zaken.” Best practices Op de vraag of de herimplementatie dan ook als nieuw aan- voelt, vertelt Linda: “Wij hebben de inrichting echt terug- gebracht naar die zoals een nieuwe klant het ervaart. Daarbij hebben we aan de voorkant afgesproken dat we – als dat nodig was – onze processen aan zouden passen naar de standaard. Dat klinkt heel rigide, maar het werkt wel. Daarnaast hebben we het mandaat om keuzes te maken in de “‘Alleen ga je sneller maar samen komen we verder’ geldt zeker ook voor ICT.”