CorporatieGids Magazine

SEPTEMBER 2020 I 29 28 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Tijd en kennis De keuze om samen te werken bij de zoektocht naar een nieuw primair systeem levert volgens Ben twee grote voordelen op. “Een goede selectie maken kost normaal veel tijd. Ook heb je er de benodigde kennis voor nodig. Die kennis hebben we intern onvoldoende en moet dus voor een deel worden ingehuurd. De collega’s bij de andere corporaties zitten met hetzelfde probleem. Dan is het efficiënt om gezamenlijk een selectieprocedure te voeren en daar een externe deskundige voor in te huren. We hebben daarnaast al vaker contact met elkaar gehad, waardoor er vertrouwen was dat we hierin samen met elkaar konden optrekken.” Eén visie Bij het kiezen voor hetzelfde systeem is een gezamenlijke visie essentieel. Tim: “Daarbij is het van belang geweest dat wij gekozen hebben om werkprocessen aan te passen aan het ERP-systeem en niet andersom. Hierdoor konden we dicht bij de best practice blijven. Als directies hebben we vooraf het streven uitgesproken om voor één gezamenlijke leverancier te gaan. Uiteindelijk is daarbij ViewPoint van Itris voor ons als beste uit de bus gekomen. Wij vonden het vooral van belang om te kiezen voor een systeem dat zich al in de praktijk heeft bewezen én waar binnen de organisaties veel draagvlak voor heerst. De gebruiksvriendelijkheid en vele mogelijkheden binnen ViewPoint hebben aan dat laatste zeker bijgedragen.” Uniform Omdat de ABL corporaties voor een best practice hebben gekozen, kon ViewPoint voor het overgrote deel uniform worden ingericht. “Dat biedt ook in de toekomst het voordeel dat we elkaar beter kunnen helpen,” legt Maurice uit. “Een voorbeeld hiervan is hoe we het grootboek voor de afdeling financiën hebben ingericht. Dat is nu bij alle drie de corporaties exact gelijk.” Verschillen overbruggen Bij een nauwe samenwerking moeten soms ook verschillen overbrugd worden, gaat Ben verder. “Vooral in het selectie- proces kwamen we verschillen tegen. Sommige selectiecriteria werden door de een zwaarder gewogen dan de ander. Dat is niet per se verwonderlijk, want samenwerken betekent immers ook compromissen sluiten. Gelukkig waren alle partijen zich daarvan bewust. Uiteindelijk kan het helemaal geen kwaad om stevig met elkaar over keuzes te discussiëren, dat komt de kwaliteit van de inrichting absoluut ten goede.” “Hierbij hebben we kunnen leunen op de expertise en ervaring van HC&H Consultants,” gaat Tim verder. “HC&H heeft ons geholpen bij het opstellen van de programma’s van eisen, de selectie en contractering én we hebben ze ingehuurd als procesleider. Die expertise is broodnodig om zowel een selectieproces als implementatie goed te laten verlopen.” Medewerkers betrekken Omdat de drie corporaties allemaal vanuit een andere situatie en primair ERP-systeem komen, was het belangrijk de organisaties goed mee te nemen in de verandering. Ben: “We hebben daarom vanaf de eerste dag van het selectie- proces onze medewerkers betrokken bij de programma’s van eisen. We hebben met een enorme afvaardiging de presentaties van de leveranciers bijgewoond en met dezelfde groep is uiteindelijk ook gediscussieerd over de keuze. Medewerkers waren daarnaast ook betrokken bij demo-sessies voor het nieuwe systeem. Omdat we kleine organisaties zijn, waren steeds grote delen van onze medewerkers actief bezig met de inrichting en het testen van het nieuwe systeem.” Besparing “We hebben er bewust voor gekozen hebben om de imple- mentatie en opleidingen ook gezamenlijk te doen,” vertelt Maurice. “Enerzijds om te besparen op de kosten en anderzijds om elkaar te kunnen ondersteunen. Door het opleiden van medewerkers gezamenlijk op te pakken, bespaart iedere corporatie globaal zo’n twee derde op de kosten. En bij de keuze voor een nieuw ERP-systeem heb je het dan over flinke bedragen. De keerzijde van de gezamenlijkheid is dat de implementatie gecompliceerder is. Het vraagt om extra inzet van alle betrokkenen, maar dat levert juist over en weer waardevolle inzichten op.” Samen sterker Op de vraag of de gezamenlijke keuze voor een ERP-systeem het startschot is voor nog meer samenwerking, vertelt Ben: “Omdat we nu met hetzelfde systeem werken en onze werkprocessen vrijwel identiek zijn georganiseerd, kunnen we eenvoudiger elkaar helpen en de voordelen van samen- werking verder uit nutten. Zo kijken we – samen met een aantal regiocorporaties – naar hoe we de controllerfunctie gezamenlijk kunnen invullen, en gaan Beter Wonen en Anna Paulowna na de zomer beginnen met één gezamenlijke afdeling backoffice waarin onder andere de financiële administraties van beide corporaties gevoerd zullen worden. Dat maakt ons beiden minder kwetsbaar en de individuele positie van onze corporaties sterker.” “Door de uniforme processen kunnen we elkaar in de toekomst beter helpen.” Foto: Marjolein Bijpost