CorporatieGids Magazine

JUNI 2020 I 53 52 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Foto’s: Mariska Klok 2D en 3D Om data voor zich te laten werken, maakt Rentree onder andere gebruik van COBIM van COENCAD. Henry: “Bij het project datakwaliteit heeft COENCAD ons geholpen bij het inlezen en verwerken van oude, analoge plattegronden naar bruikbare, digitale data. Daarnaast hebben ze de buitenkant van ons bezit opgemeten. Een voorbeeld van wat wij met deze verzamelde data kunnen doen is het genereren van 2D-platte- gronden. Op termijn hopen we daar 3D-plattegronden aan toe te voegen. Dan kunnen we bijvoorbeeld bij een defect aan een woning virtueel met een huurder meelopen om zo het mankement precies vast te stellen.” Data in de keten Rentree heeft in het project besloten bepaalde data over haar woningen niet vast te leggen in haar eigen systemen. “Denk bijvoorbeeld aan data over de conditie van schilder- werk of daken. We zijn namelijk een kleine organisatie en doen veel op regiebasis met onze ketenpartners. We hebben met hen afgesproken dat zij deze data vastleggen en wij daar via koppelingen gebruik van kunnen maken. Zo kunnen wij deze data gebruiken in analyses rondom planmatig onderhoud en ligt het beheer bij mensen die vaker over de vloer komen waardoor gegevens actueler blijven.” Besef creëren Op de vraag wat er nodig is bij de Rentree-medewerker om datakwaliteit te kunnen verbeteren, vertelt Henry: “Je wilt ten eerste bewustwording over het belang van data creëren. Dat betekent niet alleen de meerwaarde inzien in je eigen processen, maar ook in die van je collega. Wanneer je dat besef creëert, kijken medewerkers over procesgrenzen heen en kun je datakwaliteit op een natuurlijke wijze borgen. Het controleren van gegevens en het opmeten van data moet voor bijvoorbeeld opzichters een onderdeel worden van het dagelijks proces. Rentree was al gewend om succesvol in integrale procesteams samen te werken. Daarnaast stellen we ook controlescripts op om in de toekomst steekproeven uit te voeren om de kwaliteit te controleren.” Discipline “Uit de bewustwording moet vervolgens ook discipline groeien. Daarmee bedoel ik dat je de kwaliteit van data ook bijhoudt wanneer het even niet goed uitkomt. Een goed voorbeeld daarvan is de coronacrisis, waardoor administratie tijdelijk niet meer het belangrijkste lijkt. Zo’n instelling is echter wel een risico voor de toekomst. Want wanneer je het nu niet bijhoudt, heeft dat invloed op de beslissingen die je morgen neemt. We hebben daarnaast in ons corporatie-DNA als Rentree de houding om veel maatwerk te doen. Dat is niet erg, veelal juist gewenst, maar dan moet je wel met discipline afwijkingen blijven registreren.” Verder optimaliseren De corporatie uit Deventer is bijna klaar met het project datakwaliteit, sluit Henry af. “We zijn op dit moment bezig met het verder optimaliseren van de beheerfase. Dat betekent bijvoorbeeld dat woningmakelaars tijdens een bezoek aan een woning gegevens controleren, zodat incorrecte data meteen wordt geüpdatet. Wanneer we dat borgen, kunnen we blijvend de vruchten plukken van het project. En die vruchten zien we nu ook al terug. We krijgen bijvoorbeeld vragen vanuit de organisatie omtrent de zorggeschiktheid van woningen in relatie met de leefbaarheid van wijken. Dat zijn vragen die we door de verbeterde datakwaliteit beter kunnen beantwoorden.” “Voor datakwaliteit is ook discipline nodig: je moet het bijhouden, ook wanneer het in de tijd even niet goed uitkomt.”