CorporatieGids Magazine

JUNI 2020 I 51 50 I CORPORATIEGIDS MAGAZINE Henry Koster (Rentree): Goede datakwaliteit begint bij een gedegen voorbereiding Voor woningcorporaties die weloverwogen keuzes willen maken, zijn betrouwbare en actuele data essentiële bouwstenen. Maar hoe zorg je ervoor dat je als organisatie op data kunt bouwen en vertrouwen? Rentree zit momenteel in de afrondende fase van een groot datakwaliteitsproject, en CorporatieGids Magazine ging erover in gesprek met projectleider Henry Koster: “Goede datakwaliteit gaat over uniforme gegevens, maar bovenal over het bewustmaken van medewerkers en een gedegen voorbereiding.” Drie jaar geleden begon Rentree – verantwoordelijk voor een kleine 4.000 woningen in Deventer – met het project datakwaliteit Vastgoed. “Het kloppend en betrouwbaar maken van onze gegevens is iets waar we al bijna tien jaar mee bezig zijn, maar er bleven vraagtekens ontstaan,” begint Henry het gesprek. “In 2017 kwam het gebrek aan valide gegevens opnieuw aan het licht tijdens enkele onderhoudsprojecten. Data lieten zien dat het onderhoud nodig was, maar achteraf bleek de noodzaak daartoe toch niet zo hoog te zijn. De gegevens en werkelijkheid liepen dus niet synchroon, en dat was reden om de betrouwbaarheid van data echt onder handen te nemen.” Gedegen voorbereiding Als voorbereiding op het traject heeft Rentree eerst om tafel gezeten met de verschillende inhoudelijke procesexperts. Henry: “Dat is misschien wel de belangrijkste succesfactor om datakwaliteit te kunnen verhogen. Hier hebben we dan ook veel tijd aan besteed, ruim driekwart jaar. Door samen met experts zoals vastgoedbeheerders, projectleiders en woonmakelaars te kijken naar welke gegevens nodig zijn, kun je gericht werken aan de kwaliteit.” Zo heeft Rentree vooraf bepaald wat voor gegevensvelden nodig zijn in haar processen, nu en in de toekomst. “Die data gaan we nu al verzamelen. Daarbij is het denk ik een voordeel dat we een kleine organisatie zijn. De lijntjes tussen afdelingen zijn hierdoor heel kort, waardoor je elkaar makkelijk kunt vinden.” Over procesgrenzen heen Het is volgens Henry namelijk essentieel om over proces- grenzen heen te kijken om slimme verbindingen te zoeken en ervoor te zorgen dat data verschillende doelen kan dienen. “Een voorbeeld hiervan is de oppervlakte van een woning. Dat kun je heel basaal invullen in het systeem als een bepaalde hoeveelheid vierkante meter, maar daar heb je in andere processen niets aan. Als je echter de afmetingen digitaal en conform standaarden in het informatiesysteem opneemt en daar vanuit de oppervlakte bepaalt, kun je deze gegevens ook gebruiken bij bijvoorbeeld het bepalen van een energielabel of de zorggeschiktheid van een woning. En je hoeft bij eventuele regelwijzigingen omtrent de bepaling van de oppervlakte van een woning niet je hele bezit opnieuw op te meten.” Uniforme data Rentree heeft als onderdeel van het project datakwaliteit Vastgoed onder andere haar bezit opnieuw laten opmeten en intekenen, vertelt Henry: “Hiermee hebben we tevens een validatieslag gemaakt door dit te combineren met de opname van andere aanvullende vastgoedgegevens. Daarbij was het voor ons belangrijk dat de gegevens gestandaardiseerd en uniform in onze systemen kunnen worden opgenomen, zodat we makkelijk analyses kunnen maken zonder daarbij kanttekeningen te hoeven zetten. Dat levert aan de voorkant wellicht extra of dubbel werk op, maar zorgt er aan de achterkant voor dat betere beslissingen kunnen worden genomen. Gewend zijn om uitdagingen integraal en organisatiebreed te willen en kunnen benaderen is hierbij een belangrijke succesfactor geweest.” Expertsystemen Om datakwaliteit te kunnen verbeteren is het volgens Henry niet nodig om vanuit één database te werken. “Er is namelijk geen enkel systeem die al onze vragen kan opvangen. Daarom kiezen wij er bewust voor om gebruik te maken van verschillende expertsystemen. Bij zo’n best-of-breed setting zijn koppelingen tussen de verschillende systemen wel belangrijk. Gegevens staan dan in een bronsysteem – bijvoorbeeld ons ERP-systeem ViewPoint – en wordt middels verwijzingen weergegeven in een ander systeem. Zo zorg je ervoor dat data te allen tijde uniform is.” “Een goede voorbereiding met een doordachte aanpak is misschien wel de belangrijkste succesfactor om datakwaliteit te kunnen verhogen.”