CorporatieGids Magazine

13 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 3, 2019 12 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Project Datakwaliteit: Goede data heilzaam voor dienstverlening, innovatie en werk plezier Een groep corporaties is op een missie. Voor het einde van dit jaar willen ze een stappenplan opleveren waarmee woningcorporaties hun datakwaliteit kunnen verbeteren. Maar wat is dat eigenlijk, datakwaliteit en waarom is het zo belangrijk? CorporatieGids Magazine legde deze en andere vragen voor aan enkele projectleden. “Goede datakwaliteit kan betere dienstverlening, innovatie en werkplezier opleveren.” Slechte data kosten geld Ze vervolgt: “Wist je trouwens dat slechte data de oorzaak zijn van heel veel kosten? Schattingen in de vakliteratuur komen op 50 procent van de operationele kosten die veroorzaakt worden door slechte datakwaliteit in een gemiddeld bedrijf. Daar ligt dus een enorm besparingspotentieel. Maar nog belangrijker is de betere dienstverlening, innovatie en werkplezier die goede datakwaliteit kan opleveren.” Convenant Er is ook een concrete aanleiding voor dit project: het Aedes- convenant verbeteren informatievoorziening woningcorpora- ties. Daarin is afgesproken dat corporaties en toezichthouders toewerken naar verantwoordingsgegevens die met één druk op de knop uit de systemen kunnen komen. Aan de uitvraag- kant wordt daar SBR-wonen voor opgetuigd. Het op orde brengen en houden van datakwaliteit bij corporaties is daarvoor voorwaardelijk. Kwaliteitsbeinvloeders Volgens Edo zijn er legio factoren van invloed op de kwaliteit van data. “Dat gaat bijvoorbeeld over de gebruikte techniek, inrichting van de organisatie of het wel of niet vastleggen van definities. Verder heeft ook de inrichting van informatiesys- temen invloed op datakwaliteit. De belangrijkste factor is echter een gedragscomponent: data-gebruikers moeten aan de bel trekken en aangeven wanneer zij een datakwaliteits- probleem ervaren. Ze moeten in gesprek gaat met ‘de bron’, dat is degene die de data vastlegt. Als zij samen afspraken maken, wordt datakwaliteit aan de bron geborgd.” Kwaliteitverhogende acties Els licht in het kort de stappen in het stappenplan toe die uiteindelijk tot verhoging van datakwaliteit moeten leiden. “Je start binnen je organisatie met het benoemen van het belang van goede data. Vervolgens probeer je helder te krijgen wat er precies beter moet en waarom. Je kunt naar mijn idee het beste een aantal ‘kleine’ al gesignaleerde problemen oppakken. Door te analyseren wat het probleem is kan je vervolgens, met de gebruiker en leverancier van die data, het proces doorlopen. Hieruit moet blijken wat er mis is. De oorzaak van ‘het probleem’ kan bijvoorbeeld voort- komen uit het proces of uit het vastleggen in de informatie- systemen. Stap drie van ons plan omvat handreikingen voor analyse en herstel. Als laatste stap volgt het borgen. Na realisatie van de verbeter- en herstelacties wil je een structuur en routine opzetten om de kwaliteit te handhaven. Ongeacht waar het probleem zich voordoet – techniek, inrichting organisatie, gebrek aan instructie of aansturing – alles valt of staat met de bereidheid van de organisatie om te veranderen en te verbeteren.” Standaarden Reviewlid Rob Alkema, adviseur Vastgoed bij Woongoed Zeist, benadrukt de noodzaak van het gebruik van standaarden in H et project Datakwaliteit is er echt een van, voor en door woningcorporaties. Een kernteam is verantwoordelijk voor de oplevering van het stappenplan, een reviewteam leest kritisch na. Aedes is in de persoon van Michiel van Wezel projectopdrachtgever en faciliteert het platform. Datakwaliteit objectief benoemen Op de vraag wat datakwaliteit eigenlijk is en of het voldoende objectief is te benoemen, zegt kernteamlid Edo Bakker, Hoofd Informatisering & Automatisering bij Woningstichting Den Helder: “Tussen de datagebruiker en -vastlegger is kwaliteit altijd te objectiveren door afspraken te maken over inhoud en wijze van vastlegging. Het niveau van de datakwaliteit wordt bepaald in hoeverre data al of niet bruikbaar is voor een vastgesteld doel.” Boerenverstand Een stappenplan, een kernteam, een reviewteam en kennis- sessies in het land. Op de vraag of een portie gezond boeren- verstand niet afdoende is, antwoordt Edo: “Er is niks mis met gezond boerenverstand. Als datakwaliteit daarmee verbeterd zou kunnen worden, liepen we nu echter niet meer tegen de kwaliteitsproblemen aan. Het is dus een hardnekkig probleem. We pakken het ogenschijnlijk groot op, maar dat is eigenlijk een misvatting. We zijn er namelijk van overtuigd dat de beste resultaten behaald worden wanneer je de goede stappen in de juiste volgorde zet en klein begint. Dit doen we dan ook door het traject in kleinere delen op te splitsen.” Projectmatige aanpak Over de noodzaak van de projectmatige aanpak zegt kernteamlid Els Barnas, applicatiebeheerder bij Mozaïek Wonen: “Ook al heb je als bedrijf de zaak op orde, wil dat niet zeggen dat er geen optimalisaties mogelijk zijn. Bovendien vraagt de steeds verdergaande digitalisering van de corporaties en de wens om de systemen met elkaar te laten communiceren, om goede datakwaliteit en standaar- disering van definities. Daar moet je dan binnen je corporatie ook echt mee aan de slag.” Foto’s: Remco Gielen Vlnr: Edo Bakker, Els Barnas en Rob Alkema