CorporatieGids Magazine

25 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 1, 2019 24 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Eric de Ceuster (Woongoed Middelburg): Gezamenlijk ICT-landschap om kosten te besparen en continuïteit te borgen Vier woningcorporaties uit het samenwerkingsverband Zuidwestsamen kozen begin dit jaar samen eenzelfde ERP-systeem met dezelfde inrichting. Een eerste stap die uiteindelijk moet leiden tot hetzelfde ICT-landschap bij alle corporaties. Wat betekent het voor een corporatie wanneer je gezamenlijk voor een homogene systeeminrichting kiest? CorporatieGids Magazine ging hierover in gesprek met Eric de Ceuster , directeur-bestuurder bij Woongoed Middelburg . “W ij zijn – op onze collega Stadlander na – allemaal corporaties van beperkte omvang,” begint Eric het gesprek. “Door samen te werken kunnen we slimmere keuzes maken, maar ook elkaar helpen wanneer nodig. In de beheer- fase merken we dit doordat we bijvoorbeeld nieuwe releases makkelijker kunnen doorvoeren. In feite hoeven we dit nu nog maar één keer te testen, waardoor ICT eenvoudiger en goedkoper wordt, en de continuïteit geborgd is.” Natuurlijk instapmoment Naast Woongoed Middelburg doen collegacorporaties R&B Wonen, RWS en Stadlander mee in de samenwerking. “Het initiatief is echter met alle negen corporaties uit Zuid- westsamen ontwikkeld,” vertelt Eric. “Daarbij hebben we ook gekeken naar een natuurlijk moment om in te stappen. Voor ons was dit wanneer het contract met de huidige ERP-leverancier afliep. Dat was bij deze vier corporaties als eerste het geval. Op het moment dat het contract van de volgende corporatie afloopt, hebben zij de mogelijkheid zich bij de rest te voegen.” Zo generiek mogelijk De corporaties willen hun gedeelde inrichting ‘zo generiek mogelijk’ invullen. Eric: “We willen naar hetzelfde ICT-landschap, maar hebben aan de andere kant onze eigen geschiedenis, cultuur en omstandigheden. Ik vergelijk het vaak met het beklimmen van een berg: we willen allemaal naar dezelfde top maar werken nu nog vanuit verschillende basiskampen. Het basiskamp ‘ERP’ is gelijkgetrokken en de volgende stap is te kijken naar bijvoorbeeld portalen of DMS-oplossingen.” Nieuwe standaard Hoewel het de bedoeling is dat alle deelnemende corporaties voor dezelfde inrichting kiezen, zal Zuidwestsamen corpora- ties hier niet toe dwingen. “Wanneer je niet voor de standaard kiest, moet je wel aan de meerderheid uitleggen waarom je dat doet. De mogelijkheid blijft er altijd om in de toekomst alsnog bij de rest aan te sluiten. En daarnaast: wie nu afwijkt kan over een paar jaar een trendsetter zijn en de nieuwe standaard zetten. Wat dat betreft zijn er verschillende routes naar de top.” Kritisch naar jezelf kijken Op de vraag wat ervoor nodig is om zo intensief met elkaar samen te werken, vertelt Eric: “Aan de ene kant moet je als organisatie bescheiden in de samenwerking staan. Je moet niet geloven dat je de waarheid in pacht hebt of denken ‘deze werkwijze is goed want wij hebben het altijd zo gedaan’. Durf een open houding in te nemen en kritisch naar jezelf en je eigen processen te kijken.” Volgens Eric was de woningtypologie daarvan een goed voorbeeld. “Dit was iets waar door alle corporaties anders naar werd gekeken. Is een appartement op de begane grond van een flatgebouw namelijk een begane grondwoning of een appartement? Of definieer je een appartement over twee woonlagen als maisonnette of bovenwoning? Dit soort details moet je gladstrijken om gezamenlijk één ICT-landschap op te zetten. Hierbij leunen we zoveel mogelijk op sectorstandaarden als CORA en VERA. Bij dit specifieke voorbeeld hebben wij een projectgroep gemaakt met mensen die veel bezig zijn met vastgoeddata. Zij hebben samen de definities bepaald voor de nieuwe inrichting. Uiteindelijk is dat echt een voordeel; als je in je eentje een nieuw ICT-systeem zou inrichten, worden dit soort zaken impliciet ingericht omdat ‘het altijd zo werd gedaan’. Nu denk je echter veel meer na over wat en waarom je iets doet.” Eenheid uitstralen “Daarnaast heb je een hoog niveau van bestuurlijk commitment nodig,” legt Eric uit. “De directeur-bestuurders van de vier initiële corporaties hebben met elkaar gezegd: wij gaan voor dezelfde inrichting. Zo straal je met elkaar uit dan je op één lijn zit. Wij zien dat dit doorwerkt naar de rest van de organisatie die mee moet worden genomen in de verandering. Wanneer corporaties zich bij het initiatief willen aansluiten, is bestuurlijke commitment mijn inziens een van de belang- rijkste succesfactoren.” Lokale verankering Hoewel de Zeeuwse corporaties hun ICT-landschap gelijktrek- ken, acht Eric de kans klein dat er een Zeeuwse ‘gigacorporatie’ ontstaat. “De ICT staat ten dienst van de organisatie, en door de samenwerking kunnen we veel efficiencywinst boeken. Maar als corporatie blijft de lokale verankering met de gemeente waarin je opereert belangrijk. Ga je naar één enorme corporatie toe die op veel plekken tegelijkertijd actief is, dan moet je extra moeite stoppen in het lokaal verankerd zijn waardoor het efficiencyvoordeel verdwijnt.” Foto’s: Sylvia Weenink