CorporatieGids Magazine

59 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 2, 2018 58 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Place2BU (Mitros en Portaal): Community creëren voor jongeren in een schakelmoment in het leven Net afgestudeerde studenten, statushouders en uitstromers uit de zorg samen- brengen in een wooncommunity, werkt dat? Ja, zeggen Mitros en Portaal die ‘jongeren in een schakelmoment in het leven’ ruim 500 woningen aanbieden onder de noemer Place2BU . Welke rol speelt digitalisering in een project dat specifiek gericht is op jongeren, en wat kunnen corporaties ervan leren? Een gesprek met projectleiders Jeroen van de Poll en Robin Michels . H et samenbrengen van jongeren die net klaar zijn met studeren, statushouders en uitstromers uit de zorg is een unieke combinatie in Nederland. De jongeren die in Place2BU bij elkaar komen krijgen niet alleen een woning, maar vormen met elkaar ook een community. Jeroen: “Het is de bedoeling dat iedere bewoner aan de community bij- draagt. Bewoners zullen hier ongeveer tussen de twee en vijf jaar wonen. Het is de bedoeling dat dit concept door andere corporaties gekopieerd kan worden.” Het project Place2BU heeft een tijdelijk karakter, vertelt Robin. ‘’De woningen moeten over tien jaar helaas verplaatst worden. We verwachten dat het grootste deel van onze bewoners na deze periode in een volgende fase van hun leven belanden, en toe zijn aan een volgende stap in hun wooncarrière.” Motivatie Place2BU verschilt op een aantal manieren van de reguliere wijze waarop sociale woningen worden verdeeld. Robin: “Wij selecteren de bewoners bijvoorbeeld op basis van motivatie en niet op wachttijd. Omdat het een community betreft, zijn wij op zoek naar mensen die een actieve rol in de gemeenschap willen spelen. Bijvoorbeeld bij het helpen overbruggen van de taalbarrière bij statushouders, het organiseren van filmavonden of het koken voor een grote groep huurders.” In de community lopen bepaalde processen ook anders dan normaal, vertelt Jeroen: “Bijvoorbeeld bij reparaties kunnen huurders aangeven dat de aannemer naar binnen mag zonder dat zij thuis zijn. De aannemer haalt de sleutel op bij de sociaal beheerder, en na het afronden van de reparatie krijgt de huurder meteen per e-mail een foto van het resultaat. Zo kunnen ze direct beoordelen of ze tevreden zijn. Ook bij mutaties maken wij gebruik van foto’s. De huurder neemt deze foto’s en de woning wordt zo door de corporatie op afstand gecontroleerd en beoordeeld. Deze aanpak werkt overigens goed: wij hebben in het eerste jaar geen inspectie nodig gehad.” Gelijkwaardig samenwerken Om de processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, kozen Portaal en Mitros ervoor om Place2BU als apart project neer te zetten. Jeroen: “Hierin werken wij gelijkwaardig samen. Om ervoor te zorgen dat je niet langs elkaar heen werkt, hebben we vanaf dag één afgesproken het werk, de kosten en de inkomsten eerlijk te verdelen. Mitros richt zich op de huuradministratie, het contractwerk en het onderhoud. Portaal verzorgt het sociaal beheer en alles wat daarbij komt kijken. Hierbij kijken we natuurlijk wel met elkaar mee om zoveel mogelijk van elkaar te leren.” Digitale processen Omdat Place2BU zich richt op jongeren was de keuze voor het ‘digitaal insteken van processen’ erg logisch, vertelt Robin. “Jongeren doen bijna alles in hun leven al digitaal. Het verbaast ze als wij bijvoorbeeld opeens met papieren contracten komen. Via een portal kunnen bewoners alle zaken digitaal regelen, zoals het wijzigen van persoons- gegevens, indien van reparatieverzoeken, opzeggen van de huur en aanvragen van onderhuur. Wij hebben ook geen telefoonnummer dat gebeld kan worden. Alles gaat via de huurdersportal of WhatsApp. Als onze huurders persoonlijk contact nodig hebben, is dat geen enkel probleem. De sociaal beheerder heeft elke dag een inloopspreekuur en er kan in- dien nodig op andere tijden een afspraak ingepland worden.” Proeftuin De twee corporaties hebben ervoor gekozen om het project zo digitaal en lean mogelijk in te steken. Jeroen: “Place2BU is een mooie proeftuin. Het project is overzichtelijk qua grootte en de woningen zijn allemaal hetzelfde. We hebben het vanaf de eerste dag ‘digitaal’ neergezet. Het aanmelden, tekenen van contract, het contact met de verhuurder: alles gaat digitaal. De stap was dus gezet om hierop voort te bouwen.” Het ICT-landschap is daarom erg bescheiden ingericht: een ERP-systeem en Office365. “We hebben geprobeerd het zo makkelijk en snel mogelijk te houden. De flexibiliteit die we hebben met het nieuwe systeem is prettig. We vragen huurders na elk proces wat ze doorlopen hebben wat ze ervan vonden, en vaak krijgen we goede feedback over hoe iets beter kan. Dan is het ontzettend leuk voor de medewerker als hij de huurder binnen twee uur kan melden dat het een goed idee was en dat het is doorgevoerd. De medewerker wordt in zijn kracht gezet en de huurder voelt zich gehoord. En dat zien wij vervolgens weer terug in de klanttevredenheid.” Focus op lean Mitros en Portaal werken hierbij samen met softwareleveran- cier Van Dinther. “Zij leveren onder andere de Office365 oplossing waarmee wij zo snel de wijzigingen kunnen door- voeren. Van Dinther was daarnaast al in een vroeg stadium betrokken bij Place2BU. Ze denken mee en komen met mooie oplossingen. Bij het bouwen hielden ze de focus op het lean houden van het systeem en processen, en keken constant hoe stappen versimpeld konden worden. Dat hielp om de cloudapplicatie simpel en begrijpelijk te houden.” Foto’s: Driejuni I Theo Scholten Robin Michels Jeroen van de Poll