CorporatieGids Magazine

9 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER STRATEGIE, BEDRIJFSVOERING & ICT VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 1, 2018 8 WWW.CORPORATIEGIDS.NL N a een periode als manager Informatisering en Auto- matisering is Marcel sinds 15 november 2017 manager Digitale Innovatie & Transformatie (DIT). Niet louter een sexy nieuwe vlag op hetzelfde schip, maar daadwerkelijk een nieuwe afdeling die volledig naast de bestaande I&A-afdeling opereert. Met een team van dataconsultants, technisch consultants en business consultants heeft Marcel de jacht geopend op nieuwe toepasbare innovaties die Woonstad Rotterdam helpen om vooral slimmer te werken. “Dat werkt alleen wanneer je dat loskoppelt van het onmisbare I&A,” zegt Marcel en licht toe: “Binnen de oude I&A-situatie werd innovatie als een soort sluitpost weggedrukt. Verklaarbaar, want je bent vooral bezig met beheer, changes en projecten.” Inhaalslag Met zijn DIT-team wil Marcel een inhaalslag maken als woning- corporatie versus de digitale wereld. Waar veel corporaties hun innovatiebehoefte toetsen aan wat er binnen corporatie- land beschikbaar is, kijken Marcel en zijn team nadrukkelijk ook buiten de sector. Een van de innovaties waar Woonstad Rotterdam zich momenteel mee ‘verslimt’, is het toepassen van bedrijfsregels. “Business rules – wij noemen het gewoon bedrijfsregels – zijn eerlijk gezegd wel een beetje oude wijn in nieuwe zakken. Toch is het een game changer, want ze helpen je om op basis van beschikbare data slimmer te handelen. En de data liggen voor je voeten, je hoeft het alleen maar op te rapen.” Verslimmen Door de schat aan potentie van data in bedrijfsregels te gebruiken, kun je je werk als corporatie veel slimmer doen, zegt Marcel. Als voorbeeld noemt hij de ‘huuraanpassing’ die op basis van bedrijfsregels individueel kan worden samengesteld. “We noemen het bewust huuraanpassing en niet de jaarlijkse huurverhoging, want bijvoorbeeld bij mensen met een laag inkomen verhoogden wij de huur in 2017 niet. Door deze data te koppelen aan onze ERP-processen kunnen we verslimmen en complexiteit reduceren.” Een ander voorbeeld is volgens Marcel de huursombenadering. “Sterker nog, de huursombenadering zonder bedrijfsregels toepassen is eigenlijk onmogelijk. Je kunt niet van je mede- werkers verwachten dat ze voor 60.000 huishoudens tegelijker- tijd kunnen denken.” Dynamisch “Veel bedrijfsregels in ERP-systemen en -processen zijn nu vooral validatiegericht terwijl bewoners – maar ook onze medewerkers – veel meer baat hebben bij dynamische bedrijfsregels,” vervolgt Marcel. “Dat kan door ERP-data en data uit andere bronnen te koppelen aan acties in het ERP-systeem. De uitkomst van een bedrijfsregel zit namelijk heel vaak in het dagelijks proces. Een medewerker krijgt bijvoorbeeld een pop-up met extra informatie waardoor betere beslissingen kunnen worden genomen. Een huurder krijgt dit soort meldingen in zijn klantportaal.” Op de vraag of we het hier niet gewoon over een ‘ordinaire’ workflow hebben waarmee ERP-systemen zijn uitgerust, zegt Marcel: “Nee, een workflow is vaak één-dimensionaal, niet zelf beïnvloedbaar en zonder dynamiek.” Durf data te gebruiken Waar veel corporaties vaak acties voor zich uitschuiven omdat ze eerst data op orde willen hebben, adviseert Marcel juist om te durven gebruiken wat je al hebt. “Als je ermee aan de slag gaat, wordt het vanzelf beter. Niet beginnen is de grootste hindernis. Data krijgt relevantie als je ermee bezig bent.” Pijlen richten Zelf bouwen Marcel en zijn team nu bedrijfsregelmodellen voor uiteenlopende processen. “De eerdergenoemde huur- aanpassing, maar bijvoorbeeld ook voor passend toewijzen en onderhoud. We combineren en verbinden in ons APK- vastgoedonderzoek data waarop morgen direct kan worden geacteerd. Als de bedrijfsregels zijn getoetst en goed werken, maken we ze inrichtbaar voor onze ERP-processen. Alles wat routinematig is, kan je allemaal veel sneller en slimmer door de computer laten doen. Hierdoor ontstaat tijd voor de uitzonderingen. We gebruiken data zo slim mogelijk, zodat we onze pijlen nog veel beter kunnen richten.” Data de baas Met bedrijfsregels worden medewerkers ontzorgd, zegt Marcel. “Je geeft medewerkers met bedrijfsregels het antwoord op vragen die ze hebben. Toch blijft de medewerker de data altijd de baas door het antwoord dat de bedrijfsregel biedt zonodig ter discussie te stellen.” Als voorbeeld noemt Marcel een woning die op basis van data als een vrije sector verhuur is gelabeld, maar waarover na een praktijktoets toch anders wordt besloten. “De computer zal nooit de corporatie runnen, Business rules: Business as usual, maar dan veel slimmer Woonstad Rotterdam wil een meer datagedreven corporatie worden. Onder meer door het slim toepassen van business rules, ofwel bedrijfsregels. Hoe zorg je voor de menselijke maat in een datagedreven organisatie? Welk verschil kunnen bedrijfsregels daarin maken? CorporatieGids Magazine in gesprek met Marcel Zondervan , manager Digitale Innovatie & Transformatie bij de grootste stadscorporatie van Rotterdam. Foto’s: CorporatieMedia