CorporatieGids Magazine

31 ONAFHANKELIJK MAGAZINE OVER BEDRIJFSVOERING, BOUW EN ONDERHOUD VOOR WONINGCORPORATIES NUMMER 3, 2017 30 WWW.CORPORATIEGIDS.NL Het lean maken van je processen betekent niet dat je harder moet werken, maar juist slimmer en gecontroleerder te werk gaat. Dat zegt Rob Steur , Manager Vastgoed bij Stichting Woningcorporaties Het Gooi en Omstreken. Een gesprek over het continu verbeteren van het onderhoudsproces. Rob Steur (Het Gooi en Omstreken): Slimmer werken met lean processen voor maximale efficiency O p het moment van dit interview is Rob net teruggekeerd van een studiereis. “Samen met enkele collega’s ben ik naar Keulen, Luik en Weert geweest en heb veel gezien en gehoord over verduurzaming in en buiten Nederland. Enorm interessant hoe bijvoorbeeld in Weert het water uit oude mijnschachten wordt gebruikt om gebouwen op te warmen. Ook merk je tijdens zo’n reis hoe goed de sociale huursector geregeld is in Nederland. Als je het vergelijkt met bijvoorbeeld België, waar keukens bestaan uit een aanrechtblok met twee kleine onderkastjes en de leidingen door de kamers lopen, lijken wij wel in een sociaal ‘walhalla’ te leven.” Juiste handen Toch lijkt het ‘walhalla’ ook ongewenste neveneffecten te hebben. Het krijgen van de juiste handen op de juiste plaats is volgens Rob de grootste uitdaging voor de Hilversumse corporatie. “Wij merken de laatste tijd dat de markt erg verandert. Vroeger stonden aannemers bij wijze van spreken rijendik voor onze deur, terwijl nu de tijdgeest draait en diezelfde aannemers bedanken voor het meedoen met aanbestedingen. Het vinden van voldoende en goede onderaannemers is lastig, wat het goed inrichten van de dienstverlening moeilijker maakt.” Droge processen Het Gooi en Omstreken is bezig met het verbeteren en lean maken van haar bedrijfsprocessen, waaronder het onderhouds- proces. Op de vraag hoe een goed ingericht en efficiënt onderhoudsproces eruit ziet, zegt Rob. “De kern is het proces zo ‘droog’ mogelijk inrichten, gericht op wat elke stap voor de klant en huurder betekent. Je schrikt je kapot als je ziet welke stappen corporaties nog in het onderhoudsproces meenemen. Er wordt enorm veel dubbel werk gedaan wat onnodig veel tijd en geld kost. Focus je daarom op een droog proces, waarbij andere stappen alleen worden toegevoegd als dat echt gevraagd wordt van de administratie of wetgeving.” Daarnaast kan het slimmer uitvoeren van dezelfde stappen grote voordelen opleveren. Rob geeft een voorbeeld: “Neem ons mutatieproces. Vroeger handelden wij pas op het moment dat de woning vrij kwam. Dit gebeurde vier weken na de opzegging, waardoor het lang duurde voordat het mutatieonderhoud in beweging kwam. Pas daarna werd het huis opnieuw aangeboden, wat in de praktijk een lange leegstand betekende. Nu voeren wij de opname direct na het opzeggen van de woning uit, op het moment dat de huurder daar nog woont. Ook wordt in de periode voor vertrek de advertentie van het huis al geplaatst en wordt het onder- houd voorbereid. Het gevolg: minder frictieleegstand, wat financieel voordeel oplevert en voor betere doorstroming zorgt. De aannemer geeft als hij klaar is bij wijze van spreken direct de sleutel door aan de nieuwe huurder.” Puntjes op de i Het lean maken van de processen bij Het Gooi en Omstreken gold niet alleen voor onderhoud, maar voor de hele organisatie. “Een van de redenen om hiermee aan de slag te gaan was ‘meer willen doen met minder’ en onze bedrijfslasten verlagen,” legt Rob uit. “Wij hebben daarom onze processen kritisch bekeken en nagedacht over waar winst te halen is. Daardoor beseften wij dat bepaalde onderdelen van de processen niet langer nodig waren, wat ook leidde tot een reorganisatie.” Bij het continu verbeteren van de processen heeft de corporatie, samen met de betrokken aannemers, de hulp ingeschakeld van adviesbureau AvW2. “Wij dachten vooral op het gebied van service- en mutatieonderhoud nog een slag te kunnen slaan, en een frisse blik op onze organisatie helpt daarbij. AvW2 ondersteunt ons door transparant te maken wat wij al wel goed doen en wat nog niet. Iets wat wij bijvoorbeeld deden was direct, op een zo’n kort mogelijke termijn, een afspraak inplannen van een onderhoudsverzoek. Het gevolg was dat de vakman - zeker vanwege het uitgestrekte gebied waarin wij opereren - teveel in de auto zat. Nu plannen we later in de tijd en op basis van locatie. Hierdoor zijn we beter in staat onderhoudsverzoeken te bundelen. Door met AvW2 op zo’n manier de ‘puntjes op de i’ te zetten, kunnen wij nog veel aan efficiency winnen.” Verantwoordelijkheid laag neerleggen Een van de onderdelen van lean werken is het betrekken van mensen van de werkvloer. Rob: “Zij hebben immers de expertise om processen zo goed mogelijk in te richten. Als manager heb ik nu eigenlijk alleen maar de taak om ‘ja of nee’ te zeggen. Te faciliteren dus. Door de medewerkers Rob Steur Fotografie: Bettina Traas