Bij de implementatie van of upgrade naar een nieuw systeem ligt de aandacht van woningcorporaties vaak bij een strak projectplan. Is de scope duidelijk? Hebben we alle koppelingen in beeld? Lopen de processen straks soepel? Hoe nemen we collega’s goed mee? Terechte vragen. Maar opvallend vaak wordt een cruciale vraag vergeten: hoe zorgen we dat onze dataconversie goed verloopt? Want hoe bepaal je welke gegevens mee moeten? Hoe voeren we de conversie uit en — minstens zo belangrijk — hoe controleren we of alles klopt? Wie is verantwoordelijk? En wat verwacht de accountant van ons? Zonder grip op je conversie is elk systeem slechts een lege huls. Daarom begint een succesvolle implementatie met een doordachte conversiestrategie.
Een onzichtbare motor met grote impact
Dataconversie wordt vaak gezien als een technisch traject van I&A of Control. Logisch, daar zit meestal de kennis. Maar onderschat de impact op de rest van de organisatie niet. Ontbrekende of foutieve data kunnen primaire processen flink verstoren; van huurincasso tot reparatieverzoeken.
Elke leverancier heeft zijn eigen aanpak. Sommige kiezen voor een minimale conversie: alleen essentiële data, met beperkte historie. “Schoon beginnen”, is het idee. Andere leveranciers nemen vrijwel alles mee. Wat je nodig hebt, hangt af van je ambities en voorzieningen. Ben je datagedreven, dan wil je historie kunnen analyseren. Werk je met een Data lake of Datawarehouse, dan kun je veel gegevens buiten je nieuwe systeem bewaren en toch terugkijken. De keuzes hierin verdienen bewuste afweging.
Tegelijk zien we dat corporaties de scope van de conversie vaak niet scherp hebben. Er worden aannames gedaan (“dat zit er toch gewoon in?”), verwachtingen lopen uiteen en verantwoordelijkheden blijven vaag. Het gevolg: teleurstelling, herstelwerk en onnodige risico’s. Een eerste conversie vindt daarom idealiter vóór de eerste testfase plaats. Testen met eigen data helpt gebruikers om het systeem sneller te doorgronden, de scope van de conversie helder te krijgen en dat verhoogt de acceptatie.
Daarbij worstelen veel corporaties met het controleren van de conversie. Wat controleren we? Wie doet het? Kunnen we vertrouwen op de controles van de leverancier? Dit wordt extra belangrijk wanneer de accountant betrokken wordt. Of er nu sprake van een technische migratie naar een nieuw platform of we praten over conversie (waarin data worden getransformeerd, ingelezen en opnieuw gevalideerd), in beide gevallen kijkt de accountant kritisch mee. En terecht: het raakt de betrouwbaarheid van je administratieve verantwoording.
Van een technisch traject naar een gedragen proces
Een succesvolle conversie vraagt om regie vanaf de start. Begin al tijdens het selectietraject met het bespreekbaar maken van conversieaanpak en -verantwoordelijkheden. Betrek leveranciers tijdig: hoe leveren en verwerken zij de gegevens, en wat ligt bij jou? Breng in kaart wat wel en niet wordt geconverteerd. En bepaal welke gegevens je na livegang nog handmatig opvoert én hoe je daar grip op houdt. Werk je met het vierogenprincipe? Leg deze keuzes vast in een draaiboek.
Werk een concreet controleplan uit: welke tellingen voer je uit, welke aansluitingen maakt je en wat ga je controleren op basis van deelwaarnemingen? Wie controleert wat en wanneer? Hoeveel conversierondes zijn er gepland en wat zijn je risico’s? Denk ook aan achterblijvende data: wat wil je bewaren, hoe stel je dit beschikbaar, en hoe houd je je aan de bewaartermijnen?
En: betrek je accountant op tijd. Laat de plannen reviewen en laat ze mogelijk een complete conversieronde toetsen. Zo voorkom je dat er na livegang nog fundamentele vragen op tafel komen.
Hulp nodig?
Hersense heeft ruime ervaring met het uitvoeren en begeleiden van dataconversietrajecten. Onze aanpak is gestoeld op praktijkkennis en aangevuld met een controleframework dat voldoet aan de eisen van accountants. We ondersteunen corporaties bij het opstellen van een concreet conversieplan, voeren conversies uit en begeleiden de controlewerkzaamheden. Daarbij zorgen we dat het controlewerk herleidbaar is vastgelegd.
Is er beperkt capaciteit beschikbaar binnen uw organisatie? We helpen u graag met het uitvoeren van aansluitingen en controles om de volledigheid en juistheid van de geconverteerde data aan te tonen. Zo borgen we samen een zorgvuldig, transparant en effectief conversieproces. Of u nu aan het begin staat van een selectieproces of al midden in de implementatie zit: Hersense helpt u graag grip te krijgen én te houden op uw dataconversie.
Bron: Hersense, Foto: Hersense
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Juni 2025 Inhoud Gerrolt Ooijman (Wonion): Duurzaamheid als fundament van de organisatie Camiel Schuurmans (NabijWonen): Ouderwets…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
