• Home
• Nieuws

Zes Zuidoost-Brabantse woningcorporaties werken samen in ICT-platform

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 29 September 2016

Op 12 april 2016 ondertekenden zes Zuidoost-Brabantse woningcorporaties een unieke ICT-samenwerkingsovereenkomst. Belangrijkste wapenfeit: de gezamenlijke inkoop van één ERP-systeem. Levert de samenwerking meer op dan alleen schaalvoordeel? CorporatieGids Magazine legde deze en andere vragen voor aan Hans van Stipdonk, manager Bedrijfsvoering bij woCom en Maarten Meulepas, manager Bedrijfsvoering en Vastgoedbeheer bij Woningbelang.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2016

Begin 2014 vernamen de zes Brabantse corporaties Bergopwaarts, Woningbelang, Woningstichting de Zaligheden, woCom, Huis & Erf en Goed Wonen dat het informatiesysteem van hun leverancier vanaf 2019 niet langer zou worden ondersteund. “Het initiatief van Huis en Erf om naar aanleiding hiervan de gezamenlijke behoefte naar samenwerking op ICT-gebied te onderzoeken, werd door de ICT-verantwoordelijken van de zes corporaties positief beantwoord,” zegt Hans. Dat gold ook voor de bestuurders, die een ICT-werkgroep opdracht gaf om de scope van de samenwerking te duiden.

ICT-platform
Het ICT-platform is in het bestuurlijk overleg van september 2014 geformaliseerd, zegt Hans. “We hebben afgesproken dat één bestuurder de coördinatie en verbinding tussen de werkgroep en het bestuur zou verzorgen. Besluitvorming vond alleen in gezamenlijkheid van alle bestuurders plaats. Binnen de ICT-werkgroep werd één lid tot voorzitter benoemd. Hiermee ontstond een overlegstructuur waarmee randvoorwaardelijk de belangen van alle partijen behartigd werden,” legt hij uit.

Maarten vult aan: “Voor het slagen van een dergelijke samenwerking is het belangrijk dat de deelnemers open staan en begrip tonen voor elkaars argumenten. Op sommige momenten betekent dat ook concessies doen en het belang van de eigen corporatie ondergeschikt maken aan het collectieve belang van het kiezen van eenzelfde ICT-systeem.”

Meer van hetzelfde
Dat de corporaties allemaal al gebruikmaakten van hetzelfde basisinformatiesysteem van dezelfde leverancier droeg bij aan het collectieve belang van samen selecteren. “We gebruikten bijvoorbeeld ook allemaal dezelfde koppelingen,” licht Hans toe. “Ook het functioneel beheer is bij alle corporaties intern belegd.’’

Verschillen
Natuurlijk waren er ook verschillen. Maarten: “Als het gaat over de ICT-infrastructuur zijn die aanzienlijk. Voor de keuze van een geschikt basisinformatiesysteem vormde dat echter geen enkele belemmering.” Hans vult aan: “Afhankelijk van de eigen visie is het technisch beheer bij sommige corporaties volledig uitbesteed, bij anderen weer volledig intern belegd. Ook zijn sommige corporaties al verder met het gebruik van een huurdersportaal of ondersteunende apps. Wat verder opviel is dat de kosten in termen van ‘total cost of ownerschip’ onderling aanzienlijk afweken. Dit was in belangrijke mate te verklaren vanuit de schaalgrootte van de corporatie en vanuit de in het verleden gemaakte prijsafspraken.”

Gemak
De keuze voor een nieuw ICT-systeem zorgde in het verleden binnen één corporatie vaak al tot grote verdeeldheid. Hoe verklaren Hans en Maarten ‘het gemak’ waarmee zes verschillende corporaties elkaar op dit terrein weten te vinden? “We hebben allemaal dezelfde belangen, namelijk het delen van kennis, het sterker worden van elkaar en het verlagen van de kosten. De realisatie van een inkoopvoordeel is absoluut een heel belangrijk item,” verklaart Hans. 

“Als het gaat om de gewenste functionaliteit zijn er nauwelijks verschillen tussen de corporaties,” stelt Maarten vast. “We kiezen allemaal voor de ‘best practice’ implementatie. Onze procesinrichting en organisatie moet ‘lean and mean’ zijn. Maatwerk zien we niet zitten, maar binnen de randvoorwaarden van de best practice implementatie is voldoende ruimte voor een individuele inrichting per corporatie.”

Koppeltjes
“Uiteindelijk zijn er op grond van gezamenlijke overeenkomsten qua processen en geografische overwegingen voor wat betreft de implementatiefase ‘koppeltjes’ ontstaan’’, licht Hans toe. “Vier corporaties gaan in koppeltjes van twee implementeren en twee corporaties hebben gekozen voor een eigen implementatie.”

Brug te ver
Met het nieuwe systeem – er werd uiteindelijk gekozen voor ViewPoint van Itris – beschikt iedere corporatie straks over één eigen database, waardoor koppelingen met andere systemen makkelijker gerealiseerd kunnen worden. Het gezamenlijk inrichten van één systeem met één database voor zes corporaties is nooit overwogen, zegt Hans: “In de
beginfase van het ICT-platform is wel de mogelijke oprichting van een IT shared service centre als optie overwogen als meest vergaande vorm van samenwerking. Dit impliceert echter een zeer vergaande vorm van integratie. De conclusie van de corporaties was dat een shared service center gezien de onderlinge verschillen nog een brug te ver is. De focus in de samenwerking is primair gericht op het delen van kennis, het sterker worden van elkaar en het verlagen van de kosten.”

Behoorlijke stap
“Het samen aanschaffen en implementeren van hetzelfde basisinformatiesysteem is al een behoorlijke stap’’, zegt Maarten. “Hiermee wordt een goed fundament gelegd voor de eventuele verdere samenwerking op ICT-vlak. Het gezamenlijk inrichten van alle back-office activiteiten is geen doel op zich. Wel zullen we telkens, als het bundelen van krachten grote synergievoordelen oplevert, de samenwerking opzoeken.”

Wiel uitvinden
“Het ICT platform blijft ook na de implementaties operationeel,” zegt Hans. “De focus van het platform ligt dan op het uitwisselen van ervaringen en vraagstukken op functioneel gebied. Van elkaar blijven leren en niet meer zes keer het wiel zelf uitvinden. We maken immers allemaal gebruik van hetzelfde product. Ook de aansturing richting de leverancier kan in geval van samenwerking veel gerichter plaatsvinden.”

Succesfactor
Hij vervolgt: “Nadelen van onze samenwerking kan ik niet bedenken. Een belangrijke succesfactor voor het welslagen van een dergelijke samenwerking is wel dat iedereen open blijft staan voor elkaars standpunten. Soms betekent dat concessies doen, maar dat hoort erbij. We zijn immers niet elkaars concurrenten.”

Toekomst
Op de vraag of de samenwerking naar meer smaakt, zegt Hans: “We sluiten verdere vormen van samenwerking in de toekomst – bijvoorbeeld op het vlak van de onderlinge uitwisseling van de controlfunctie, P&O-ondersteuning en applicatiebeheer – niet uit. De ervaringen op grond van hetICT-platform smaken zeker naar meer.” 

Maarten vult aan: “Door deze samenwerking hebben de verantwoordelijken voor bedrijfsvoering en ICT van de corporaties elkaar echt leren kennen. De drempel om in de toekomst zaken samen op te pakken is hierdoor een stuk lager. Er zijn zelfs meer corporaties die willen aansluiten bij deze samenwerking.”

Bron: CorporatieGids Magazine