• Home
• Nieuws

Zeg vaarwel tegen deze 4 gewoonten op het werk

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 2 May 2019

Het zijn de dingen die we op de automatische piloot doen, gewoonten. Ze zijn misschien wel de grootste vijand van veranderingen, waar we in onze vorige blog over schreven. Daarom dit keer eens aandacht voor een aantal gewoonten die zo normaal lijken, maar het helemaal niet zijn. In de meeste gevallen zijn gewoonten zelfs schadelijk.

Gewoonte 1: “Even een bestandje opslaan”
Een belangrijk voordeel van werken in de Cloud is dat documenten in een veilige centrale omgeving zijn opgeslagen. Maar gebeurt dat ook altijd in die omgeving? Waarschijnlijk niet, omdat collega’s van de F:schijf gebruikmaken en even snel een bestand op een USB-stick opslaan. Met mogelijk twee schadelijke gevolgen. Allereerst is er per ongeluk een virus op het netwerk terechtgekomen, omdat de USB-stick geïnfecteerd bleek te zijn. Ten tweede raakt deze USB-stick kwijt. Zeer vertrouwelijke gegevens komen op straat te liggen. “Verdorie, waar had ik ‘m nu toch neergelegd?” Gelukkig is er sinds de komst van de AVG-wetgeving meer aandacht gekomen voor losse, onveilige datadragers.

Gewoonte 2: “Het doornemen van de notulen van de vorige vergadering”
Nederlanders zitten graag met elkaar om de tafel om te vergaderen over allerlei belangrijke zaken. Niet voor niets worden we ook een land van ‘polderen’ genoemd. Op zich niets mis mee. Toch wordt vaak heel wat vergadertijd verspilt omdat er gesproken wordt over agendapunten of behaalde resultaten die allang zijn afgehandeld. Met als belangrijkste reden dat een collega niet op de hoogte was van de laatste stand van zaken. Leer deze gewoonte snel af, bijvoorbeeld door alleen te vergaderen als er een goede agenda is. Of zorg ervoor dat iedere betrokken medewerker altijd op de hoogte is van de laatste stand van zaken. Microsoft Teams is daar een prima oplossing voor.

Gewoonte 3: “Digitaal hamsteren”
Nee, dit hamsteren heeft niets te maken met een bekende grootgrutter, wel met de gewoonte dat er veel medewerkers zijn die houden van ‘bewaren’. In het verleden, toen nagenoeg alle communicatie op papier was, moest er wel opgeruimd worden. Anders werden archieven te vol of werd het één grote bende op het bureau. Maar nu lijkt het minder op te vallen als er niet opgeruimd wordt. Dat klopt ook, je ziet de digitale rommel minder. Maar de last die medewerkers erdoor ervaren wordt er niet kleiner op. Veel onnodige ballast betekent langer te moeten zoeken naar het juiste. Periodiek opruimen dus en vooral kwalificeren wat bewaard moet worden. Is het niet belangrijk? Delete het. Het scheelt een hoop ergernis, maar het zorgt er vooral voordat er een halt wordt toegeroepen aan de oplopende dataopslagkosten.

Gewoonte 4: “De vraag per e-mail, want dan ben ik er vanaf”
Mogelijk herken je hierin de collega die er voor zorgt dat je e-mail inbox nooit leeg is. Alweer een vraag! Erger nog, een paar dagen later krijg je de vraag waar het antwoord blijft. Bij deze e-mail gewoonte lijkt het vaak te gaan om het over de schutting gooien van een probleem. Beter is om gewoon even te bellen, een kop koffie met elkaar te drinken of een live chat te starten. Wat het oplevert? Een beter contact met je collega, directe uitwisseling van kennis, legere e-mail inboxen en vooral onnodige vraag en antwoordspelletjes. Want hoe vaak blijkt een vergeten antwoord op een e-mail al opgelost te zijn?

Bron: The Sourcing Company | Foto: The Sourcing Company