• Home
• Nieuws

Zeeuwland over papierloos vergaderen

Wat is jouw rol binnen zeeuwland?

“Ik ben ICT-manager. Ik houd mij onder andere bezig met het ICT beleid voor de komende jaren. Daarbij kun je onder andere denken aan vragen als ‘waar wil Zeeuwland over 5 jaar staan?’. Eén van de antwoorden op deze vraag is dat wij over 5 jaar ‘device- en locatieonafhankelijk werken’. Wij willen ons focussen op onze primaire taak als corporatie. ICT is daarin wel ondersteunend. Uiteindelijk moet de ICT als een soort NUTS-voorziening “uit het stopcontact” komen. Op de ICT helpdesk wordt 7,5 uur per week ondersteuning geboden maar er is bij Zeeuwland géén ICT-afdeling. Dit is het gevolg van het outsourcen van de ICT. Eén van de oplossingen die in ‘de cloud’ staat, is papierloos vergaderen.”

Wat was de aanleiding om papierloos te vergaderen?

“Zeeuwland werkt toe naar een papierloos kantoor door in 2015 50% minder papier te gebruiken dan nu het geval is. Dit komt voort uit het ondernemingsplan en heeft als doel om, naast kostenreductie, te communiceren op een wijze die verbindingen stimuleert en klantgericht is. De bedoeling daarbij is dat we zo veel als mogelijk digitaal gaan werken. Niet alleen intern, maar ook richting de klant.”

Hoe is jullie besluit tot stand gekomen om een vergader-app te gaan gebruiken?
“Tijdens de HC&H training ‘Ik heb een iPad, wat nu?’ heeft docent Wim van de Water ons geleerd hoe effectief en efficiënt met de iPad om te gaan. Daarbij is een aantal opties toegelicht om papierloos te vergaderen. Dat is voor ons het startpunt geweest voor verdere verdieping in het papierloos vergaderen. Wij hebben vervolgens een aantal apps bekeken en vergeleken. Samen met een secretaresse is een klein selectietraject doorlopen. Ik kan misschien verstand hebben van de techniek, de gebruiker gaat er uiteindelijk mee aan de slag. Een voor ons belangrijke vraag in het selectietraject was: ‘waar is de oplossing voor papierloos vergaderen gemeengoed?’. Zo kwamen wij al snel uit bij de App genaamd iBabs van leverancier MSI Communication. Een zeer gebruiksvriendelijke App die veel wordt toegepast binnen waterschappen, gemeenten en ministeries (bijvoorbeeld Ministerie van Justitie en Veiligheid).“

Wie zijn de gebruikers?
“In eerste instantie zijn dat de mensen van het Management Team, de Raad van Commissarissen, de afdelings managers en een aantal secretaresses.”

Wat zijn jullie ervaringen tot nu toe?
“Het zal misschien klinken als een verkooppraatje, maar de ervaringen zijn zeer positief. Iedereen kan met iBabs werken. Het werkt erg intuïtief. Een voordeel is dat de voorbereidingstijd voor het produceren van de stukken ten behoeve van de vergaderingen voor onze secretaresses is gehalveerd. Nog een groot voordeel is dat iedereen tijdens de vergadering altijd in het bezit is van alle en de meest actuele stukken. Tijdens de vergadering heeft iedereen zijn iPad bij zich en is het de afspraak om geen papier meer mee te nemen. De notulen worden gemaakt op een laptop dus ook dat gaat papierloos. Dat wij met iBabs werken, is ook direct merkbaar in het papierverbruik. Dus niet alleen in tijd, maar ook in kosten hebben wij direct besparingen kunnen realiseren.”

Hoe gaan jullie om met (grote) bouwtekeningen of excel documenten?
“Ook deze documenten kunnen geraadpleegd worden in iBabs. Het stelt wel eisen aan je bronmateriaal. Net als op papier is het verstandig dat cijfers op een Excel werkblad, ter grootte van een A4-tje, worden gepresenteerd. Grote bouwtekeningen kunnen vaak nog het beste gepresenteerd worden met behulp van een beamer.”

Welke verbeterpunten zien jullie nog?
“Voorlopig ziet de leverancier de verbeterpunten eerder dan wij en worden we keer op keer getrakteerd op interessante updates.” Hebben jullie een integratie met een document management systeem? “Die mogelijkheden zijn er wel, maar wij hebben hier niet voor gekozen. De documenten worden wel bij de leverancier opgeslagen. Ik denk dat ze hier veiliger staan dan lokaal. Niet voor niks dus dat ook het Ministerie van Justitie en Veiligheid er mee werkt.”

Heb je verder nog tips voor andere corporaties?
“Ga het gewoon doen, ga er mee aan de slag! De tool ondersteunt fantastisch, is zeer gebruikersvriendelijk en kent een transparante kostenstructuur.”

Bron: HC&H Consultants