Zayaz uit 's-Hertogenbosch is met de hele organisatie aan de slag gegaan met E-Content, de Enterprise Content Management-oplossing van Van Dinther. Het E-Content-project maakt onderdeel uit van het transitieprogramma "Basis op Orde" bij Zayaz.
Voor de selectie van een nieuwe DMS/ECM-oplossing zijn de Futura corporaties gezamenlijk een selectietraject gestart. Gerard Groot (projectleider van het selectietraject) vat, namens de vier corporaties, de uitslag als volgt samen: "De werkgroep van elke corporatie heeft zelfstandig een keuze gemaakt. Opvallend was dat alle vier de werkgroepen, na een uitgebreid selectietraject, een keuze maakten voor de ECM-oplossing van Van Dinther. Vervolgens heeft Van Dinther met "E-Content" een test goed doorlopen."
ECM: veel meer dan een digitaal archief
E-Content vervangt bij Zayaz het oude digitale archiefsysteem eWorX. Huidige functionaliteit is met E-Content vervangen, maar E-Content biedt meer. Zo wordt de oplossing ingezet als een dynamische werkomgeving. Gebruikers kunnen (zelfs tegelijkertijd) samenwerken aan documenten. E-Content ondersteunt de volledige documentlevenscyclus. Documenten worden bij creatie al opgeslagen in E-Content en kunnen van hieruit bewerkt worden totdat deze de status ‘definitief’ verkrijgen en de documenten worden bevroren als archiefstuk.
Decentraal opslaan en archiveren
Voorheen werden documenten gescand en vervolgens in het digitale archief opgeslagen door een centrale post- en archiefafdeling van Zayaz. De gebruikersvriendelijkheid van E-Content stelt alle gebruikers in staat om zelf verantwoordelijkheid te nemen in het opslaan van documenten. Het digitaliseren van centrale fysieke post is daarbij uitbesteed. Om deze verandering in goede banen te leiden is tijdens het project met de projectgroep een inrichting opgesteld waarbinnen gebruikers alle verschillende documenttypes kunnen opslaan in een logische en herkenbare structuur. Het opslaan van documenten kan hierdoor decentraal plaatsvinden.
Eenvoudig terugvinden van informatie
Gebruikers hebben met E-Content de mogelijkheid om zelf hun informatie op te slaan en ook om dit zelf weer terug te kunnen vinden. Het terugvinden van documenten is gebruiksvriendelijk, waardoor gebruikers zelf het initiatief nemen om vanaf hun eigen werkplek informatie te raadplegen. Gebruikers zijn hierdoor niet meer afhankelijk van collega’s om de informatie boven water te halen die zij nodig hebben. Gebruiksvriendelijke ondersteuning van de zoekfunctie in E-Content is hierbij essentieel. De zoekfunctie is snel, eenvoudig en doeltreffend in het tonen van resultaten. Gebruikers kunnen het hele systeem doorzoeken. Zoeken gaat op basis van kenmerken, maar ook op basis van de inhoud van de tekst van documenten. Komt een bepaalde zoekterm niet voor in de kenmerken van een document, maar wel in de tekst, dan wordt dit document toch aan de gebruiker aangeboden. De zoekfunctie is voor alle gebruikers naar eigen voorkeur in te regelen. Dit betekent dat gebruikers zelf kunnen bepalen hoe resultaten getoond worden. De voorkeuren worden per gebruiker als een persoonlijke instelling bewaard. Zo creëren medewerkers voor zichzelf de ideale presentatie van informatie.
Handigheidjes in E-Content
E-Content maakt het gebruikers bij Zayaz dus gemakkelijker om zelf documenten op te slaan en terug te vinden en om efficiënt te werken. Het systeem kent veel handigheidjes die de gebruiker hierin ondersteunen. Hierbij is onder andere te denken aan:
Geavanceerde koppelingen
Zayaz maakt gebruik van het primaire bedrijfsinformatiesysteem Empire van cegeka-dsa. Brongegevens worden in dit systeem opgeslagen en ook worden documenten vanuit dit systeem gecreëerd. Dankzij geavanceerde koppelingen blijven informatiesystemen automatisch actueel, wordt dubbele invoer van gegevens voorkomen en worden gebruikers beter ondersteund. Tijdens het project zijn de volgende koppelingen gerealiseerd:
Indexeerkoppeling
Brongegevens (zoals huurcontracten, huurders, eenheden, relaties, etc.) in Empire worden door middel van een koppeling automatisch gesynchroniseerd naar E-Content. Gebruikers kunnen de brongegevens vervolgens benutten bij het opslaan van documenten en bij het raadplegen hiervan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan brief huuropzegging die gekoppeld wordt aan het bijbehorende huurcontract, de huurder en de eenheid. Door te zoeken op bijvoorbeeld de woning, kan de eenheidkaart worden geopend en kunnen de documenten weer teruggevonden worden.
Hotkeys
Vanuit het primaire systeem Empire is het mogelijk om informatie uit E-Content te raadplegen. Dit gebeurt met behulp van de hotkey-koppeling. Vanuit een entiteit, bijvoorbeeld een huurder of eenheid in Empire, kunnen gebruikers doorklikken naar E-Content, waar zij direct alle documenten van de betreffende entiteit getoond krijgen.
Documentspooling
Vanuit Empire worden brieven naar huurders en relaties gegenereerd. De brieven worden dankzij de spooling-koppeling volledig automatisch direct op de juiste plek in E-Content opgeslagen en worden daarbij voorzien van de benodigde kenmerken.
Koppeling Klant-volg-systeem Iris
Naast de koppelingen met het primaire systeem zijn ook koppelingen gerealiseerd met het Klant-volg-systeem Iris. Deze koppeling zorgt dat vanuit de klantkaart in Iris gebruikers direct inzage hebben in de bijbehorende documenten in E-Content.
Het vervolg
Zayaz start binnenkort met fase 2 van E-Content. Tijdens deze fase zal de focus voornamelijk liggen op het automatiseren van processen met behulp van werkstromen en het verder inrichten Record Management. Ook de optimalisatie van documentcreatie maakt onderdeel uit van fase 2. De aanvullende sjabloonmodule van E-Content zal hier een belangrijke rol in gaan spelen.
Bron: Van Dinther
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Van Dinther in de CorporatieGids 2016 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
