• Home
• Nieuws

Ymere: Vastgoedbeheer met oog voor emotie en verbinding

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 8 December 2014

De Alliantie is een woningcorporatie met bijna 60.000 woningen in de noordvleugel van de randstad. Het verhuurmutatieproces vormt het hart van de organisatie.

Samen met Andersom wordt een optimale inrichting van het mutatieproces ontwikkeld, passend bij de ontwikkeling van de organisatie, haar ambities, de medewerkers én passend bij de aanstaande introductie van een nieuw primair systeem dat onder meer het verhuurmutatieproces zal ondersteunen.

Bron: Andersom

‘’Vastgoedbeheer is een domein waar ratio en emotie samenkomen’’. Dat zegt Jan Jaap Vogel van Strategisch Vastgoedbeheer Ymere. Aan CorporatieGids Magazine legt hij uit hoe Ymere dat proces vormgeeft. Een gesprek over de shift van traditie naar toegevoegde waarde, van push naar pull en van ego naar eco.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie november 2014

Voor zijn komst naar Ymere in 2008 woonde en werkteGroninger Jan Jaap Vogel op verschillende plekken in de wereld, met name in India. Hij werkte er onder andere voor een Amerikaans softwarebedrijf. Inmiddels woont Jan Jaap met vrouw en drie kinderen alweer twee jaar in Groningen. ‘’De terugkeer naar Groningen was destijds een afweging tussen ratio en emotie, die gek genoeg overeenkomsten vertoont bij de wijze waarop we bij Ymere bezig zijn met vastgoedsturing’’, zegt Jan Jaap, die zowel een bouwkundige als bedrijfskundige achtergrond heeft. ’’Ook vastgoedbeheer bekijk je niet louter rationeel en technisch, maar steeds meer met emotie en oog voor verbinding’’.

Tevredenheid bewoners
Jan Jaap vervolgt: ‘’We zijn als Ymere momenteel heel erg aan het ontdekken hoe asset management en property management goed met elkaar samengaan. Waar mijn afdeling property management gegevens verzamelt van de staat van het vastgoed en de tevredenheid van bewoners, is de afdeling asset management vooral bezig met waardebepaling. Die werelden worden steeds meer met elkaar verbonden’’.

KPI’s
Jan Jaap licht toe hoe de werelden samensmelten. ‘’In de integrale programmering zoeken we al wel veel meer de balans tussen emotie en ratio. Daar kijken we niet alleen naar de KPI’s op complexniveau, maar hebben we ook gesprekken met wijkteams uit de buurt en krijgen we input van de bewonersorganisatie en lokale politiek. Het is de combi van twee factoren, een mix van hard en zacht’’.

Risicosturing
‘’De stem van de klant vind je bij ons terug in de prioritering van KPI’s’’, legt Jan Jaap uit. ‘’We hebben bijvoorbeeld KPI’s voor duurzaamheid, casco, installaties, veiligheid en interieur. Dat zetten we af op een assenstelsel. De X-as is dan wat de klant belangrijk vindt en de Y-as is risicosturing. Toen ik hier kwam werken deden we cyclisch vastgoedbeheer zonder risicosturing, waarbij instandhouden van het vastgoed de hoogste prioriteit had. Nu we meer aan risicosturing doen en het belang van de klant zwaarder laten meewegen, zie je dat bijvoorbeeld terug in onze investeringen op het gebied van veiligheid. Denk hierbij aan het vervangen van open gastoestellen of het verwijderen van asbest. De klant vindt veiligheid uiteraard erg belangrijk’’.

App Store
Hij vervolgt: ‘’Daarnaast werken we aan de ontwikkeling van nieuwe woningverbeterprogramma’s, die we samen met comakers samenstellen. Leveranciers kunnen hun producten dan aanbieden aan bewoners via een soort App Store. Bewoners kunnen de producten bekijken, ervaringen van andere kopers lezen en tot koop overgaan. Je brengt daarmee vraag en aanbod heel dicht bij elkaar’’.

Shifts
‘’Om door middel van strategisch vastgoedbeheer klaar te zijn voor de toekomst, hebben we drie shifts geformuleerd’’, vervolgt Jan Jaap. ‘’De eerste shift is van traditie naar toegevoegde waarde. Dit betekent dat we niet alles zelf hoeven te doen maar ons focussen op waar we echt goed in zijn. We nemen afstand van de oude opdrachtgeveropdrachtnemer rol.

De tweede shift is dat we van push naar pull gaan in vastgoedbeheer. Dat is vraagsturing door aan de individuele vraag te voldoen. Dat bereik je door vraag en aanbod via een platform bij elkaar te brengen. Een huurder moet eenvoudig een partner van Ymere - bijvoorbeeld een schilder - kunnen regelen. Daarnaast betekent dit het verleggen van verantwoordelijkheden, zo dicht mogelijk bij de klant.

De derde shift is van ego naar eco, waarmee we vorm en invulling geven aan een nieuw verdienmodel. Op de conventionele manier van zakendoen krijgen leveranciers vaak betaald via cost plus pricing. In het nieuwe model gaan we toe naar winst over kwaliteit. Daarmee halen we de incentive voor hoge kosten eruit en voegen we die voor een betere kwaliteit toe’’.

Informatiemanagement
In alledrie de shifts wordt de rol van informatiemanagement steeds belangrijker, zegt Jan Jaap. ‘’Dat betekent niet dat je databeheer per se zelf in huis hoeft te hebben. Dat kan ook door comakers worden beheerd’’. Als voorbeeld noemt Jan Jaap de manier waarop dakbeheer is georganiseerd. ‘’Voor het beheer van onze daken hebben wij samen met drie marktpartijen het Dakteam opgericht. Eén van de partijen is Consolidated, die een speciaal softwaresysteem voor dakmanagement heeft ontwikkeld, genaamd Dakota. Alle leden van het Dakteam kunnen via een interface met het softwaresysteem werken. Het voordeel is dat door meerdere partijen gebruik wordt gemaakt van één unieke databron, waarvan Ymere overigens wel juridisch eigenaar blijft’’.

Bloedgroep
‘’Bij het selecteren van de partners voor het dakteam hebben we niet gefocust op prijs’’, legt Jan Jaap uit. ‘’Het ging ons om de juiste bloedgroep, de juiste visie op de toekomst. Als Dakteam hebben we een gedeelde visie. Dat doelstellingen per partner kunnen verschillen is logisch. Maar het is wel belangrijk dat comakers van een woningcorporatie inzien dat onze doelstellingen een maatschappelijke opgave betreft. Het kan zijn dat keuzes voor de lange termijn voor één van de partijen op korte termijn niets oplevert. Als je als team echter dezelfde doelstelling hebt, kom je daar goed uit. Het gaat om de onderlinge verbinding. Iedereen ziet de toegevoegde waarde’’.

Kwaliteit
‘’We hebben bij de keuze van de Dakteampartners geen enkele discussie gehad over de prijs’’, licht Jan Jaap toe. ‘’De discussie ging vooral over waar welke kwaliteit moest worden geleverd. Dat vraagt om een open samenwerking, waarbij je goed naar elkaar luistert. Dat werkt alleen wanneer je geen kennis tegenover kennis zet. Wij gaan dus bijvoorbeeld niet zelf ook nog een database beheren. Alle partners maken gebruik van het Dakota-systeem en vertrouwen erop dat deze door Consolidated goed wordt beheerd’’.

Starheid
Over het verschil met ‘vroeger’ zegt Jan Jaap: ‘’We hadden dakbeheer voorheen heel traditioneel en cyclisch ingericht en deden onderhoud en vervanging volgens de mjob. Vervangen deden we na 20 jaar en in de jaren daarvoor pleegden we onderhoud, zelfs tot in het 18e of 19e jaar aan toe. Nu kijken we veel meer naar het zo effectief mogelijk inzetten van ons geld. Kan best zijn dat ergens de dakbedekking zo slecht is dat je dit al na 15 jaar vervangt, terwijl dakbedekking van 20 jaar nog prima een paar jaar meekan. De starheid is uit het systeem en is nu op basis van behoefte en toegevoegde waarde ingericht’’.

BIM
‘’Deze werkwijze - het delen van informatie en op basis van vertrouwen samenwerken - gaan we vaker toepassen’’, zegt Jan Jaap. ‘’We willen bijvoorbeeld op korte termijn met comakers een Bouw Informatie Model (BIM) inrichten. Je werkt dan ook met één databron en gebruikt coderingen die algemeen geaccepteerd zijn. Nu hebben we zelf bijvoorbeeld nog alle m2 gevels en de conditie ervan in ons systeem staan. We gaan ernaartoe dat dit soort informatie straks allemaal direct met comakers gedeeld wordt. Het geeft de samenwerking een extra dimensie, want een comaker heeft ook belang bij juiste data. Delen is dan ook een belangrijk thema in de samenwerking. Niet alleen het delen van data maar ook het delen van verantwoordelijkheid, risico’s en successen’’.

Datamanagement
Ook het ontwikkelen van klantvraagsturing in de vorm van een App Store is volgens Jan Jaap niets anders dan goed datamanagement. ‘’Je logt als klant in, vult je postcode in, kijkt wat er op jouw adres mogelijk is en je koopt comfortproducten. Het stelt eisen aan goede dataregistratie en kwaliteit van data om goed en snel op de klantwens in te kunnen springen. Het beschikbaar hebben van de juiste data aan de voorkant van je bedrijfsprocessen - via een app of klantportaal - én een goede supply chain wordt ook voor ‘gewone bedrijven’ als woningcorporaties steeds belangrijker’’.

Tips
Op de vraag welke tips Jan Jaap heet voor corporaties die ook hun vastgoedbeheer willen optimaliseren, zegt hij: ‘’Stuur! Daar begint het mee en dat is heel belangrijk. En stuur niet op basis van de onderhoudscyclus, maar op basis van behoeften en prioriteiten. Wij werken volgens Plan, DO, Check, Act. Het continu verbeteren is heel belangrijk. Daar word je als organisatie en als keten beter van. Doe dat altijd vanuit het idee dat het iets moet toevoegen. Uiteindelijk blijft onze opgave het betaalbaar houden van wonen. Draai als organisatie ook om van push naar pull. Wacht niet tot een bewoner gaat klagen of een klacht indient. Als je als klant iets vraagt en je krijgt het, ben je een tevreden klant. Als je als klant klaagt en je krijgt het, ben je als dienstverlener eigenlijk al een stap te laat’’.

Bron: CorporatieGids Magazine