Als een van de grootste woningcorporaties van Nederland, komt er iedere dag een enorme hoeveelheid documenten binnen bij de Alliantie. Documenten die goed moeten worden verwerkt, opgeslagen en beheerd. De corporatie heeft dit proces onlangs geoptimaliseerd en in gesprek met CorporatieGids Magazine legt Product Owner Xandra Bronckers uit wat dit de Alliantie heeft opgeleverd en wat de plannen zijn voor de toekomst.
Met een bezit van ruim 67.000 vhe is de Alliantie een van de grootste sociale verhuurders van het land. Dat brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zo ook op het gebied van informatiemanagement. Xandra: “We hebben door onze grootte te maken met een heel hoog volume. Dit proberen wij doorgaans digitaal en zoveel mogelijk geautomatiseerd af te handelen. Daar zitten zeker uitdagingen aan, bijvoorbeeld omdat sommige documenten fysiek binnenkomen of nog bewaard worden in een fysiek archief, zoals facturen, huuropzeggingen of bepaalde juridische stukken. Of om de hele organisatie op dezelfde manier bewaartermijnen te laten hanteren.”
Informatiestroom verwerken
Het beheer van alle informatie is volgens Xandra een van de grootste uitdagingen voor de Alliantie: “We maken hierbij gebruik van een DMS om onze documenten te archiveren. Maar niet alles is archiefwaardig – zoals projectplannen voor bedrijfsvoering of een presentatie over nieuwe innovatieve oplossingen – en voor alle documenten zijn we nu bezig om een goed te begrijpen informatie- en documentbeleid neer te zetten. Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor de afdeling DIV (Documentaire Informatie Voorziening), die verantwoordelijk is voor het verwerken van de informatiestroom.”
Automatisch doorzetten
Documenten die fysiek binnenkomen worden automatisch doorgezet naar het DMS van de Alliantie. “Het overzetten van fysiek naar digitaal door de afdeling DIV betekent voor hen veel extra werk. Door gebruik te maken van een geautomatiseerde oplossing, hebben zij meer tijd om de focus te leggen op het beheer van het archief. Echter was onze vorige scanner erg verouderd en werd deze door de leverancier niet meer ondersteund. In andere woorden: als deze niet meer zou werken, is er niemand bij wie we deze scanner konden laten maken. Daarom hebben we gekeken naar een nieuwe scanner die een moderne oplossing biedt.”
SaaS-oplossing
Daarbij is uiteindelijk de keuze gevallen op TotalAgility van BMConsultants, onderdeel van de OneXillium Group. “We hebben daarbij bewust de keuze gemaakt voor een SaaS-oplossing. De reden hiervoor is dat we vanuit ICT hebben aangegeven dat op deze manier het beheer niet intern wordt belegd. We zijn geen specialist in dit type software, dus is het fijn dat we kunnen samenwerken met een partij die kennis van zaken heeft. Andere voordelen zijn dat we niet alleen met ons DMS kunnen koppelen, maar ook met andere oplossingen die wij binnen de organisatie gebruiken.”
“De installatie en koppeling met ons DMS is gefaciliteerd door OneXillium en had nogal wat voeten in de aarde, want er waren drie externe partners waarmee geschakeld moest worden om de scanner goed te laten functioneren. Ook zat er enige druk achter omdat de oude scanner niet meer zou worden ondersteund, wat betekende dat er snel geschakeld moest worden. Gelukkig draait alles inmiddels en kan onze afdeling gebruikmaken van de automatische documentverwerking.”
Hogere kwaliteit
Op de vraag wat de nieuwe tool de Alliantie tot dusver heeft opgeleverd, zegt Xandra: “Dit heeft sowieso gezorgd voor een hele blije afdeling DIV, omdat de snelheid van de scans is toegenomen en de applicatie niet meer vastloopt. Ook is de kwaliteit van de scans een stuk hoger en zijn ‘roze vegen’ verleden tijd. Hierdoor zie je meer detail in bijvoorbeeld splitsingsaktes of op plattegronden.”
QR-code met metadata
De Alliantie zit na de implementatie van de scanner niet stil en kijkt volgens Xandra al verder naar nieuwe oplossingen om documentverwerking en informatiebeheer efficiënter in te richten: “We kijken momenteel naar mogelijkheden om geautomatiseerd registreren in ons DMS mogelijk te maken door bijvoorbeeld een QR-code te genereren die metadata bevat. Wanneer vervolgens antwoordstroken retour komen – digitaal of via fysieke post – kunnen deze worden gebruikt om ze geautomatiseerd te registreren in de juiste zaak.”
AI en RPA
“Daarnaast willen we kijken of we kunnen gebruikmaken van tekstherkenning. We hebben een Data Science-team die hier met AI al mee bezig is, en wij hopen deze ontwikkelingen te combineren. Ons RPA-team zou daarnaast een mooie oplossing kunnen bieden voor de nog openstaande handmatige acties die niet door de scanner of AI kunnen worden afgevangen. Zo blijven we bezig om steeds meer handmatige handelingen te automatiseren waardoor tijd overblijft voor zaken als archiefbeheer.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Heidi Borgart
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
