De afrekening van service- en stookkosten lijkt op papier een strak proces, maar in de praktijk blijkt het voor veel woningcorporaties een van de meest weerbarstige onderdelen van de bedrijfsvoering. Wet- en regelgeving veranderen voortdurend, ERP-systemen bieden niet altijd de gewenste flexibiliteit en huurders stellen terecht hogere eisen aan inzicht en transparantie. Volgens Wouter Schmidt, Management Consultant bij 66Controls, ligt de uitdaging niet alleen in de berekening zelf, maar vooral in de basis: de manier waarop corporaties hun kosten inkopen, vastleggen en verwerken: “Een efficiënte afrekening begint bij goed ingerichte processen aan de voorkant.”
In de praktijk hebben woningcorporaties de afrekening van servicekosten vaak belegd bij één afdeling: “Dit is meestal de afdeling financiën, hoewel vrijwel iedere afdeling binnen een corporatie invloed heeft op dit proces. Door een gebrek aan kennis van wet- en regelgeving én door de unieke eigenschappen van elk complex, is het proces lastig te beheersen. Huurders worden mondiger, mede door de sterk gestegen energiekosten en vragen terecht om meer inzicht en transparantie.”
Veranderende wet- en regelgeving
Een goed voorbeeld hiervan noemt Wouter de invoering van de Europese regelgeving rondom de btw op service- en stookkosten: “Deze wijziging werd laat opgemerkt door corporaties. Zelfs fiscale specialisten en de Belastingdienst konden aanvankelijk geen duidelijkheid geven over de impact op de verrekening. Corporaties moesten zelf uitzoeken hoe hiermee om te gaan. Sommige deden niets, anderen splitsten de btw uit over de gehele afrekening – van voorschot tot eindafrekening.”
“Voor 2026 staat een andere wijziging op het gebied van schoonmaakkosten op de agenda. Het is nog onduidelijk wanneer glasbewassing wel of niet mag worden doorbelast aan huurders. Corporaties moeten hier eigen beleid voor formuleren en per complex inventariseren welk deel van de glasbewassing nog verrekend mag worden. De uitdaging is om deze informatie goed vast te leggen en correct mee te nemen in de afrekening.”
Dynamische processen
Dit soort uitdagingen hebben volgens Wouter al jaren invloed op de afrekening van service- en stookkosten: “En hoewel huidige ERP-systemen wel functionaliteit bieden voor afrekeningen, gaan ze veelal uit van verdeelsleutels. Het idee dat je deze één keer goed instelt en vervolgens jarenlang kunt hergebruiken, is echter achterhaald. Door veranderende kostenstructuren, tijdelijke belastingmaatregelen, vastgoedkenmerken en wetgeving moeten verdeelsleutels jaarlijks opnieuw worden bepaald. Dat maakt het proces complex en leidt er vaak toe dat afrekeningen alsnog handmatig worden doorgerekend.”
Thematische aanpak
De kern van een effectief proces ligt volgens Wouter dan ook aan de voorkant. “Oftewel: bij de inkoop en factuurstructuur. Facturen voor schoonmaak, groenonderhoud en nutsvoorzieningen moeten voldoende gedetailleerd zijn om te voldoen aan de eisen van wet- en regelgeving. Leveranciers richten zich vooral op het leveren van hun dienst, en zijn vaak niet gewend om facturen te specificeren op een manier die afrekening met huurders mogelijk maakt. Een voorbeeld hiervan is een groenbedrijf dat factureert voor het onderhoud van een tuin, maar de corporatie moet deze kosten afrekenen met een specifieke groep huurders die slechts een deel van die tuin gebruikt. Welke kosten horen bij dat deel?”
“Door de diversiteit in servicekosten is een thematische aanpak essentieel. Stookkosten vragen een andere benadering dan bijvoorbeeld glasverzekeringen. Een logische eerste stap is het verbeteren van de afrekening bij complexen met blokverwarming. Begin met het automatiseren van het inboeken van facturen en controleer of de aansluitingen waarvoor gefactureerd wordt, daadwerkelijk verrekenbaar zijn of bijvoorbeeld bij renovatieprojecten horen. Een solide basis is nodig om verdere verbeteringen door te voeren.”
Correcte verrekening faciliteren
Op de vraag wat dat betekent voor medewerkers en ketenpartners, zegt Wouter: “Dit betekent dat niet alleen de dienstverlening, maar ook de wijze van inkoop en facturatie moet worden aangepast. Het faciliteren van een correcte verrekening met huurders moet centraal staan. Denk aan het specificeren van kosten per dienstonderdeel, zodat deze direct gekoppeld kunnen worden aan de juiste huurdergroep.”
Inspiratiedag
“Wij hebben ervaring met het geautomatiseerd verwerken van facturen, het uitvoeren van controles en het zodanig boeken dat afrekeningen efficiënt kunnen worden opgesteld,” gaat Wouter verder. “Daarnaast beschikken wij over kennis van vastgoed- en ERP-systemen, waarmee we corporaties helpen om beschikbare data optimaal te benutten in dit proces. Hiervoor faciliteren wij op 13 november een inspiratiedag. Het doel van dit evenement is kennisuitwisseling tussen corporaties stimuleren en we hopen dat deelnemers niet alleen komen luisteren, maar ook hun eigen ervaringen en oplossingen delen. Door de complexiteit van servicekosten kunnen we veel van elkaar leren. Wij pretenderen niet alle antwoorden te hebben, maar geloven in de kracht van samenwerking.”
Expertise behouden
Dat is nodig om ook de uitdagingen van morgen het hoofd te kunnen bieden, sluit Wouter af: “We verwachten dat huurders nog mondiger worden en dat wet- en regelgeving verder wordt aangescherpt. Een bijkomende uitdaging is het behoud van expertise: veel materiedeskundigen gaan de komende jaren met pensioen. Het is daarom cruciaal om nieuwe professionals te enthousiasmeren en op te leiden in dit vakgebied.”
Bron: CorporatieGids, Foto: 66Controls
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2025-editie, de vijftiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - September 2025 Inhoud Rob Boogaard (Clavis): Lagere werkdruk en tijdswinst door de inzet van AI Leen Spaans en Henk Korevaar…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
