• Home
• Nieuws

Woonwaard op volle toeren met Dynamics Empire

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 27 July 2016

Dietrik Emmens, Manager Financiën en ICT bij woningcorporatie Woonwaard, is een tevreden man. Zijn organisatie draait sinds medio mei op volle toeren dankzij de implementatie van Dynamics Empire van ICT-bedrijf cegeka-dsa. Het totale traject – inclusief voorbereiding – was zo ingrijpend dat het een eigen naam kreeg: ‘Project Phoenix’. Het werd een project uit het boekje.

Dietrik Emmens raakt niet uitgepraat over Project Phoenix. Een ‘best practice’ noemt hij het – zijn enthousiasme klinkt nog steeds door in zijn stem. “De deadline werd gehaald, de kosten bleven keurig binnen budget. Dat noem ik een prestatie van formaat.”

Het succes van het Project Phoenix zit volgens Emmens in meerdere aspecten. Met stip op één staat voor hem het agile werken en de oprechte betrokkenheid en samenwerking tussen de Woonwaardcollega’s onderling en met cegeka-dsa. Emmens: “Vanaf de start zag cegeka-dsa deze klus niet als een contract, maar een gezamenlijk project. Ze waren vaak fysiek bij ons op kantoor aanwezig, dachten proactief mee over oplossingen en regelden wanneer nodig extra capaciteit.” Eric Keuben, Director Services, was gedurende het gehele project het vaste aanspreekpunt van cegeka-dsa binnen de stuurgroep. “Dankzij hem en zijn projectleiders was cegeka-dsa steeds letterlijk en figuurlijk dichtbij,” aldus Emmens. “Dat werkte voor ons als compacte organisatie geruststellend en gaf ons vertrouwen in een goede afloop.” Ook de leveranciers ZIG Websoftware en NEH speelden een belangrijke rol in het totaal resultaat.

Teamwork op alle niveaus
Als tweede factor noemt Emmens de slagvaardige projectorganisatie. Die bestond uit een stuurgroep met daaronder het project management team (PMT), bestaande uit vijf teams die elk een eigen projectonderdeel ‘beheerden’. Emmens weet uit ervaring dat zo’n opdeling kan leiden tot eilandjes die niet of nauwelijks samenwerken. “Maar dat gebeurde niet. Op alle onderdelen en alle niveaus – van de stuurgroep tot en met het PMT – werkten mensen juist als één team samen. De synergie was voelbaar van begin tot eind.”

Woonwaard selecteerde de meest ervaren en deskundige medewerkers voor het projectteam. Er was budget beschikbaar gesteld voor de inhuur van externe specialisten ter vervanging van medewerkers die veel tijd aan het project kwijt waren. Daardoor konden reguliere werkzaamheden gewoon doorgaan. Emmens startte elke stuurgroepvergadering met een vragenrondje om te peilen hoe iedereen in het project zat. Pas daarna kwam de stand van zaken ter sprake. Emmens: “Zo hielden we iedereen enthousiast en de neuzen dezelfde kant op. Het begint echt met betrokkenheid in zo’n groot project; de rest is techniek en uitvoering.”

Vinger aan de pols
Ook het uitgebreide voortraject heeft volgens Emmens sterk bijgedragen aan het succes van het project. Woonwaard investeerde er dusdanig in dat medewerkers de systemen van verschillende leveranciers vooraf grondig met elkaar konden vergelijken. Na meerdere demosessies was het ‘Dynamics Empire’ van cegeka-dsa unaniem als favoriet naar voren gekomen. Daardoor was de keuze makkelijk en het draagvlak vanaf de start groot. “Iedereen bij Woonwaard besefte dat dit systeem dé kans was om de organisatie op alle niveaus te verbeteren,” aldus Emmens.

Het feit dat alle ‘bestaande’ IT tijdens het project keurig door bleef draaien – de vierde factor – vindt Emmens bewonderenswaardig. “Ik mag wel stellen dat dit een een punt van zorg was voor ons voorafgaand aan het project. Gelukkig hielden we samen met cegeka-dsa steeds een vinger aan de pols. Dat stelde ons gerust en voorkwam noemenswaardige incidenten.”

De live-gang van Dynamics Empire, in het Pinksterweekend van 14 en 15 mei 2016, was een bijzondere ervaring voor Emmens. “Ik had al eens eerder  zo’n groot ICT-project meegemaakt, maar  vond het een sensatie dat we de in het begin geplande deadline nu werkelijk gingen halen. Eerlijk is eerlijk, ik had me steeds afgevraagd: gaat dat wel lukken? Naarmate het weekend naderde liep de spanning flink op. Naar dit moment hadden we maanden toegewerkt.”

Gepland en beloofd
Voor Emmens werd het een weekend dat hij niet snel zal vergeten. De operatie begon de donderdag voor het Pinksterweekend. “Die avond was een surrealistisch moment: we trokken letterlijk de stekkers eruit en haalden zo het ‘oude’ ERP-systeem down.”

De dag erna begon de finale conversie, zaterdag kwam de hele projectorganisatie samen op kantoor om alle nieuwe systemen te testen. Emmens: “We waren er samen met een flink aantal collega’s en werden bijgestaan door diverse consultants van cegeka-dsa. Het werd een lange avond, om twaalf uur zaten we er nog. Maar niet tegen heug en meug. In tegendeel: iedereen was erg  gemotiveerd.”

Samen met de rest van het projectteam gebruikte Woonwaard de Pinksterzondag om de voortgang te bespreken. Toen werd ook besloten om de livegang door te laten gaan. Op dinsdagochtend 17 mei was de daadwerkelijke lancering van Dynamics Empire. Er was een speciaal moment van gemaakt: heel Woonwaard zat om acht uur ’s ochtends samen aan het ontbijt. Tijdens het filmverslag van de hele operatie zat iedereen geboeid te kijken. Het allermooiste moment was voor Emmens de daadwerkelijke live-gang, om negen uur. “Ik keek naar links, naar rechts, maar zag nauwelijks problemen. Alles werkte precies zoals het maanden geleden gepland en beloofd was. Toen viel alle spanning van me af.”

Emmens vindt de collectieve inspanningen en enorme betrokkenheid van het hele team in het Pinksterweekend misschien wel de mooiste herinnering aan Project Phoenix. “Die betrokkenheid was typerend voor dit project; zo zat iedereen in de wedstrijd. Niet alleen wij bij Woonwaard maar ook bij cegeka-dsa.”

Woonwaard is sinds Project Phoenix lid van een van de klantengroepen (SIG’s) van Dynamics Empire. Daarin laat cegeka-dsa bedrijven meedenken over de wensen en eisen van het ERP-systeem.

Bron: cegeka-dsa

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van cegeka-dsa in de CorporatieGids 2016 te bekijken.