• Home
• Nieuws

WoonInvest traint medewerkers interne controle

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 4 March 2020

Er wordt veel gesproken en geschreven over de 'Three Lines of Defense'. Wij brengen het op verschillende wijze in de praktijk. Zo gaf Teus van der Heiden een training aan de medewerkers interne controle, hun managers en de controller bij WoonInvest (WI). Volgens het interne controleplan 2020 voeren de drie afdelingen de verbijzonderde interne controles voor de meest kritische (circa zes) bedrijfsprocessen uit.

Training
De training begon met een inleiding over het hoe en waarom van Interne Beheersing per afdeling en de uitleg over het Interne Controleplan 2020 van WI.  WI heeft de principiële keuze gemaakt, dat de afdelingen zelf voor de Interne Beheersing moeten zorgen. Dat begint met het onderkennen van de kritische stappen in de bedrijfsprocessen (de key controls) en loopt door tot en met het uitvoeren van verbijzonderde interne controles na het afsluiten van een kwartaal en het bespreken van de bevindingen en adviezen van de afdelingsmanager.

Tijdens deze inleiding bespraken wij ook de rol van de controller tegen de achtergrond van de “Three Lines of Defense”. WI kent één controller en die houdt zich voornamelijk bezig met werkzaamheden in de derde verdedigingslinie, onafhankelijk onderzoek en rapportages aan de bestuurder over de onderwerpen van Finance en Control. Een ingekorte rapportage zal daarna aan de RvC worden uitgebracht. Dat houdt voor WI in, dat de controller zich bewust “beperkt” in de werkzaamheden van de tweede verdedigingslinie. Deze is daarin bij WI wel de spil in de risicomanagementrapportages (per kwartaal) en oefent ook de functie van de compliance officer uit. Voor het overige waakt de controller ervoor om iets te zeggen, waar hij in zijn rol van de onafhankelijke onderzoeker last van kan hebben.

De praktijk
Dat klink mooi, maar nu de praktijk! Aan de hand van twee kritische processen hebben we eerst interactief de key controls bepaald. Dit zijn de handelingen van interne controle die onmisbaar zijn in de interne beheersing van WI. In de ogen van WI kan dat aan de orde zijn in de volgende situaties:

• Risico op gemiste opbrengsten
• Risico op onrechtmatige uitgaven (geen tegenprestatie, niet begroot, niet geautoriseerd, te hoge prijs, etc.)
• Frauderisico aanwezig
• Risico op niet naleven van belangrijke wet- en regelgeving

Het verkoopproces als voorbeeld
In het proces van de woningverkopen was vooral het eerste punt belangrijk. Hoe weet de manager van de afdeling Wonen nu zeker, dat de hoogst haalbare verkoopprijs voor een woning is gerealiseerd? De stappen die WI daarin onderneemt (communicatie met de verkopende makelaar, het publiceren van de woning, het zichtbaar maken van de kritische rol van een tweede collega, de analyse na een tegenvallende verkoopprijs) worden punten van het werkprogramma van de medewerker interne controle. Ook het punt van het frauderisico kreeg de aandacht. Hoe weet WI zeker, dat de taxerende makelaar en de verkoopmakelaar volledig onafhankelijk van elkaar werken? Relatief veel aandacht in dit bedrijfsproces is er geschonken aan de Woningwet. Zo is er een regel, dat wanneer een huurder een woning koopt, hij  dit zal moeten doen voor eigen-bewoning. De koper zal zelf in de woning moeten gaan wonen minimaal 2 jaar lang en anders een familielid in de eerste lijn.

Om meer zekerheid te hebben dat  deze wettelijke regel wordt nageleefd, heeft WI als beheersingsmaatregel ingezet dat in de koopovereenkomst hierover een bepaling  wordt opgenomen. In de verbijzonderde interne controle zal dit aspect ook vastgesteld moeten worden. Daarmee kan de Manager op grond van het uitgevoerde werkprogramma vaststellen, dat aan alle key controls in de afgelopen periode is voldaan en kan hij meteen aandacht schenken aan de geconstateerde verbeterpunten. Doelstelling van de uitvoering van de verbijzonderde interne controle is, dat de manager gemotiveerd kan aangeven, dat dit bedrijfsproces “in Control” is.

Mutatie onderhoud
Een ander proces als voorbeeld in de training was het mutatie-onderhoud. De bespreking hierover was lastig, omdat de afdeling Vastgoed de nieuwe werkwijze vanaf 1 januari 2020 nog moet beschrijven. In de nieuwe werkwijze wordt de rol van het aannemersbedrijf groter bij de voor- en na-inspecties en hebben de opzichters meer een toetsende rol. Daarom zal het opgeleverde werk door de aannemer gecontroleerd moeten zijn door de opzichter. Of dit steekproefsgewijs moet boven of beneden bepaalde bedragen of afhankelijk van de soort van de uitgaven, moet nog nader binnen de afdeling Vastgoed worden besproken. Ook de woonconsulenten kunnen gedeeltelijk een toetsende rol vervullen, wanneer zij in de woning de oplevering doen aan de nieuwe huurder. Uiteraard was ook het fraudebeheersingsrisico een grote factor in het samenstellen van het werkprogramma voor het mutatie-onderhoud.

Zo legden de  vertegenwoordigers van de afdelingen de basis om op deze wijze aan hun werkprogramma’s te werken. Deze zullen in de komende weken (maart 2020) uitgewerkt worden. In de ondersteuning van het maken van de werkprogramma’s voor de afdelingsmanager maakt WI in het eerste kwartaal van 2020 overigens gebruik van een externe controller. Daarmee houdt de “gewone” controller van WI de handen vrij om eind april 2020 onafhankelijk reviews uit te voeren op de opgeleverde rapportages verbijzonderde interne controle.

Meer weten? Bekijk onze training!

Bron: Hofmeier, Foto: Hofmeier