• Home
• Nieuws

Woongroep Marenland: ‘Het nieuwe werken’ vormgeven met ShareWorX

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 25 January 2018

In 2016 koos Woongroep Marenland uit Appingedam voor het invoeren van ‘het nieuwe werken’. Onderdeel van deze transformatie was de keuze voor een nieuw Document Management Systeem. Een gesprek over de transitie naar plaats- en tijdsonafhankelijk werken met Manager Bedrijfsvoering en Projecten Henk Wakker (foto rechtsboven) en Projectleider DMS Ben Renkema (foto linksonder).

Drie jaar geleden sprak CorporatieGids al met Henk Wakker over het uit huis plaatsen van ICT. Henk: “Dit was voor Woongroep Marenland de eerste stap naar ‘het nieuwe werken’. De keuze voor een DMS was daarop een logische volgende stap. Hiermee stellen wij onze medewerkers in staat onafhankelijk van plaats en tijd te werken.”

Flexibiliteit
Het traject van een nieuw DMS begon met het digitaliseren van het archief in 2017. “We zijn destijds gestart met huurdersdossiers en facturen,” legt Henk uit. “Door het digitaliseren wordt de mogelijkheid ondersteund om overal bij deze documenten te komen. Dat zorgt voor meer flexibiliteit van onze medewerkers. Tegelijkertijd wordt het ‘vernietigen’ van documenten die over hun bewaartermijn zijn vereenvoudigd doordat de termijn direct bij binnenkomst wordt vastgelegd.”

Snel en helder zoeken
September 2017 werd ShareWorX van Square DMS in gebruik genomen door Woongroep Marenland. Ben: “De financiële afdeling scant nu alle niet digitale facturen. De kenmerken van deze facturen worden daardoor gelijk geïmporteerd in het ERP-systeem Tobias AX, en de factuur wordt opgeslagen in ShareWorX. De afdeling Wonen scant ook hun inkomende documenten, en laat de uitgaande documenten ook rechtstreeks vanuit het primaire systeem archiveren in het DMS.”

“Door de komst van ShareWorX gaat het zoeken naar documenten veel sneller. Het is duidelijker waar informatie is vastgelegd en hoe deze gevonden kan worden. Daarnaast is het karretje met lopende, urgente dossiers van de afdeling verdwenen, evenals het dubbel of drievoudig archiveren van facturen. Voorheen werd via de e-mail toegestuurde pdf-bestanden in de inbox bewaard, uitgeprint voor het fysieke archief en soms extra op harde schijven opgeslagen. Nu worden ze direct – met een paar eenvoudige handelingen – in Tobias AX verwerkt en in ShareWorX opgenomen.”

Groeien
Op de vraag hoe ShareWorX is gepositioneerd binnen het ICT-landschap van Woongroep Marenland, zegt Henk: “ShareWorX wordt binnenkort gekoppeld aan de KCC-applicatie waarmee wij begin 2018 aan de slag gaan. De rol van het systeem zal daarnaast belangrijker worden omdat andere afdelingen binnen de corporatie hiermee aan de slag zullen gaan, bijvoorbeeld ons Aardbevingen Projectteam.”

Korte lijnen
Naast Square DMS werkt Woongroep Marenland ook samen met ERP-leverancier Aareon en outsourcingspartner Aareon Cloud Services, drie partijen die allemaal onderdeel zijn van de Aareon-groep. Of de keuze voor één moederbedrijf voor synergie zorgt, zegt Ben: “Dit zorgt vooral voor optimale integratie tussen het DMS en het primaire systeem. Daarnaast leverde dit tijdens de implementatie ook voordelen op, omdat de lijntjes tussen de consultants kort waren. Eventuele problemen konden zo snel worden opgelost, omdat consultants elkaar en elkaars systemen kenden.”

Verdere stappen
Met de komst van ShareWorX kijkt Woongroep Marenland uit naar het verder doorvoeren van het nieuwe werken. “Begin dit jaar gaan we live met de eerdergenoemde KCC-applicatie,” legt Henk uit. “In de loop van het jaar zullen wij daarnaast nog verdere stappen nemen, bijvoorbeeld het ondersteunen van de afdelingen Vastgoed en het secretariaat om hen nog meer digitaal te kunnen laten werken.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 22 januari 2018