• Home
• Nieuws

Woningstichting Nijkerk over de samenwerking met HKP

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 20 October 2022

Woningstichting Nijkerk (WSN) is een sociale woningcorporatie in Nijkerk en omgeving, met zo’n 3.500 woningen in beheer en 45 werknemers. Hoffman Krul & Partners heeft WSN ondersteund in het selectieproces voor een nieuw partner op het gebied van hun primaire ICT-omgeving. Dit traject is in september 2022 afgerond met de keuze voor een nieuwe partner.

De uitdaging
Woningstichting Nijkerk (WSN) maakt al ruim 10 jaar gebruik maakte van de diensten van hun ICT business partner. In deze periode zijn stappen gezet richting de cloud. Aangezien de nadruk qua ICT steeds meer op regievoering kwam te liggen, in plaats van het zelf doen, was de constructie met een ingehuurde medewerker van de business partner, niet meer houdbaar. Tijd om opnieuw na te denken over deze constructie, volgens Roelof Schuiling, functioneel en applicatiebeheerder bij WSN. Samen met consultant Jasper Tijsma is er een selectietraject gestart voor een nieuw partner. Deze is inmiddels succesvol afgerond.

“We hadden te maken met een constructie waar we op zich tevreden over waren, maar die niet houdbaar was voor de lange termijn. We hadden we het gevoel dat er meer uit te halen viel”, zo begint Roelof. “De tijd verandert, net als de manier waarop je naar ICT binnen je organisatie kijk. Op een bepaald moment wil je een herijking van de samenwerking met je partners. Zelf heb ik me veel verdiept in de Best Value methode voor prestatie-inkoop, en zodoende kwam ik HKP tegen. Ik had al eerdere contacten met Alexander Stuivenwold, en Jasper heeft me begin 2021 geholpen met het updaten van het bestaande ICT-beleid. Dat was de basis om ook nu weer de samenwerking met HKP aan te gaan.”

Het proces
In oktober 2021 is het traject gestart, waarbij er eerst nog wat documenten opgezet moesten worden. Een startdocument voor het project, een projectplan en een kerndocument die allen door het MT goedgekeurd moesten worden. “Hierin zat direct de kracht van HKP in het algemeen en Jasper in het bijzonder. De manier waarop ons MT werd meegenomen was erg fijn. Jasper weet namelijk heel goed de brug te slaan tussen ICT en de managementlaag. Hier hebben we direct al veel aan gehad”, vertelt Roelof. De samenwerking kenmerkte zich ook in het efficiënt samenwerken. Roelof: “Dit alles natuurlijk op de Best Value manier. Jasper heeft veel geschreven voor ons, wat ik vervolgens controleerde, maar ook andersom. Een effectief en prettig proces.”

Na de initiële documentatie en goedkeuring werd het team samengesteld, bestaande uit drie enthousiaste medewerkers van verschillende afdelingen. Dit team werd voorbereid op het selectietraject door een gedegen workshop van Jasper, vertelt Roelof verder: “Veel ervaring met selectietrajecten had dit samengestelde team niet. Jasper heeft ze daarin meegenomen en aan de hand van een case hebben we dit zelf kunnen oefenen. Het werd gebracht met humor en opvallend was dat de teamleden helemaal in hun waarde werden gelaten. Er was een fijne sfeer”.

“Jasper voelde goed aan wat we nodig hadden en gaf ons vertrouwen in het proces.”
Roelof Schuiling, Woningstichting Nijkerk

Het selectietraject
Vanuit WSN werd begonnen met een preselectie. De uitvraag werd op de website geplaatst en geïnteresseerde leveranciers werden uitgenodigd om zich in te schrijven. Hierop kwamen een zevental inschrijvingen. Na beoordeling bleven er nog drie partijen over. Deze drie partijen deden elk hun schriftelijke aanbieding in de vorm van een prestatie,- prijs- en kansendossier. Het projectteam stortte zich op de beoordeling en de afweging daarvan.

Daarnaast waren er ook interviews met deze drie partijen. “Ook hierin heeft Jasper het team meegenomen”, aldus Roelof. “Behalve de beoordelingen die we aan de hand van de methode hebben gegeven, wees Jasper ons ook op ons onderbuikgevoel en of dat strookte met de beoordelingen die we gaven. Dat was gelukkig het geval. Een fijne manier om toe te werken naar een uiteindelijke keuze”.

De samenwerking met HKP
“Jasper was gedurende het traject een perfecte sparringpartner.” vervolgt Roelof. “Hij heeft een goed inlevingsvermogen, hield ons scherp, maar liet ook ruimte voor het informele praatje. En hij heeft veel ervaring, dat merk je gewoon aan alles wat hij doet en zegt. En zo fijn dat hij veel werk uit handen heeft genomen en als begeleider dit proces is ingegaan. We hebben allemaal veel vertrouwen uit het proces geput en zijn blij met de keuze die we uiteindelijk hebben gemaakt.”.

Bron: HKP, Foto: Woningstichting Nijkerk