• Home
• Nieuws

wonenCentraal zet in op efficiency door vereenvoudigen applicatielandschap

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 11 August 2016

Eind vorige maand ging wonenCentraal uit Alphen aan de Rijn live met Tobias AX. Een bijzonder project waarbij de corporatie tegelijkertijd live ging met Mareon en Archief Compact van Aareon, IBIS MAIN van Ibis. VIM en PAM van Batavia Groep volgen de komende maanden. Is het ingewikkeld voor een corporatie om met zoveel systemen tegelijkertijd live te gaan? "Integendeel," zegt Leen Spaans, Manager ICT & Faciliteiten, ‘’Dit heeft juist alles te maken met het vereenvoudigen van ons applicatielandschap."

"We merkten dat wij tegen de grenzen van ons oude ERP-systeem aanliepen," begint Leen het gesprek. "Het is end-of-life en we gingen richting het einde van ons contract, daarom zijn we het onderzoek naar een nieuw systeem gestart. Hierbij hebben wij gekeken of ons applicatielandschap kan worden afgeslankt, en wij met minder applicaties, koppelingen en maatwerk hetzelfde of meer kunnen doen. Dit moet uiteindelijk leiden tot vereenvoudiging van ons landschap en lagere kosten."

Standaarden
Deze aanpak sluit aan bij de nieuwe I&A-strategie van de corporatie. "Minder koppelingen en beheersbaarheid zijn daar kernbegrippen, en daar kunnen wij naartoe door gebruik te maken van standaarden in de markt. Wij wijken niet veel af van andere corporaties, en met een proven technology van een leverancier die de markt kent kun je dit bereiken. Omdat wij niet voor maatwerk kiezen, konden wij bij ons ERP-systeem ook gebruikmaken van de Rapid Start-implementatiemethode van Aareon."

"We hebben daarbij gekozen voor een leverancier met ervaring, en niet voor een heel nieuw systeem omdat ons dat veel tijd en energie zou kosten. We krimpen als organisatie en bereiden ons tegelijkertijd voor op een fusie met Trifolium Woondiensten uit Boskoop , dus we zoeken naar efficiency."

Huurdersportaal
Een punt waar de drang naar efficiency uit blijkt is de aansluiting met het huurdersportaal van wonenCentraal. "De huuropzegging loopt bijvoorbeeld volledig digitaal en alleen via het huurdersportaal. Maar ook alle andere zaken kunnen onze klanten via het portaal regelen. Een goede aansluiting met ons portaal t was daarom voor ons een eis tijdens het selectietraject. Wij willen de komende jaren verder digitaliseren. Huurders hun eigen gegevens laten beheren is daarbij een belangrijk aspect."

Uiteindelijk heeft wonenCentraal voor Tobias AX van Aareon gekozen. De doorslag hierbij zat hem volgens Leen in de kosten. "Deze waren bij Tobias lager dan bij de andere systemen in het keuzetraject. Daarnaast vonden we opleidingen voor onze medewerkers en de algehele nazorg belangrijk."

Honderd procent score
Opvallend was ‘de honderd procent CEPO conversie score’ die wonenCentraal behaalde tijdens het project. "Tijdens deze controle kijk je bijvoorbeeld of huursaldo's in beide systemen overeenkomen en of de grootboekrekening nog gelijk is. Naast totaalcontroles hebben wij vervolgens op veel vlakken steekproeven uitgevoerd. Bijvoorbeeld door het willekeurig uitkiezen van vijftig huurcontracten waarbij gekeken wordt of alles nog gelijk is. Een intensief traject waarbij ruim twintig medewerkers de data in één dag controleerde. We zijn - niet alleen vanwege de score - erg blij de live-gang intensief te hebben getest. Dit is bij veel corporaties een ondergeschoven kindje, en onder tijdsdruk wordt dat te weinig gedaan. Het heeft ons echter écht geholpen alles gestructureerd geïmplementeerd te krijgen."

Project NIS
Naast het nieuwe ERP-systeem heeft wonenCentraal tegelijkertijd gekozen voor vijf andere systemen van Aareon, Ibis en Batavia Groep: ook wel Project NIS (Nieuw Informatie Systeem) genoemd. "Met Mareon en Archief Compact willen wij ons applicatielandschap verder vereenvoudigen. Beide systemen zijn van dezelfde leverancier, dus hoeven wij de koppeling met het ERP niet te onderhouden. Dat is niet alleen makkelijk, maar ook kostentechnisch aantrekkelijk. Met Mareon - een leveranciersportaal - versturen wij nu automatisch werkopdrachten en facturen, en hebben dit proces verder kunnen automatiseren. Archief Compact vervangt ons oude - relatief zware - DMS."

IBIS MAIN vervangt het eigen systeem voor meerjarenonderhoud van wonenCentraal. "Dit was voor ons te kwetsbaar, en daarom wilden wij naar een standaard in de markt. Ook is het vanwege de lichte koppeling makkelijk te implementeren. Met VIM en PAM zijn wij momenteel nog in de implementatiefase, en wij hopen hier binnenkort ook live mee te gaan. Met deze systemen kunnen wij onze vastgoedsturing en ons portfoliomanagement beter ondersteunen."

Uitfaseren
Volgens Leen betekent de komst van de nieuwe systemen niet dat de hoeveelheid applicaties alleen maar toeneemt. "Door de komst hebben wij ook enkele systemen kunnen uitfaseren, zoals ons CRM-systeem en Visar. Er komt dus niet alleen nieuw werk bij. Andere systemen die wij niet langer nodig hebben zijn ons oude datawarehouse - nu geïntegreerd in Tobias AX - en zelfgemaakte oplossingen waar we geen externe applicatie voor hadden. Zo genieten wij van meer efficiency en robuustheid op het ICT-vlak."

Andere werkwijze
De komst en het verdwijnen van systemen zorgen ervoor dat medewerkers van wonenCentraal hun werkprocessen zullen zien veranderen. "In Tobias AX staan bijvoorbeeld dingen op een andere plek, en vanwege het verdwijnen van ons CRM zullen daar nu andere werkwijzen voor in de plaats komen. Het resultaat zal hetzelfde blijven, maar de manier waarop deze tot stand komt wordt wel anders."

"Huurders die fysiek contact met ons opnemen - per telefoon of via de balie - hebben nu tijdelijk een langere behandelingstijd , aangezien onze medewerkers aan de nieuwe systemen moeten wennen. Maar uiteindelijk zal de huurder daar niets van merken, en zal deze waarschijnlijk zelfs sneller worden geholpen dan voorheen. Informatie is nu bijvoorbeeld sneller te vinden."

Projectmanager
Leen kijkt tevreden terug op het proces, maar beaamt dat een goede voorbereiding essentieel is voor het slagen hiervan. "Begin met een draagvlak creëren binnen de organisatie. Dit kun je op verschillende manieren doen. Wij hebben bijvoorbeeld een aparte, externe projectmanager aangetrokken met veel kennis van de markt. Daarom hadden wij meer handen vrij om ons te verdiepen in de inhoud. Het eerdergenoemde testen zorgt er ook voor dat de implementatie vlotter en vloeiender gaat. Voor ons was dit de investering zeker waard."

Fusie
wonenCentraal richt zich nu op de fusie met Trifolium. "De gevolgen hiervan voor de ICT zullen ons in 2016 en 2017 druk bezighouden. Wij kijken daardoor naar bijvoorbeeld de optimalisatie rond beheer, functioneel beheer en technisch- en applicatiebeheer, en moet de samenwerking tussen deze afdelingen worden neergezet. Ook willen wij onze datakwaliteit verbeteren en zullen wij ons bezig moeten houden met sectorbrede uitdagingen als DAEB en niet-DAEB en de nieuwe Europese wetgeving rond informatiebeveiliging. Veel werk, maar met het doel om een efficiëntere organisatie te worden."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 2 augustus 2016