• Home
• Nieuws

WonenBreburg, meer in control met datawarehouse

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 19 March 2014

- bedrijfspresentatie van twee pagina's in de CorporatieGids;
- CorporatieGids wordt verstuurd aan alle Bedrijfsvoering & IT-beinvloeders en -beslissers werkzaam bij woningcorporaties in Nederland, groot èn klein;
- profielpagina ook op www.corporatiegids.nl;
- onbeperkt nieuwsberichten aanleveren voor onze nieuwspagina;
- als eerste benaderd voor nieuwe initiatieven!

Applaus van het directieteam en medewerkers die steeds handiger worden in het bouwen van rapporten. Waar het project DWH 2.0 - de implementatie van een nieuw datawarehouse - eerst moeizaam op gang kwam, oogst de afdeling I&A van WonenBreburg nu lof. ,,Het geheim? Zorg voor een goed samenspel tussen business en IT’’, zeggen Bas Buitendijk, manager I&A en Berend Willem de Groot, databasebeheerder en Business Intelligence-specialist.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie maart 2014

Op de vraag of een datawarehouse anno 2014 nog nodig is - ‘alles zit toch in je ERP-systeem’ - antwoordt Bas: ,,De veronderstelling dat alle bedrijfsdata in je ERPsysteem zit is onjuist. Dus moet je een plek creëren waar je alle data uit je ICT-landschap opslaat om het te kunnen combineren tot stuurinformatie op tactisch en strategisch niveau. Beschikt een ERP-systeem al over rapporten, dan is dat vaak beperkt tot operationeel en transactioneel niveau’’.

Bevriezen
Berend Willem vult aan: ,,Zou je het al voor elkaar krijgen om live rapporten op je ERP-database te draaien, zal dat onherroepelijk ten koste gaan van de performance. Daar worden eindgebruikers niet blij van. Een ander voordeel van een datawarehouse is dat je data kunt fixeren. Het aantal openstaande vorderingen is dan bijvoorbeeld aan het einde van de maand een vaste stand. Zou je hetzelfde rapport een maand later op een live-database draaien, ziet de wereld er ineens heel anders uit. Een datawarehouse ‘leeft’ niet. Je kunt data bevriezen’’.

Kwaliteit data
,,Een datawarehouse is dus een aparte omgeving, naast je ERP-systeem. Sterker nog, we hebben drie datawarehouses op rij (OTAP). Dat voorkomt dat je op een productieomgeving ontwikkelt. Daarmee waak je voor onwaarheden of gebrek aan integriteit. De kwaliteit van data in een datawarehouse moet te allen tijde voorop staan’’.

Beheer
Het datawarehouse van WonenBreburg bevat data uit 5 bronsystemen die door middel van een ETL-tool worden ontsloten. Een ervan is Empire van cegeka-dsa. Wat wijzigingen in onderliggende databases betekent voor het beheer van het datawarehouse, legt Bas uit aan de hand van een voorbeeld: ,,Wijzigingen binnen Empire gaan via een release of hotfix. Bijvoorbeeld in het kader van SEPA. Op basis van de releasenotes weten wij wat er wijzigt zodat we de ETLlaag kunnen aanpassen’’.

Sturingsvragen
Op de vraag of een datawarehouse dé oplossing is voor een versplinterde informatievoorziening, zegt Bas: ,,Onze datawarehouse is de oplossing voor de sturingsvragen die we als WonenBreburg hebben’’. Bas pakt zijn iPad: ,,Recent zijn we overgestapt op IBAN SEPA. Dat is een lastig traject. Deze grafiek toont een toename van het aantal storneringen. We kunnen dus actief meekijken en waar nodig handelen. Zonder ons datawarehouse had me dat veel meer moeite gekost’’.

Enthousiast
Directieteam en proceseigenaren zijn enthousiast over de rapporten die door de informatiseringadviseurs worden vervaardigd. ,,Ze begrijpen de rapporten en kunnen ermee sturen. Na sturing zien ze het effect ervan terug’’, zegt Berend Willem.

Albert Heijn
Toch duurde het even voordat het enthousiasme van de afdeling I&A oversloeg op de rest van de organisatie, vertelt Bas. ,,In het begin vroegen mensen ‘waarom dat toch allemaal nodig was’. Aan de hand van een afbeelding van een restaurant en keuken heb ik ze toen het selfserviceconcept uitgelegd. Voorheen hadden wij twee databasebeheerders die naast beheerder ook leverancier van rapporten waren. We willen toe naar een moderne Albert Heijn, waar de medewerkers zelf langs de schappen (data) lopen en zelf een maaltijd (rapport) bereiden. Zover zijn we nog niet, het gevaar is nu nog dat verkeerde ingrediënten met elkaar gecombineerd kunnen worden tot gerechten die niet te eten zijn. Je wilt natuurlijk niet dat data verkeerd wordt gecombineerd, laat staan geïnterpreteerd’’.

Downdrillen
Hij vervolgt: ,,Op dit moment zijn we al veel minder afhankelijk van onze twee databasebeheerders. Straks hebben we drie ‘Berend Willems’ die gegevenskubussen kunnen maken met daaromheen een flexibele schil van onze DWH-leverancier en nog eens zes eigen mensen die op basis van gegevenskubussen rapporten kunnen genereren. Deze rapporten zijn bovendien door een grotere groep eindgebruikers te gebruiken. Je kunt downdrillen naar de onderliggende details en via een deeplink naar ons ERP-systeem Empire. Bijvoorbeeld om de klant te bellen waar zijn huurbetaling blijft. Daar zijn onze eindgebruikers erg enthousiast over’’.

Leercurve
Over de leercurve binnen het DWH 2.0 traject zegt Bas: ,,Martijn Videler van VVA-informatisering heeft ons ondersteund bij de selectie van de DWH-leverancier. Later, in het ontwikkeltraject, heeft René van den Brand van VVAinformatisering ons geholpen als projectleider van de eerste iteraties. Door de begeleiding en opgedane kennis tijdens die eerste iteraties konden we het daarna zelf’’.

Iteraties
Over de ontwikkelaanpak zegt Berend Willem: ,,We hebben ons datawarehouse iteratief ontwikkeld. Dat betekent fasegewijs, telkens kleine stukjes, per proces. Samen met de proceseigenaren hebben we hun informatiebehoefte omgevormd in de prestatie-indicatoren. Dat hebben we opgeknipt in blokjes. Eerst data ontsluiten en vervolgens rapporten bouwen. Op basis van de feedback van de proceseigenaar en kerngebruiker kan er dan “on the fly rework” gedaan worden en wordt de feedback meegenomen in de ontwikkelding van de volgende blokjes. Het voordeel hiervan is een relatief korte doorlooptijd en betrokkenheid van de business’’.

CORA 3.0
Samenspel tussen business en IT is zeer belangrijk. Bas voegt toe: ,,Ook hebben we veel gehad aan de methodiek en de conventies voor het definiëren van prestatie indicatoren van CORA 3.0 en de gegevensdefinities van deze corporatie referentiearchitectuur. De gegevensdefinities hebben we gebruikt om onze prestatie-indicatoren te definiëren’’.

Betrek de organisatie
Bas vervolgt: ,,Over de eerste twee iteraties hebben we bijna een jaar gedaan. Door een betere voorbereiding en het vroegtijdig betrekken van de organisatie zijn we nu in staat om binnen 2,5 maand te ontwikkelen. De halvering van de doorlooptijd maakt je efficiënter richting de organisatie’’. Berend Willem: ,,In het hele iteratieproces is het definiëren van wat je wilt en wat niet het meest tijdrovend. Niet het bouwen van de rapporten zelf. Door de mensen tijdens het proces mee te laten kijken vindt er een eerste validatie van de data plaats, nog voordat rapportages worden gemaakt. Dit voorkomt dat er rapporten gebouwd worden op onjuiste data’’. Bas voegt toe: ,,Waar nodig vallen we terug op de flexibele schil van onze leverancier. Dat is nu nog maar in 5% van de gevallen noodzakelijk. Dat was in het begin wel 80%’’.

Stuurinformatie
Op de vraag wat een datawarehouse oplevert, zegt Bas: ,,Goede stuurinformatie. Actuele informatie zorgt ervoor dat je snel kunt bijsturen. Of we geld besparen met ons datawarehouse? Als proceseigenaren door goede data en rapportages huurachterstand of leegstand efficiënter kunnen bestrijden, levert dat geld op ja’’.

Vinger op zere plek
Berend Willem noemt nog een voordeel van ‘zijn’ datawarehouse. ,,Wij meten de kwaliteit van data in ons datawarehouse voortdurend. En daarmee dus ook de data van de onderliggende bronsystemen. Je legt met een datawarehouse zo de vinger op de zere plek’’.

Valkuilen
Een datawarehouse heeft ook valkuilen. ,,Het speeltje van de afdeling I&A, niet betrekken van de organisatie, slechte definities, lage datakwaliteit, niet afstemmen van definities’’, somt Bas op. ,,Het betrekken van de juiste mensen in de business is heel belangrijk. Dat was onze valkuil en daarom duurden de eerste iteraties ook te lang. Mensen moeten het namelijk ook leuk vinden. Als eindgebruikers zien dat ze geholpen worden, dan ben je er. Wij hebben lange tijd tegen de heuvel op gefietst’’.

Wind in rug
Hij vervolgt: ,,Nu fietsen we met de wind in de rug. Ik zie nu proceseigenaren die heel serieus met hun proces aan de slag gaan. Ze geven op basis van de procesindicatoren aan wat ze uit het datawarehouse willen kunnen halen. Ons directieteam heeft ons ook veel geholpen. Ze merkten al snel dat ze door de rapporten uit ons datawarehouse veel beter in control waren. Ja, we kregen zelfs applaus. Dan doe je het toch goed?’’

Bron: CorporatieGids Magazine