Gebruikmaken van de expertise van je onderhoudspartners is een veelgehoorde kreet bij woningcorporaties. Efficiënte ketensamenwerking draagt daar aan bij. Hoe richt je deze processen op een goede manier in, om zo onderhoud zo soepel en efficiënt mogelijk te maken? Een gesprek met Directeur Vastgoed Willem Maas van woningcorporatie Stadlander.
Stadlander is een corporatie met ongeveer 15.000 woningen uit Bergen op Zoom. De woningcorporatie koos er in 2015 voor om het niet planmatige- en mutatieonderhoud uit te laten voeren door externe partijen. “Stadlander is voorstander van een vooruitstrevende, ketengerichte aanpak,” vertelt Willem. “Wij willen optimaal gebruikmaken van de expertise en kennisdeling tussen ketenpartners – ook wel onderhoudsregisseurs genoemd – onderling. Daarbij blijft focus op processturing vanuit Stadlander het uitgangspunt.”
Onderhoudsregisseur
Sinds de keuze om onderhoud uit te besteden heeft de corporatie haar processen anders ingericht. “Het onderhoudsproces begint vanuit de klant of Stadlander. Zij geven input over het soort en type onderhoud, kan zijn zowel preventief als correctief, wat vervolgens wordt verwerkt door onze externe partner. Die is verantwoordelijk voor de registratie en verdere organisatie van het reparatieproces. Daarna zorgt Stadlander nu nog voor de financiële afwikkeling.”
“De onderhoudsregisseur heeft daarbij een prominente plaats in het gehele proces en fungeert als één van de belangrijkste pijlers van de ketengerichte aanpak. Dit is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. De Stadlander-medewerker vervult in toenemende mate een uitsluitend sturende rol en levert waar nodig inhoudelijk support aan de onderhoudsregisseur. Hierbij is de vergevorderde ICT-integratie op basis van de Ketenstandaard Bouw en Installatie met alle onderhoudsregisseurs van groot belang.”
Wederzijds vertrouwen
Het wederzijds vertrouwen wordt geborgd middels een SLA. “Deze hebben we samen met de ketenpartners opgesteld, en bevat de KPI’s voor alle ketengerichte prestatievelden. Deze gestelde normen zijn gebaseerd op de gezamenlijk onderschreven onderhoudsvisie en daaraan gerelateerde doelstellingen. Hier houden wij grip op door middel van dashboards en geautomatiseerde willekeurige steekproeven.”
Datarotonde
Bij de koppeling met haar ketenpartners werkt Stadlander nauw samen met ISRES. “Wij gebruiken hun Datarotonde. Dit is de schakel tussen Stadlander en de onderhoudsregisseurs. Wij werken met de Ketenstandaard, maar bij de systemen van de externe partners zitten vaak kleine technische verschillen. Deze worden door de Datarotonde opgelost, waardoor wij vanuit Stadlander uniform kunnen werken en de informatie voor de ketenpartners toch toepasbaar is in hun eigen ERP-systeem.”
Ketenstandaard
Het gebruik van ketenstandaarden stelt de corporatie én partners in staat efficiencyvoordeel te boeken, legt Willem uit. “Wij maken hiervoor gebruik van eenduidige registratie en integrale processturing. Daarbij is er één uniforme informatievoorziening, die tegelijkertijd ook beschikbaar is voor de klant. Op korte termijn willen wij ook een volledige automatische factuurafhandeling toevoegen. Hiermee wordt de foutkans vrijwel tot nul gereduceerd en boeken wij ketenbreed extra efficiencywinst, vanwege bijvoorbeeld minder administratieve handelingen in- en extern.”
Onderhoud voorspellen
Steeds meer corporaties kijken naar innovatiemogelijkheden op het gebied van onderhoud, bijvoorbeeld via big data of Internet of Things. Op de vraag of Stadlander gebruikmaakt van zulke technologieën, vertelt Willem: “De technische koppeling tussen Stadlander en de ketenpartners via de Datarotonde is sinds begin dit jaar operationeel. Wij voorzien hier een grote rol voor data-analyse. In eerste instantie om de SLA goed te laden en input te leveren op de verbetering van de samenwerking. Op langere termijn willen we onderhoud hiermee laten voorspellen. Het beperken van risico’s is een van de langere termijn doelen van ons.”
Gezamenlijk tot één visie
Bij het ontwikkelen van ketensamenwerking is het van belang dat de corporatie en ketenpartners tot een gezamenlijk gedragen onderhoudsvisie komen, sluit Willem af. “Deze moet samen worden ontwikkeld, en fungeert als vertrekpunt voor de precieze inrichting van processen. Benoem daarbij concreet de doelen per prestatieveld – zoals klanttevredenheid, financiën en kwaliteit – op korte, middel en lange termijn. Beschrijf als laatste helder het ontwikkelproces en de prestatievelden met als doel een volledige en integrale ketensamenwerking.”
Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 27 augustus 2018
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
