Is de Kennisbank alleen een vergaarbak van vragen en antwoorden? Of is het meer dan dat? Ja, véél meer. Het is dé manier om als corporatie klantgerichter te gaan werken. Aan het woord zijn Steef Bakker en Leo Blom, partners bij Batavia Groep en experts op het gebied van het optimaliseren van klantcontacten en het structureren van kennis en informatie binnen woningcorporaties.
1) Wat maakt de Kennisbank van Batavia Groep zo uniek?
"Wij zien de Kennisbank als dé centrale bron van alle kennis binnen de organisatie. We adviseren corporaties informatie maar één keer vast te leggen en zelf te bepalen op welke kanalen de kennisitems gepubliceerd worden. Daarom hebben we de Kennisbank zo opgezet dat het eenvoudig is om items aan te maken en te publiceren. Dat kan de website zijn, maar ook het Huurdersportaal, KlantContactCentrum en VIM. De Kennisbank helpt corporaties echt om op een meer professionele manier te werken", zegt Steef Bakker.
2) Welke medewerkers zijn er allemaal bij betrokken?
Leo Blom antwoordt: "Wij adviseren corporaties altijd om eerst een kennisbeheerder aan te stellen die verantwoordelijk is voor het gestructureerd vastleggen van kennis en het actueel houden ervan. De kennisbeheerder houdt de Kennisbank up-to-date, evalueert kennisitems, verwerkt feedback, plaatst nieuwe kennisitems en publiceert het laatste nieuws. Daarnaast zullen ook de medewerker communicatie, medewerker AO-IC en leveranciers van kennisdata, meestal de proceseigenaren, betrokken moeten worden. Op die manier groeit de organisatie naar een vorm van integraal kennismanagement, vastgelegd in verschillende onderdelen van de kennisbank, bijvoorbeeld voor Personeelszaken, ICT en Huur."
3) Kost het niet heel veel tijd om een Kennisbank in te richten?
Steef Bakker zegt: "De technische realisatie van onze kennisbank neemt niet veel tijd in beslag, omdat we alleen werken met standaard software. We leveren een gevulde Kennisbank op met rond de 300 kennisitems, die corporaties zelf aanpassen volgens hun eigen regels en uitbreiden met een onbeperkt aantal nieuwe items. Zo kunnen corporaties snel van start gaan. We hebben ervaren dat het proces van het aanvullen en controleren van de Kennisbank meestal enkele maanden in beslag neemt."
4) Hoe zorg je ervoor dat de Kennisbank up-to-date blijft?
"Met het aanstellen van een kennisbeheerder en het inrichten van een kennisbank ben je er nog niet. Als corporatie zou je heel bewust om moeten gaan met de kennis en informatie binnen de organisatie. Dan is het inrichten van een kennisproces van groot belang, anders bestaat de mogelijkheid dat je kennis niet up-to-date blijft", aldus Leo Blom.
De voordelen van de Kennisbank
- Kennis op één plek bijhouden
- Informatie blijft altijd uniform
- Beleid snel te implementeren
- Integratie met andere kanalen
- Voor medewerker én huurder beschikbaar
- 1e stap naar kennis- en informatiemanagement
Speciaal aanbod
Bekijk de Kennisbank zelf, na een korte introductie bij u op kantoor over het gebruik en de inrichting ervan. Na de introductie probeert u de Kennisbank gemakkelijk zelf uit op onze speciale demo-omgeving.
Bron: Batavia Groep
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
