• Home
• Nieuws

Vraag en antwoord over WoonBLOX

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 3 February 2023

WoonBLOX is een veelzijdige automatiseringstool die helemaal toegespitst is op woningcorporaties. Hier vind je alles wat je wilt en moet weten over WoonBLOX. 

Wat is WoonBLOX nu precies? 
“Het is dé manier om als woningcorporatie volledige controle te hebben en sturing uit te oefenen over je ICT-systemen. Ontbreekt de controle? Dan kun je je ICT-kosten niet radicaal naar beneden brengen en ben je ook niet in staat om je systemen snel aan te passen aan nieuwe wetgeving of je huurders op maat te bedienen.” 

Hoe doet WoonBLOX dat dan? 
“WoonBLOX levert een platform waarop je zelf je corporatieprocessen kunt automatiseren. Alles wat je zelf op het platform maakt, is jouw eigendom. Je hoeft je processen niet eens meer helemaal zelf te automatiseren. Reeds geautomatiseerde processen worden door WoonBLOX al kosteloos aan de corporatiesector aangeboden in de vorm van ‘sectorgenerieke modellen’. Dat zijn modellen die het hele proces al in een model gieten.? 

Het model kun je vervolgens aanpassen aan het exacte proces zoals het bij jouw corporatie wordt uitgevoerd. Ook zul je het model eenmalig moeten koppelen aan je databronnen (zoals je database van huurders en woningen). Eenmaal gebouwd, betaal je niets meer voor de software.” 

Maar waarom zou een woningcorporatie dat doen als ze al systemen hebben? 
“Er zijn twee problemen met de systemen die veel door corporaties nu gebruiken. Allereerst ben je er geen eigenaar van. Je huurt die systemen via het betalen van gebruikslicenties. Je mag er dus ook niets aan veranderen. Dat voorrecht is exclusief voorbehouden aan de eigenaar of leverancier. Veranderingen en verbeteringen gaan niet altijd in het tempo dat je als corporatie nastreeft. Bovendien gaan aanpassingen natuurlijk gepaard met kosten. In sommige gevallen worden je periodieke kosten, zoals de huur, zelfs hoger na een aanpassing. Bij WoonBLOX zijn die kosten er niet. 

Misschien nog belangrijker: je kunt WoonBLOX optimaal laten samenwerken met de systemen die je al hebt. Je hoeft dus niets overboord te gooien of in te wisselen, maar hebt wel de mogelijkheid om gericht te optimaliseren. Denk aan ontbrekende functies die je graag wil hebben. Of aan het veranderen van functies zonder dat je jouw bestaande systemen helemaal om moet gooien. Je kunt functies van WoonBLOX gebruiken in combinatie met systemen die je al hebt of ervoor kiezen om functies van bestaande systemen in te zetten. Kortom, als je WoonBLOX introduceert in je ICT-landschap, heb je ineens keuzevrijheid op allerlei gebieden. Een optie die je voorheen niet had.” 

Kun je dat nog iets beter uitleggen? 
“WoonBLOX is een low-codeplatform. Je bouwt er software mee door te beginnen met het tekenen van het organisatieproces dat je wilt automatiseren of verbeteren. Delen van dat proces zijn misschien al geautomatiseerd met een of meerdere systemen, maar dat betekent eigenlijk dat je proces nog niet helemaal vloeiend loopt. Er kunnen delen van het proces zijn die niet geautomatiseerd zijn. Nu worden die met ‘papieren’ instructies en handmatige handelingen uitgevoerd tot de volgende geautomatiseerde stap. Met WoonBLOX vul je functionele gaten op. Je bant fouten in de handmatige stappen uit en voorkomt dat handelingen anders, te laat of helemaal niet worden uitgevoerd. Zo ontstaat een echte ‘flow’ in het proces. WoonBLOX functioneert als een soort ‘rupsband’ die de individuele wielen beter laat lopen. 

Een ander voorbeeld is communicatie met je huurder. De meeste bestaande systemen (bijvoorbeeld systemen die ERP-technologie gebruiken) zijn daar niet sterk in. Die systemen gebruiken eventuele ‘communicatie met de huurder’ vooral om data vast te leggen voor een transactie. Ze zijn niet gemaakt voor daadwerkelijke menselijke interactie met je huurder. Denk bijvoorbeeld aan kwesties als het aanvragen van een betalingsregeling en het nemen van een beslissing ‘op maat’. Als een ERP-systeem hierin al voorziet, is het een zeer zakelijke en ‘koude’ manier van communiceren die een aanvraag puur beschouwt als een financiële transactie.? 

Dit is niet de manier waarop een modern ICT-systeem met zijn gebruiker zou moeten communiceren en ook niet de wijze waarop woningcorporaties met hun huurders willen omgaan. Met WoonBLOX bepaal je als corporatie zelf precies hoe je dit soort gevoelige onderwerpen met je huurder wil bespreken. De automatisering vindt vervolgens op dezelfde manier en volgens gelijkaardige principes plaats.” 

Ik begrijp nu dat WoonBLOX meer op maat kan automatiseren. Maar welk voordeel heeft die keuze dan voor de kosten? 
“Kort gezegd: je kunt als woningcorporatie ineens kiezen wanneer je voor een automatiseringsbehoefte komt te staan: je kunt het zelf doen met WoonBLOX óf je leverancier vragen om de aanpassing in hun systeem te bouwen. Omdat je met WoonBLOX een prima inschatting maakt van de doorlooptijd en de kosten, kun je zo’n inschatting óók gebruiken om de offerte van een andere leverancier te beoordelen. Je bent niet meer gedwongen om zo’n offerte te accepteren, want je hebt nu óók de optie om het zelf doen. Dit geeft je een veel sterkere onderhandelingspositie. Maar er is nog iets dat veel belangrijker is voor je kosten…” 

Je maakt me nieuwsgierig... 
“Wij denken dat het een goed plan is om een community op te richten. Die community moet de corporaties die nu met WoonBLOX werken of willen gaan werken samenbrengen. Omdat corporaties vaak gelijkaardige processen hebben en ook te maken hebben met dezelfde wet- en regelgeving, kunnen ze ervoor kiezen om een nieuwe functionele behoefte of een noodzakelijke aanpassing in hun proces samen te bouwen en ook gezamenlijk te financieren. 

Een community ontstaat als een aantal corporaties besluit om via WoonBLOX de samenwerking te zoeken. Wij gaan die community vanuit WoonBLOX niet voor de sector opzetten, maar werken natuurlijk wel graag mee. Het initiatief moet uit de sector zelf komen. We dragen het idee aan, maar willen de community niet zelf opzetten, vooral omdat je dan te zeer op de stoel van de sector gaat zitten.? 

Als je met vier andere corporaties zo’n project opzet, worden je kosten per corporatie teruggebracht tot 25% van de som die je anders kwijt zou zijn geweest. Je bent eigenaar van het eindproduct en mag ermee doen wat je wil. Dat betekent dat je het eindproduct dat je met zijn vieren hebt gebouwd daarna ook kosteloos aan andere corporaties ter beschikking kunt stellen. Die betalen dan voor een nieuwe ICT-oplossing alleen de kosten voor het aansluiten van de gebouwde oplossing op hun eigen IT-landschap en, als die behoefte er is, de kosten die gemoeid zijn met het optimaliseren van de technologie voor hun specifieke huurdersgroep.” 

Dat klinkt fantastisch. Maar er zijn vast ook nadelen? 
“Er kunnen zéker nadelen zijn. Allereerst bestaat het risico dat sommige corporaties veel méér ontwikkelen dan anderen. Er zal een vrijwillige consensus moeten ontstaan over de werkverdeling in zo’n community zodat niet een klein aantal corporaties alles doet en de rest niets. 

Een tweede nadeel zou kunnen zijn dat je eigenaar wordt van je eigen software. Dat brengt veel voordelen die net zijn toegelicht, maar betekent óók dat je als corporatie zelf verantwoordelijkheid draagt. Je kunt geen leveranciers meer de schuld geven van functionele problemen of haperingen. Je zult gezamenlijk eventuele problemen moeten oplossen. Wij vermoeden dat dit juist bijdraagt aan de slagvaardigheid, want je bent niet meer afhankelijk van de capaciteit en bereidheid van je leverancier. Maar wellicht zullen sommige corporaties dit zien als een nadeel. 

Tot slot ligt er natuurlijk een verantwoordelijkheid om er gezamenlijk voor te zorgen dat alle nieuw ontwikkelde functionaliteiten harmonieus samen blijven werken. Gelukkig kent de corporatiesector al een aantal solide samenwerkingsverbanden, zoals Corponet en SWEMP, waar expertise zit die precies dit soort vraagstukken kan adresseren.” 

Nu je het daarover hebt: hoe staan de samenwerkingsverbanden tegenover dit initiatief? 
“Corponet en SWEMP zijn geïnteresseerd in het initiatief. Voor SWEMP ligt het in de lijn van het doel van hun samenwerking en voor Corponet is het een logische ontwikkeling als opvolger van de CORA- en VERA-standaarden. Die standaarden zijn met heel veel energie en een bewonderenswaardige visie en vasthoudendheid ontwikkeld. Met WoonBLOX kun je ze direct productief gaan maken. Het A+-verband en andere samenwerkingsverbanden zoals HYRAS hebben we nog niet gesproken. Maar we verwachten dat dit op korte termijn wel gaat gebeuren.” 

Nog even terug naar het platform en de kosten. Je zegt: de oplossingen die je op het WoonBLOX-platform bouwt, zijn gratis en door iedere woningcorporatie kosteloos te gebruiken. Maar zijn aan het gebruik van het platform wél kosten verbonden? 

“Ja, het platform zelf is niet gratis. We hebben de prijs van het WoonBLOX-platform wel zo laag mogelijk gehouden en gerelateerd aan de omvang van de woningcorporatie. Zo kunnen ook kleinere en middelgrote corporaties tegen een faire prijs het platform gebruiken. Om je een indicatie te geven: de prijs ligt ver onder de jaarprijs die een corporatie aan een kernsysteem uitgeeft. Bovendien blijft de prijs van WoonBLOX constant. Die verandert niet, terwijl er wel steeds meer functies op het platform beschikbaar komen. In die zin wordt je prijs relatief gezien steeds lager.” 

Zijn die ICT-kosten dan zo hoog voor woningcorporaties? 
“Tja... hoog is een relatief begrip. De sector geeft momenteel collectief zo’n 430 miljoen uit per jaar aan ICT. Dat is ongeveer 180 euro per jaar per VHE (Bron: Corponet). Een flink deel van die kosten zijn gebruikerslicenties voor ICT-toepassingen en investeringen in change requests (het aanpassen van software en softwarefuncties). De change requests komen veelal voort uit wet- en regelgeving die de sector continu blijft bestoken. Er zit ook veel overhead in, omdat een change in een systeem vaak leidt tot ‘vervolgchanges’ in andere systemen. De corporaties moeten die nu allemaal individueel regisseren door verschillende leveranciers tegelijk aan te sturen. Dat is een complexe bezigheid met veel risico’s. In dat opzicht is WoonBLOX een stuk eenvoudiger, ook omdat je het samen kunt doen en de kosten kunt delen.”

Waarom zijn jullie hier als commerciële partij bij betrokken? 
“We kwamen er al snel achter dat het platform ideaal was om de corporatiesector te helpen. Het platform zelf is in de kern het Be Informed-automatiseringsplatform dat al door veel grote, kennisintensieve organisaties in binnen- en buitenland wordt gebruikt. Toen de eerste woningcorporatie ons platform inzette, zagen we pas hoe geschikt het was om juist de samenwerking, waar woningcorporaties toch al sterk in zijn, te ondersteunen.? 

Vandaar dat we het platform met de al beschikbare processen voor woningcorporaties beschikbaar stellen onder de naam WoonBLOX. We zijn een deel van de oplossing, maar vinden dat de sector zelf aan het stuur moet zitten. Vandaar dat de community van woningcorporaties ook door de corporaties zelf bestuurd moet worden. Wij leveren het gereedschap, maar de sector besluit hoe ze de technologie inzet.” 

Welke corporaties werken al met WoonBLOX? 
“De Alliantie is het verst gevorderd. Dit was de eerste corporatie die het platform gebruikte als proceslaag in haar 4-lagenarchitectuur. Daarna klopte Havensteder aan en wonnen we daar een pilot. Vanuit die ontwikkeling ontstond het idee voor WoonBLOX.” 

Je hebt het over functies op het platform, aan welke functies moet ik dan denken? 
“Momenteel ondersteunt WoonBLOX huuropzegging, sleutelbeheer, buurtmeldingen, reparatieverzoeken en het aanvragen van betalingsregelingen. Daarnaast zijn een aantal subprocessen voor het ‘huurgereed’ maken van een woning al beschikbaar in WoonBLOX. We zijn momenteel bezig met het samenstellen van een pilotproject om een nieuwe behoefte van een aantal corporaties te realiseren. Ik kan nog niet zeggen welke behoefte dat gaat worden, maar het initiatief loopt.” 

Waarom is WoonBLOX zo geschikt voor de corporatiesector? 
“Omdat woningcorporaties bijna geen barrières kennen om optimaal samen te werken. Corporaties concurreren niet op prijs met elkaar, hooguit op het gebied van service en kwaliteit. Ze zijn gewend om elkaar op te zoeken en gezamenlijk uitdagingen aan te gaan. Dat zagen en zien we op allerlei vlakken. WoonBLOX geeft woningcorporaties een set gereedschappen om die samenwerking nu direct productief te maken en te besparen op kosten en investeringen in ICT.” 

Wat moet een woningcorporatie doen die deel wil nemen aan die community in wording? 
“Voorlopig kunnen geïnteresseerde corporaties gewoon via een e-mail laten weten dat ze enthousiast zijn over het idee en mee willen doen. We zorgen dat de corporatie op de hoogte wordt gehouden van de voortgang en wordt betrokken bij de oprichting van de community. Wie interesse heeft kan contact opnemen met Alex Veen, onze specialist op het gebied van woningcorporaties.”

Bron: WoonBLOX, Foto: WoonBLOX