De CorporatieGids 2014 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “zaakgericht werken”
Zaakgericht werken is eigenlijk niet veel meer dan wat de term al zegt: Werken aan een zaak, een opdracht, een probleem. De meest gebruikte definitie van een zaak is: ‘een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.’
Ook de woningcorporatiebranche ziet toegevoegde waarde in het zaakgericht werken. Het is niet voor niets dat het onderwerp binnen de CORA1-werkgroep aandacht heeft.
De grote voordelen van zaakgericht werken zijn:
- Zaakgericht werken bevordert goede service. De behandelende medewerker heeft met een zaaksysteem alle voor dié zaak relevante documentaire informatie bij elkaar.
- Met zaakgericht werken wordt het makkelijker om zicht te krijgen op werkvoorraden en mogelijke knelpunten. Kortom: zaakgericht werken kan een proces optimaliserend effect hebben en de dienstverlening bevorderen.
- Door documenten in een zaak te registreren zijn er minder metadata bij het document noodzakelijk waardoor documentregistratie eenvoudiger is.
Het is een misverstand te denken dat door de invoering van zaakgericht werken processen van de woningcorporatie volledig moeten worden aangepast. De focus van de verandering ligt eerder op het vlak van de interne afspraken, zeker daar waar de inhoud van de zaak het resultaat is van werkzaamheden van meerdere afdelingen. Het zaakgericht werken zelf zal door medewerkers worden herkend. In sommige gevallen doen ze nu niet anders. Ook nu zijn medewerkers verantwoordelijk voor de afhandeling van een ‘zaak’ en verzamelen ze de bijbehorende documenten. Alleen gebeurt dat nu op verschillende manieren: een folder op het netwerk, een lokale folder, een fysieke map of ordner of, veelvuldig toegepast, een folder in Outlook! Ook combinaties van de voorgaande opties zijn geen zeldzaamheid. Bovendien is de kans groot dat hetzelfde document meerdere malen op verschillende plekken bewaard wordt omdat meerdere medewerkers of afdelingen betrokken zijn bij de oplossing van het probleem.
Dus het enige nieuwe aan zaakgericht werken is dat er nu een zakensysteem is, dat de corporatiemedewerker bij zijn zaakafhandeling ondersteunt. Daardoor kunnen bij elkaar horende documenten centraal en éénmalig opgeslagen en breed gedeeld worden. Dat scheelt veel handelingen en veel opslagcapaciteit! Bedrijfskritische zaakinformatie wordt met geringe inspanningen breed toegankelijk en inzichtelijk.
ShareWorX is een moderne ECM-applicatie met vertrekpunt het zaakgericht werken met als doel om doorlooptijden van zaken te monitoren en te verkorten en de kwaliteit van processen te waarborgen.
Auteur: Albert in ‘t Zand is Business Consultant bij Square DMS
Bron:CorporatieGids2014
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Square DMS in de CorporatieGids 2014 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
