• Home
• Nieuws

Vidomes: Van doelloos naar doeltreffend met projectmatig werken

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 23 July 2018

Sneller ambities waarmaken, beter inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij en meer grip op interne projecten. Met dat doel begon woningcorporatie Vidomes in 2014 met projectmatig werken. Wat betekent het hanteren van een organisatorische en strategische projectenkalender voor een organisatie, en hoe helpt dit je wendbaar, klantgericht en vernieuwend te opereren? CorporatieGids.nl sprak hierover met Coördinator Projectenbureau Sacha Bos: “

De eerste stappen richting projectmatig werken werden in 2014 gezet. “Een oud-collega , Ingrid Boden, constateerde dat binnen Vidomes heel veel projecten tegelijkertijd liepen,” begint Sacha het gesprek. “Mensen wilden doelen bereiken, maar wisten niet waar hun collega’s mee bezig waren. Hierdoor werd er langs elkaar heen gewerkt en werd er ook geen prioriteit gegeven aan projecten die dit nodig hadden. Daardoor werd veel niet afgemaakt en werkten wij niet efficiënt aan het realiseren van onze ambities. Daar wilde Vidomes met projectmatig werken verandering in brengen.”

Het Projectenbureau
Om projectmatig te kunnen werken richtte Vidomes onder andere een aparte afdeling op: het Projectenbureau. Sacha: “Het Projectenbureau bestaat nu uit twee medewerkers, Melissa van Koppen als Projectleider en ik als Coördinator, die direct onder aansturing van het bestuur vallen. We zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de projectenkalender, het signaleren en waar mogelijk oplossen van eventuele problemen tijdens projecten en we zijn het aanspreekpunt voor de organisatie rond projectmatig werken.”

Sindsdien hebben projecten bij de corporatie een opdrachtgever en projectleider. “De opdrachtgever is degene die de opdracht uitzet om bijvoorbeeld een proces te verbeteren binnen de organisatie. De projectleider maakt op basis daarvan een plan en wordt daarbij ondersteund door het Projectenbureau. Deze twee rollen proberen wij overigens zoveel mogelijk in te vullen door medewerkers van Vidomes. Daarmee kunnen wij de verandering beter borgen in de organisatie.”

Kalender
Daarnaast is er door de corporatie intern een kalender geïntroduceerd waarmee het voor de organisatie inzichtelijk wordt wie waarmee bezig is. Ook is het nu het mogelijk afdelingoverstijgende projecten te prioriteren en is de voortgang inzichtelijk via dashboards. “De projecten lopen sterk uiteen, van de implementatie van een nieuw ERP-systeem tot procesoptimalisatie en het beter inkopen. Nu kunnen wij projecten in elke fase volgen. Doelen en resultaten zijn vooraf helder en daardoor makkelijker te bereiken.”

Over afdelingen heen
Het grote verschil dat met projectmatig werken is doorgevoerd, is dat Vidomes de strategie en de jaarplannen nu vertaalt naar een lijst van gezamenlijke projecten. “Eerst had elke afdeling een lijstje met dingen die ze wilden aanpakken waarna ze aan de slag gingen. Nu kijken wij over de afdelingen heen welke grote projecten en trajecten gedaan moeten worden, wat wij daarbij willen bereiken en wat de impact hiervan is. Op basis daarvan kunnen wij prioriteit bepalen en de projecten inplannen op de kalender.”

Training en coaching
Vidomes heeft sinds het begin van projectmatig werken gezorgd voor trainingen en coaching van haar medewerkers. Sacha: “Zo leerden we medewerkers hoe de rol van projectleider of opdrachtgever te vervullen, maar ook wat het verschil is tussen projectmatig en ‘klassiek’ werken. Naast de harde kant geven wij ook aandacht aan de ‘zachte’ kant. Hoe krijg je bijvoorbeeld je team enthousiast en hoe borg je een project binnen de organisatie zodat de verandering beklijft.”

De balans tussen ‘hard en zacht’ noemt Sacha een van de succesfactoren van projectmatig werken. “Corporaties zijn mensgericht en veel mensen die bij corporaties werken hebben een maatschappelijke interesse. Als je dan een heel harde instelling hebt en puur focust op de cijfers, dan slaat dat niet aan en bereik je de doelen niet. Verandering moet aansluiten bij de cultuur, en daarom is het belangrijk om mensgericht te werk te gaan.”

Meer grip
Op de vraag wat vier jaar na het begin van projectmatig werken de belangrijkste resultaten zijn, zegt Sacha: “Inmiddels halen wij een ruime meerderheid van onze gestelde jaardoelen. Met projectmatig werken hebben wij meer grip gekregen. Het kost een investering en extra werk, maar dat betaalt zich onderaan de streep terug”

Vidomes is dan ook hard onderweg om als organisatie meer wendbaar en vernieuwend te zijn. Sacha: “Wij willen bijvoorbeeld steeds klantgerichter werken en hebben nu de tools in handen om grote stappen te zetten. In het verleden kon het doorvoeren van een lastige wetswijziging drie jaar duren. Met projectmatig werken is de doorlooptijd een stuk korter, waardoor wij sneller op maatschappelijke veranderingen of wetswijzigingen kunnen inspelen.”

Ontwikkeling projectmatig werken
Een van de grootste uitdagingen bij projectmatig werken noemt Sacha dat het soms gezien wordt als ‘langzaam en saai’ werken. “Veel corporatiemedewerkers willen graag ‘doen’ en niet opschrijven wat ze moeten doen. Ze zien het maken van bijvoorbeeld een plan vooraf als ballast. Maar dat is wel belangrijk, want uiteindelijk levert dat meer tijd, efficiëntie en energie op.”

De komende jaren wil Vidomes projectmatig werken op een nieuwe manier insteken. “Daarbij willen wij ons richten op meer variatie. Wij ontwikkelen nu nog veel via de Waterval-methode, maar proberen via nieuwe methoden projecten creatiever in te steken of via Agile en Scrum sneller een (deel)resultaat te tonen. Wij hebben de afgelopen jaren gezien dat projectmatig werken werkt en ons meer grip geeft op hoe wij als organisatie willen veranderen. De volgende stap wordt het nog interessanter maken van deze methode voor onze medewerkers.”

CorporatiePlein 2018
Op 27 september is Sacha samen met haar collega Melissa van Koppen aanwezig op CorporatiePlein. Tijdens deze beurs voor woningcorporaties geeft het duo een sessie over projectmatig werken bij Vidomes. “Wij raden iedereen aan om naar de mogelijkheden van projectmatig werken te kijken,” licht Sacha een tipje van de sluier op. “Het combineren van hard en zacht is hierbij een belangrijke succesfactor, waar uiteindelijk iedereen energie van krijgt, het werk leuker wordt en medewerkers zich harder inzetten.” Interesse om de sessie van Vidomes bij te wonen? Meld je dan vandaag nog aan voor CorporatiePlein!

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 18 juli 2018