• Home
• Nieuws

Vastgoed Service Delft: "ICT in eigen huis niet meer van deze tijd"

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 12 December 2016

Vanaf april wordt Vastgoed Service Delft (VGS) 'volwassen'. Het onderhoudsbedrijf van woningcorporaties Woonbron en DUWO stopt met het gebruik van de systemen van Woonbron en gaat 'uit huis', met een nieuw ICT-landschap tot gevolg. CorporatieGids.nl sprak hierover met Taco Jongsma (foto rechtsboven), Adviseur Proces- en informatiemanagement bij Woonbron en Danny Molendijk (foto linksonder), informatiemanager DUWO, over het op eigen benen staan van Vastgoed Service.

Taco en Danny hebben Vastgoed Service gezamenlijk naar een nieuw ICT-landschap begeleid. Volgens hen was een belangrijk punt dat VGS haar klanten 24/7 service moet kunnen bieden. Daar waren nieuwe investeringen voor nodig. Daarnaast werd het vorige systeem niet meer ondersteund en wilde mede-eigenaar DUWO haar eigen beheerafdelingen meer mogelijkheden en efficiency bieden.

Juiste moment
"De nieuwe wetgeving was bovendien ook een bepalende factor, aangezien die verlangt dat corporaties zich alleen op haar kerntaken richt en geen dochterorganisaties bezit die voor meer dan 49 procent werk voor derden uitvoert," legt Taco uit. "Dat terwijl DUWO en Woonbron allebei voor 50 procent eigenaar zijn. Dit gaf onduidelijkheid, waardoor het handiger was om Vastgoed Service op eigen benen te laten staan. Dit was hét moment - gestimuleerd vanuit de overheid - om Vastgoed Service deze stap te laten maken."

Ruggengraat
In het nieuwe applicatielandschap moet ICT als ruggengraat dienen om alles efficiënt te laten lopen, legt Taco uit. "Dat gaat over het gehele proces, van de meldingen aan de voorkant tot automatisch gekozen planningsvoorstellen en het registreren van informatie rondom het onderhoud. Uit dat laatste kunnen wij automatisch rapportages genereren, wat vervolgens gebruikt kan worden als sturings- en verantwoordingsinformatie."

Belang van de cloud
Centraal in het nieuwe landschap heeft Vastgoed Service gekozen voor Axxioma als nieuw ERP-systeem, met ViaData als leveranciers van de cloud- en infrastructuur en de tool Connect-It als planningssoftware. Danny: "Het vorige systeem dat VGS van Woonbron gebruikte, werd niet langer door haar leverancier ondersteund. De nieuwgekozen oplossing van Axxioma werkt daarbij als twee vliegen in één klap. Vastgoed Service kan op deze manier direct zelfstandig opereren en heeft alle functionaliteiten in huis die het hiervoor nodig heeft."

Niet van deze tijd
De keuze voor een primair systeem dat in de cloud draait (SaaS) was daarbij erg belangrijk. "Slechts een kwart van onze medewerkers zit op kantoor. Niet mobiele ICT is - in onze situatie al helemaal - niet meer van deze tijd," zegt Taco. Danny gaat verder: "Een ander voordeel van een SaaS-oplossing als deze is dat het moet voldoen aan een volledige juiste werking, vaak op basis van standaardisatie. Het product is zogezegd 'af'."

"Daarnaast geloven wij in het principe 'schoenmaker blijf bij je leest'. Wij willen onze panden zo goed mogelijk onderhouden en de klant optimaal van dienst zijn. Het in huis beheren van ICT levert geen betere prestaties op dan wanneer wij van software in de cloud gebruikmaken."

Optimaliseren dienstverlening en interne bedrijfsvoering
De laatste jaren heeft Vastgoed Service zich gericht op het optimaliseren van de dienstverlening en verbeteren van de interne bedrijfsvoering. Daar wordt met deze ontwikkeling weer een stap mee gezet. "Medewerkers kunnen straks bijvoorbeeld werkzaamheden ter plaatse registreren, iets wat voorheen via een fysiek formulier ging. Ook kunnen collega's direct worden ingepland voor een vervolgafspraak en wordt er gebruikgemaakt van routeoptimalisatie," legt Taco uit. "Voor huurders is ons werk nu transparanter. Via 'track and trace' weten ze precies in welke fase het onderhoud zich bevindt, en krijgen ook een sms'je wanneer de monteur over een half uur bij hen op de stoep staat. Zo neemt de hoeveelheid dichte deuren ook af."

"Voor DUWO heeft de keuze voor Axxioma het bijkomende voordeel dat ze binnenkort het ingesloten reperatieverzoekensysteem via de website aan hun klanten kunnen bieden," gaat Danny verder. "Onze focus heeft tot nu toe gelegen op het huurdersportaal waar huurders zoveel mogelijk processen zelf uit kunnen voeren, zoals het ondertekenen van een contract en opzeggen van de huur."

Volwassen worden
Met de overstap van Vastgoed Service naar Axxioma wordt tegelijkertijd de koppeling gemaakt naar de systemen Incit Xpand, Zig Websoftware bij DUWO en Empire en IRIS bij Woonbron. "De huidige werkwijze met IRIS - het klantvolgsysteem van Kubion – moet gehandhaafd blijven" legt Taco uit. "Woonbron maakt gebruikt van IRIS, waarin alle klantcontacten worden geregistreerd. Vastgoed Service noteert alleen de contacten uit Delft, één van de vijf steden waar Woonbron actief is. Omdat Woonbron integraal wil blijven weten wat er allemaal gebeurt, zal Vastgoed Service dat systeem blijven gebruiken. De banden met het ouderlijk huis worden dus niet volledig doorgeknipt."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 8 december 2016