Van versnippering naar grip op data: duidelijke afspraken, één waarheid

Data is overal. Maar hoe zorg je ervoor dat je organisatie werkt met één betrouwbare bron van waarheid? Zonder duidelijke afspraken over data-eigenaarschap en bronnen ontstaan fouten, inefficiënties en misverstanden. De oplossing? Een datalandschap waarin iedereen werkt met dezelfde, actuele informatie. En dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.

Het belang van één waarheid
Data slingert vaak rond in verschillende systemen. Een export naar Excel hier, een bewerking daar, nog even mailen naar een collega en … repeat. En dat maakt het werken met data foutgevoelig. Zo leidde een fout in een datumveld ooit tot een verschil van bijna twee miljoen euro bij een analyse van onderhoudskosten. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Data op een uniforme manier ontsluiten
Een fout komt vaak pas aan het licht wanneer je een rapportage maakt. Juist door rapportages te maken, maak je een kwaliteitsslag. Je primaire systeem is je bron. Het is belangrijk dat je een omgeving creëert waarin je deze bron goed ontsluit. Niet de ene keer rechtstreeks uit je primaire systeem en de andere keer via een omweg. Door je data op een uniforme manier te ontsluiten en je rapportages daarop te baseren, leg je de basis voor betrouwbare inzichten en betere beslissingen.

Hoe zorg je voor één waarheid, één bron, één eigenaar?
De sleutel is duidelijke afspraken. Leg vast:
1. Wat is het bronsysteem waar je data opslaat? Staat huurdersinformatie primair in de CRM-applicatie of het ERP systeem? Zorg dat iedereen dit weet.
2. Wie is verantwoordelijk? Data vereist een helder samenspel. De eigenaar kent de inhoud en is aanspreekpunt, de data steward bewaakt kwaliteit en beheer.

Belangrijk: één bron van waarheid betekent niet dat data maar in één systeem mag staan. Data kan in meerdere systemen voorkomen, maar wordt altijd uit dezelfde bron gehaald. Via koppelingen en synchronisaties kan deze data in andere applicaties worden geraadpleegd of gelinkt. Het is cruciaal om deze koppelingen te monitoren en te beheren, zodat de uitwisseling actueel en betrouwbaar blijft.

Vertrouwen op data
Een helder datalandschap zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze betrouwbare informatie kunnen vinden. Dit vertrouwen is essentieel. Toch wordt data vaak nog gebruikt om beslissingen achteraf te onderbouwen, in plaats van als sturingsinstrument. De kracht zit juist in het proactief gebruiken van data om beslissingen te nemen. Met een uniforme, goed ontsloten dataset kun je direct inspelen op actuele inzichten.

Ook één waarheid creëren?
Wil je weten hoe jouw corporatie kan werken met één bron van waarheid en hoe je je applicatielandschap hier optimaal op inricht? Neem dan contact met ons op.

Bron: Chaptr2, Foto: Chaptr2