De afgelopen jaren hebben woningcorporaties enorme stappen gezet rondom efficiënter werken. Maar wat is de volgende stap? Voor woningcorporatie WBO Wonen uit Oldenzaal is dat het project ‘Optimaal digitaal werken’, waar het onlangs mee startte. CorporatieGids.nl ging daarover in gesprek met Theo Buurman, Regisseur ICT bij de Twentenaren.
De keuze voor het project komt voort uit de wens om nog efficiënter te willen werken, begint Theo: “Hierbij hoort onder andere dat je plaats- en tijdonafhankelijk wilt kunnen werken. Bij WBO Wonen moeten we daarvoor nog een aantal zaken regelen. We hebben bijvoorbeeld de overstap gemaakt naar Office 365, en in dit project hebben we ook de inrichting van de kantoorautomatisering – de mappenstructuur – aangepakt. We maken de overstap van persoonlijke- en teammappen naar procesgestuurde mappen. Ook de beveiliging speelt een rol, om buiten kantoor te kunnen werken introduceren we multifactor authenticatie.”
Werkplezier en efficiency
“Uiteindelijk moet optimaal digitaal werken meer werkplezier en efficiency opleveren,” legt Theo het doel van het project uit. “Door efficiënter om te gaan met de archivering van bestanden, wordt het zoeken naar informatie eenvoudiger. Voor de medewerker moet dit tijd opleveren, wat weer ten goede komt van het werkplezier.”
Andere manier van denken
Op de vraag wat volgens hem de essentie is van optimaal digitaal werken, vertelt Theo: “Deze manier van werken gaat verder dan plaats- en tijdonafhankelijk je ding kunnen doen. Digitaal vergaderen en op een veilige manier bestanden kunnen delen dragen ook bij aan bijvoorbeeld het efficiënter organiseren van projecten. Dit vraagt echter wel een andere manier van denken. Procesgericht werken en je bestanden procesgericht archiveren wordt enorm belangrijk, zodat informatie makkelijk teruggevonden kan worden. Ook voorkom je dat bestanden vaker op verschillende locaties worden opgeslagen. Je kunt dan makkelijk het overzicht kwijtraken en niet meer weten welk bestand de waarheid weergeeft.”
Juiste toepassing
Het technisch goed neerzetten van systemen is volgens Theo erg belangrijk om optimaal digitaal werken te doen slagen. “Wij werken daarbij nauw samen met NEH, de partij die ons ondersteunt bij kantoorautomatisering, de ICT-infrastructuur en de digitale ontwikkelingen. NEH fungeert niet alleen als leverancier, maar ook onze adviespartner over mogelijke in te zetten producten. Naast ICT is de rol van medewerkers ook enorm belangrijk bij dit project. Zij moeten goed geïnstrueerd worden over de juiste manier om bestanden te archiveren. De techniek kan namelijk optimaal zijn, het project is pas echt geslaagd wanneer medewerkers het op de juiste manier toepassen.”
Zaakgericht werken
Eerder dit jaar sprak Theo in CorporatieGids Magazine over zaakgericht werken. Op de vraag hoe dit zich verhoudt met optimaal digitaal werken, vertelt hij: “Om optimaal digitaal te kunnen werken hebben we qua ICT het zaakgericht werken geïntroduceerd. Office 365 hebben we recent uitgerold met een mappenstructuur die is afgestemd op onze processen. We gaan de mogelijkheden in Office 365 geleidelijk steeds verder introduceren, zoals het gebruik van SharePoint voor een nieuwe intranetomgeving om bestanden te kunnen delen.”
Grote stappen
“Op dit moment werken we nog niet optimaal digitaal, maar we maken wel grote stappen,” sluit Theo het gesprek af. “De komende periode willen wij onder andere kijken hoe wij onze processen nog meer kunnen optimaliseren en geleidelijk meer opties uit Office 365 gebruiken, met als uiteindelijk doel zo efficiënt mogelijk ons werk te kunnen doen.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Hans Prinsen
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
