• Home
• Nieuws

SWZ: "Ketensamenwerking verhoogt efficiency en vermindert administratieve handelingen"

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 28 November 2016

Het verhogen van efficiency in het reparatieverzoekenproces. Dat is het doel dat woningcorporatie SWZ uit Zwolle met ketensamenwerking voor ogen heeft. CorporatieGids.nl ging in gesprek met Adviseur I&A Gert-Jan Raidt (foto links) en Hoofd Servicedienst André Beens (foto rechts) en sprak met hen over de stappen naar een efficiëntere corporatie.

"Wij werken met ons ERP-systeem BIS-NOA van NCCW en gebruiken Marlin van PCA Mobile voor het plannen van onze eigen dienst, inclusief de administratieve afwikkeling van uren en materialen," begint Gert-Jan het gesprek. "Ook de opdrachtverstrekking aan derden verloopt via Marlin. In het eerste kwartaal van 2017 willen we het nieuwe reparatieverzoekenproces operationeel hebben, en op termijn willen we onze klant de mogelijkheid bieden om zelf via een huurdersportaal een reparatieverzoek te kunnen plannen."

Gebreken voor leken
Om het ketensamenwerkingproces beter in te richten heeft de corporatie onder andere een 'gebreken-voor-leken-lijst' opgesteld. "Daarmee kunnen ook medewerkers zonder technische achtergrond een reparatieverzoek vastleggen, en op termijn de huurder zelf via een klantportaal," legt André uit. "Het is uitermate belangrijk dat dit proces goed is ingericht omdat dit bepalend is voor het succes van het efficiënt plannen - op termijn dus door de huurder - en de financiële afwikkeling met onze aannemers."

Daarnaast heeft de corporatie veel aandacht besteed aan het koppelen van de administratieve processen in de cloud. "Bij de implementatie betrekken we de vijf aannemers die samen zeventig procent van het uitbestede dagelijks onderhoud uitvoeren. Daarbij gaat het om het gehele proces, van opdrachtbon tot en met de facturering. Hierdoor zullen er een aanzienlijke hoeveelheid administratieve handelingen niet meer dubbel worden uitgevoerd. Ook zullen bij deze aannemers bepaalde delen - zoals de facturatie - volledig geautomatiseerd verlopen."

Efficiency
Om SWZ op technisch vlak te ondersteunen koos de corporatie in september voor de Corporatie Cloud van NCCW. Gert-Jan: "Samen met de hierboven genoemde vijf 'huisaannemers' werken wij momenteel met NCCW aan het operationeel maken van het reparatieverzoekenproces. Met de overstap willen wij vooral de efficiency nog verder verbeteren. Geautomatiseerde up- en downloads waarbij eerst allerlei controleslagen moesten plaatsvinden, worden bijvoorbeeld geautomatiseerd. Dit verbetert de kwaliteit en kwantiteit van de cijfers die uit dit systeem rollen, wat wij kunnen gebruiken als actuele managementinformatie. Ook verbindt de cloud geregistreerde gegevens met elkaar, en komt het systeem zelf met voorstellen op het vlak van bijvoorbeeld planning, routing en voorkeur qua uitvoerende partij."

Huurderstevredenheid
Met de automatisering- en efficiencyslagen hoopt de corporatie onder andere de tevredenheid onder huurders te verhogen. "Dit staat bij ons hoog in het vaandel," legt André uit. "Door deze automatiseringstoepassingen kunnen SWZ-medewerkers simpel en snel de juiste reparatieverzoeken met de klant aanmaken en inplannen. Tevens is het mogelijk om live bij de aangesloten aannemers mee te kijken naar bijvoorbeeld de status van de opdrachtbonnen, de werkvoorraad en planning. Zo kunnen wij huurders direct antwoord geven en warm doorverbinden met derden, waardoor ze maar één keer contact hoeven te zoeken."

Klachtenonderhoud

Met de stappen naar een efficiëntere organisatie moeten ook de kosten van klachtenonderhoud gereduceerd worden. SWZ geeft per vhe gemiddeld 75 euro meer uit dan andere corporaties aan dit type onderhoud. "Maar," legt André uit, "bij SWZ worden momenteel bijvoorbeeld kosten als nagekomen planmatig onderhoud en asbestsanering onder de kop 'klachtenonderhoud' gestopt, wat een zuivere vergelijking op dit gebied vertroebelt."

Praktijk
De corporatie ziet de eerste stappen met de Corporatie Cloud als een goede manier om de voordelen van ketensamenwerking te laten zien. André: "Op deze manier tonen we vanuit de praktijk aan wat de voordelen zijn, waarna wij ook andere partners gaan benaderen om stappen te zetten qua ketensamenwerking."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 24 november 2016