• Home
• Nieuws

Suzanne Versluis-Oostenrijk (Trivire): Ons jaarplan geeft richting aan de organisatie

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 17 January 2020

Om te focussen op wat écht belangrijk is en richting te geven aan de organisatie, maakt woningcorporatie Trivire uit Dordrecht gebruik van de ‘A3-methode’ voor haar jaarplannen. Wat houdt deze manier van werken precies in en hoe helpt het bedrijfsdoelstellingen goed door te vertalen naar de relevante afdelingen? CorporatieGids.nl sprak daarover met Adviseur Bedrijfsvoering Suzanne Versluis-Oostenrijk.

Bij het zo goed mogelijk aangaan van de maatschappelijke opgave, is het jaarplan volgens Suzanne van essentieel belang. “Omdat wij opereren in een complexe samenleving is het belangrijk om scherp te zijn. We stellen onszelf daarom continu vragen: hoe halen wij het beste uit de organisatie, hoe zijn wij wendbaar en wat is er nodig in een veranderende woningmarkt? Jaarplannen helpen ons bij het aangaan van deze uitdaging en zijn voor ons een mooi sturingsmechanisme.”

Overzichtelijk en beknopt
Bij de methode maakt Trivire een jaarplan op A3-formaat. “In andere woorden: lekker overzichtelijk en beknopt. Op het jaarplan staan – naast onze missie en visie – de succesbepalende factoren voor het nieuwe jaar. Dit geeft aan wat de thema’s zijn waarmee we ons bezig willen houden. Daarnaast zijn er negen velden van de INK-methode te vinden, die plaats bieden aan de acties die wij willen ondernemen en de resultaten die dit moeten opleveren.”

“Door deze simpele opzet wordt je gedwongen keuzes te maken, waardoor je doelgerichter aan de slag gaat. Als je het simpel houdt, krijg je mensen mee en wordt het een gedragen jaarplan, en is het voor de organisatie makkelijk te volgen. Daarbij maken we gebruik van erg gebruiksvriendelijke software wat bijdraagt aan het succes van de A3-methode.”

Verschillende afdelingen
Bij het realiseren van een jaarplan gebruikt Trivire de input van verschillende afdelingen. “Zo maken we eerst een strategisch jaarplan en leidt vervolgens iedere afdeling daar vanaf een eigen afdelingsplan. Iedere actie wordt toegewezen aan een eigenaar, die zijn of haar onderdeel verder uitwerkt. Gedurende het jaar monitoren we met de eigenaren wat de status is van de diverse acties en meten we de resultaten. Het A3-plan wordt als onderdeel opgenomen in het algemene jaarplan, waarin we de buitenwereld tekst en uitleg geven over wat we het komende jaar gaan doen inclusief de begroting die daarbij hoort.”

De input van de organisatie is volgens Suzanne enorm belangrijk bij de werkwijze voor jaarplannen op een A3-formaat. “Medewerkers moeten namelijk de ruimte krijgen om hun bijdrage te leveren. Er moet zowel tijd als gelegenheid zijn om deel te nemen aan de jaarplansessies, alsook vertrouwen zijn in hun kunnen en zelfstandigheid. Het traject is namelijk zo ontworpen dat input vanuit alle afdelingen wordt geleverd en dat veel medewerkers daarin hun verantwoordelijkheid pakken door een actie in te brengen en vervolgens op zich te nemen. Waar nodig wordt de samenwerking gezocht, om ook organisatiebrede acties goed te kunnen uitvoeren.”

Vertalen van bedrijfsdoelstellingen
“Naast het geven van een duidelijke richting aan de organisatie, helpt de A3-methode ons ook om bedrijfsdoelstellingen beter te vertalen naar de desbetreffende afdelingen,” legt Suzanne het voordeel van de werkwijze uit. “Omdat het jaarplan gebaseerd is op de input van afdelingen, wordt het echt iets ‘eigen’ van de organisatie. Dat zorgt voor draagvlak en helpt ons plannen te maken waarbij de afstemming tussen afdelingen vooraf al wordt gezocht. Daarnaast merk ik dat medewerkers tijdens het jaar ook vaker met elkaar in gesprek gaan. Dit zorgt ervoor dat de neuzen de dezelfde kant op blijven staan.”

Goede beoordeling
De nieuwe manier van werken staat volgens Suzanne in contrast met hoe het vijf jaar geleden ging. “Toen werden jaarplannen door een klein aantal managers en adviseurs vlak voor de jaarwisseling met haast geschreven. Dit resulteerde in veel pagina’s tekst die niet bekend waren bij de medewerkers, waar geen gedragen beeld over was, waar niet op werd gemonitord en waarin geen duidelijke doelstellingen stonden. Dat de huidige manier van werken een beter sturingsmechanisme oplevert, bleek ook uit de visitatiecijfers. Zo scoorden wij voor het onderdeel Strategievorming en Sturing gemiddeld een 7,5.”

Transparantie en eigenaarschap
De A3-methode zorgt ook voor meer transparantie en eigenaarschap, legt Suzanne uit: “Elke medewerker heeft planningsafspraken met zijn of haar leidinggevende die afgeleid zijn van het afdelingsjaarplan. Iedereen werkt zo mee aan het realiseren van de doelstellingen van Trivire. Eigenaarschap staat daarbij centraal. De kaders zijn duidelijk en daarbinnen ga je aan het werk. Deze methode heeft ons geholpen om dat verder vorm en inhoud te geven. Transparantie is daarin een randvoorwaarde. Niet alleen naar je interne organisatie, maar ook naar de buitenwereld.”

Risicomanagement
Trivire heeft inmiddels ook een link gelegd tussen risicomanagement en het jaarplan. “Daarbij leggen we sinds vorig jaar een link tussen de doelstellingen in de jaarplannen en het benoemen van strategische en tactische risico’s en maatregelen aan de andere kant. Door mensen goed na te laten denken over wat hen tegen kan houden in het bereiken van de doelen, krijg je de risico’s beter in beeld. Vervolgens kun je proberen deze risico’s weg te nemen of te monitoren, zodat de slaagkans van de plannen toeneemt.”

Lessen leren
“Daarbij komt wel dat de werkwijze niet een statisch iets is,” gaat Suzanne verder. “We hebben sinds de start ons traject ieder jaar aangepast op basis van nieuw geleerde lessen. Zo was in het eerste jaar de monitoring alleen gebaseerd op gesprekken tussen de managers en de bestuurder. Dat leverde echter geen gezamenlijk beeld op dus monitoren we nu in sessies. Daarbij zijn alle eigenaren van acties aanwezig, zoals teamleiders, adviseurs en andere sleutelpersonen.”

“Een ander verbeterpunt is het uitlijnen van het traject ten opzichte van de jaarcyclus. In het eerste jaar maakten we in de periode tussen september en december de jaarplannen, wat een race tegen de klok was en niet goed gekoppeld werd aan de begroting. Nu starten we al in het voorjaar, na het opstellen van de kaderbrief. We zijn op tijd voor het nieuwe jaar en het A3-jaarplan word opgenomen in het algemene jaarplan dat naar buiten toe wordt gecommuniceerd.”

Reflectie
Waar Trivire zich de komende periode op wil richten is het benoemen van de resultaten in het jaarplan, sluit Suzanne af: “Omdat de resultaten van de beoogde doelstellingen niet goed werden genoemd, werd er ook niet gemeten of het goed gaat. Die reflectie is echter wel enorm belangrijk, omdat je hierdoor het effect van je inspanningen kunt meten én dit bijdraagt aan de maatschappelijke verantwoording. We hebben hier recent stappen in gemaakt – bijvoorbeeld door middel van het opstellen van een organisatiebreed normenkader – maar willen in 2020 ons op dit onderdeel verder ontwikkelen.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Trivire